Onderhoud webwinkel

De voorgaande procedure is in principe eenmalig. Nu de webwinkel er is, hoef je die alleen nog maar bij te houden.

 

Dat ‘bijhouden’ houdt het volgende in:

A. Controle van binnenkomende prospects en orders

Bij elke synchronisatie dien je zowel de prospects (alleen bij een open systeem) als de binnengekomen orders te controleren. Beide controles voer je uit in King:

• Prospects, zijn personen die nog niet in je King-debiteurenbestand als web-klant voorkomen, maar die zich hebben aangemeld bij je webwinkel.

  Prospects kunnen een order plaatsen. Je moet zelf beoordelen of een prospect als klant wordt geaccepteerd. Dat kan bij Beoordelen prospects.

  
  

  

   

  De geaccepteerde prospects worden als web-klant in het debiteurenbestand van King opgenomen (het debiteurnummer wordt automatisch gegenereerd maar kan worden gewijzigd).

  De orders van geaccepteerde prospects worden vervolgens automatisch ingelezen in King als (nog) niet-goedgekeurde openstaande orders. Accepteer je een prospect niet (dat geef je aan met de knop Afwijzen), dan worden zijn/haar orders uiteraard niet opgenomen in King;

• Orders, de orders van klanten en geaccepteerde prospects worden in King ingelezen als (nog) niet-goedgekeurde, openstaande orders. Je kunt die op de gebruikelijke manier inzien en eventueel muteren via programma Openstaande orders (in hoofdmenu Verkopen).

B. Actueel houden van je artikelen- en tarievenbestand

Maak je bij een artikel het vakje Web-artikel leeg, dan wordt dat artikel bij de eerstvolgende synchronisatie uit je webwinkel verwijderd (niet uit King). Andere wijzigingen in het artikelenbestand (prijzen bijvoorbeeld) worden bij synchronisatie automatisch doorgevoerd in het webwinkel-assortiment.

Tip: als je een web-artikel wilt verwijderen uit het King-artikelenbestand, kan het beste eerst dat artikel uit het webassortiment gehaald worden (door het vakje Web-artikel leeg te maken), vervolgens te synchroniseren en dan pas het artikel uit King te verwijderen. Je weet dan zeker dat er niemand is die op de valreep dat artikel nog besteld heeft.

Hetzelfde geldt voor de web-tarieven.

C. Beheer van je web-klanten

Debiteuren kunnen als web-klant worden afgevoerd, door het vakje Web-klant leeg te maken.

Bij elke synchronisatie worden wijzigingen in je debiteurenbestand automatisch doorgevoerd in de webwinkel. Nieuwe web-klanten krijgen automatisch hun inlog-gegevens toegestuurd (via e-mail, dus controleer vooraf het e-mailadres).

 

Zie ook