Overnemen stamgegevens
Diversen > Overnemen stamgegevens

Met dit programma kunnen een divers aantal stamgegevens overgenomen worden van de ene King-administratie naar de andere.

 

Houd bij dit programma rekening met het volgende:

• Alleen de stamgegevens worden overgenomen, dus niet de bijbehorende saldi, budgetten, mutaties, voorraad, enz.

• Als gegevens worden overgenomen die in de doel-administratie al voorkomen, kunnen die naar keuze worden Overschreven of Overgeslagen (alleen de Aanhefteksten worden altijd in hun geheel overgenomen).

• Bij het overnemen van stamgegevens wordt niet gekeken naar de rechteninstelling bij de betreffende programma’s.
  Bijvoorbeeld: als je niet het recht hebt om grootboekrekeningen te muteren, maar wél het recht hebt om stamgegevens over te nemen, dan kun je zonder probleem grootboekrekeningen overnemen.

Overnemen van administratie

Kies eerst de administratie waarvan je gegevens wilt overnemen (de ‘bron-administratie’). Deze administratie moet van dezelfde release zijn als de huidige administratie (de ‘doel-administratie’).

Module

De volgende stamgegevens kunnen overgenomen worden (afhankelijk van je licentie):

• Kostenplaatsen

• Kostendragers

• Talen

• Valuta’s. Kies je voor het overnemen van valuta’s terwijl de vaste gegevens valuta's in de doeladministratie nog niet zijn ingevuld, dan volgt een melding en kunnen die vaste gegevens alsnog worden ingevuld. Bij het overnemen van valuta’s worden de basisvaluta en de euro-valuta niet overgenomen. Koersen worden alleen overgenomen als de basisvaluta en de periode-indeling van beide administraties precies hetzelfde zijn.

• BTW-codes

• Grootboekrekeningen (zonder debiteuren/crediteuren). Geef hieronder aan of de variabele-balanscodes ook overgenomen moeten worden. Grootboekrekeningen met een kostenplaats en/of kostendrager kunnen alleen worden overgenomen als die kostenplaats/kostendrager voorkomt in de doeladministratie.
  Tip: neem de kostenplaatsen en kostendragers in dat geval eerst over, en daarna pas de grootboekrekeningen.

• Dagboeken

• Betalingscondities

• Landen

• Balanscodes, van zowel de normale als de variabele balans.

• Leveringscondities

• Contactpersoonfuncties

• Selectiecodes NAW

• Aanhefteksten

• Opbrengstgroepen

• Magazijnen/locaties

• Tarieven

• Tekstblokken

• Artikelen. Bij het overnemen van artikelen worden de opmerkingen, leveranciers en inkoopeenheden ook overgenomen (afhankelijk van de licentie).

  • Beschikt de doeladministratie niet over de optie Meerdere leveranciers, dan worden alleen de standaardleverancier en de standaardinkoopeenheid overgenomen.
  • Vrije rubrieken worden alleen overgenomen als omschrijving, type, lengte, decimalen, verplicht en uniek in beide administraties overeenkomen.
  • Een EAN-code wordt alleen overgenomen als die in het betreffende doelbestand nog niet voorkomt.
  • Bij het overnemen van artikelen worden in de doeladministratie nooit magazijnen of locaties toegevoegd.
  • Ook worden bij bestaande artikelen de selectievakjes Partijen registreren en Serienummers registreren bij het overnemen nooit gewijzigd.

• Debiteurgroepen

• Afdrukformaten

• Debiteuren. Geef hieronder aan of de variabele-balanscodes ook overgenomen moeten worden. Het overnemen van debiteuren is alleen mogelijk als bronadministratie dezelfde debiteurenparagraaf heeft als de doeladministratie.

  • Bij het overnemen van debiteuren worden de opmerkingen ook overgenomen.
  • De selectiecodes worden alleen overgenomen als ze in de selectiecodetabel van de doel-administratie voorkomen.
  • Een EAN-code wordt alleen overgenomen als die in het betreffende doelbestand nog niet voorkomt.
  • De vrije rubrieken worden niet overgenomen.

• Crediteuren. Bij het overnemen van crediteuren worden de inkoopstaffels ook overgenomen (afhankelijk van de licentie). Geef hieronder aan of de variabele-balanscodes ook overgenomen moeten worden.

  Het overnemen van crediteuren is alleen mogelijk als bronadministratie dezelfde crediteurenparagraaf heeft als de doeladministratie.

  • Bij het overnemen van crediteuren worden de opmerkingen ook overgenomen.
  • Ook de eventuele inkoopstaffels van de crediteur worden overgenomen (met optie Staffelprijzen).
  • De selectiecodes worden alleen overgenomen als ze in de selectiecodetabel van de doel-administratie voorkomen.
  • Een EAN-code wordt alleen overgenomen als die in het betreffende doelbestand nog niet voorkomt.
  • De vrije rubrieken worden niet overgenomen.
• Contactsoorten de verschillende contactsoorten die voor de contactregistraties zijn gemaakt.
• Digitaal-archiefsoorten de verschillende archiefsoorten waarin archiefstukken zijn ondergebracht.

• Relatiebestanden bronadministratie. Bij het overnemen van relaties worden de opmerkingen ook overgenomen.

  • De selectiecodes worden alleen overgenomen als ze in de selectiecodetabel van de doel-administratie voorkomen.
  • Een EAN-code wordt alleen overgenomen als die in het betreffende doelbestand nog niet voorkomt.
  • De vrije rubrieken worden niet overgenomen.

• Exploitatie-overzicht. Selecteer hieronder het vakje Inclusief indeling als ook de koppeling met de grootboekrekeningen overgenomen moeten worden (dit is alleen mogelijk voor zover die rekeningen ook in de doel-administratie voorkomen). Wordt het vakje leeggelaten, dan wordt alleen de boomstructuur overgenomen zonder de koppeling met de rekeningen.

• Verkoopstaffeltabellen

• XSL-transformaties, alleen met de optie Jobs en XSL-transformaties.
• Layouts importeren, de import-layouts.
• Layouts exporteren, de export-layouts
• Jobs, alleen met de optie Jobs en XSL-transformaties.Om jobs over te kunnen nemen moeten eerst de bijbehorende import- en export-layouts worden overgenomen.

Zet bij de gegevens die je wilt overnemen een vinkje in de kolom Overnemen. Wil je slechts een deel van die gegevens overnemen, dan kun je vervolgens in het paneel daaronder de Van- en T/m-waarde opgeven.

Op deze wijze kunnen alle gegevens afgewerkt worden.

Met de knop Selecteer alle kunnen alle gegevens in één keer worden geselecteerd en met Selecteer geen alles weer ge-de-selecteerd.

Let op: als je alle gegevens selecteert, wil dat niet zeggen dat alle gegevens ook in één keer kunnen worden overgenomen. Sommige gegevens zijn namelijk onderling van elkaar afhankelijk.

Bijvoorbeeld: een grootboekrekening heeft een BTW-code en een BTW-code een grootboekrekening. Een grootboekrekening heeft ook een valuta en een valuta heeft een koersverschillenrekening.

Wil je echt alle gegevens overnemen, dan moet het programma twee of drie keer achter elkaar worden uitgevoerd.

Algemene instellingen

Hier zijn de volgende mogelijkheden:

• Automatisch overnemen of per record.
  Kies je voor Per record, dan wordt bij elke record gevraagd of die overgenomen moet worden. Bij Automatisch worden alle gegevens zonder meer overgenomen en krijg je alleen een melding als dat in de onderstaande rubrieken zo is ingesteld.

• Als gegevens al voorkomen.
  Geef hier aan wat er gebeuren moet als een over te nemen nummer/code al in de doel-administratie voorkomt. Je hebt de keuze uit Altijd overslaan, Altijd overschrijven en Melding geven. Bij de laatste keuze kun je per record zelf bepalen of die overschreven moet worden of niet.

• Altijd overslaan als bijbehorende gegevens onbekend zijn.
  Bijbehorende gegevens zijn verplichte gegevens zoals de tegenrekening van een dagboek, de valutacode van een grootboekrekening, enz. Een record waarvan één of meer verplichte bijbehorende gegevens ontbreken kan niet worden overgenomen. Selecteer het vakje als dergelijke records niet overgenomen moeten worden. Wordt het vakje leeg gelaten, dan kan per record zelf worden bepaalt of die wordt overgeslagen of dat de benodigde gegevens alsnog worden ingevuld.

• Melding geven als record niet kan worden overgenomen.
  Selecteer dit vakje als het programma een melding moet geven als een bepaalde record niet kan worden overgenomen. Het is bijvoorbeeld niet mogelijk om een kostenplaatsrekening over te nemen als de betreffende kostenplaats onbekend is in de doel-administratie.

Tijdens het overnemen kun je deze instellingen nog veranderen door op de knop Afbreken te klikken. Je komt dan weer terug in het vorige venster.

Overnemen

Als alles goed is ingesteld, dan klik je op de knop Overnemen om het kopiëren te starten. De voortgang van het overnemen wordt weergegeven in een apart venster. Met de knop Afbreken kan het overnemen tussentijds worden beëindigd. Na afloop kun je met Akkoord het voortgangsscherm verlaten.

 

Naar Voortgang overnemen stamgegevens

 

Zie ook