4. Aanmaken van de juiste selectie(s)

Een selectie kan uit verschillende instellingen bestaan. Je kunt instellen dat een relatie bij de aanwezigheid van bepaalde selectiecodes geselecteerd of juist gedeselecteerd moet worden. Ook kan worden ingesteld of hierbij alle opgegeven selectiecodes aanwezig moeten zijn, of minimaal één.

Deze instellingen kun je bewaren, zodat je een selectie in principe maar één keer hoeft te maken. Zo’n selectie kun je op de volgende wijze samenstellen:

• ga in hoofdmenu Debiteuren, Crediteuren of Relaties naar Afdrukken debiteuren/crediteuren/relaties. Selecteer vervolgens Afdrukken etiketten;

• vul de Layout-soort in (enkele layouts zijn meegeleverd);

• in rubriek Selecties van geef je aan of King moet kijken naar de selectiecodes van de 'hoofd-NAW' (dus de debiteur, crediteur of andere relatie), naar de selectiecodes van de contactpersoon, of naar de selectiecodes van beiden (wil je niet selecteren op selectiecodes, dan moet je hier Geen selecties kiezen);

• in de rubriek Selecties klik je op de infoknop of op F4 om het zoekvenster met de Selecties op te vragen;

• klik in dat zoekvenster op de knop Toevoegen. Je komt nu in het mutatievenster Selectiegegevens;

• vul de code en de omschrijving in, bijvoorbeeld Nieuwjaarskaarten, Mailing, Dealers, enz.;

• daaronder zie je drie tabellen staan. In de middelste tabel (Nog beschikbaar) staan de selectiecodes van de selectiecodetabel die aan dit NAW-bestand gekoppeld is;

• in de linker tabel zet je de selectiecodes die de relatie/contactpersoon moet hebben om in de selectie opgenomen te worden. Dat gaat als volgt: wijs in de middelste tabel de selectiecode aan en klik op de knop < naast de linker tabel om de selectiecode over te zetten naar de linker tabel.
  Op deze manier zet je in de linker tabel al de selectiecodes die de relatie/contactpersoon moet hebben om binnen de selectie te vallen.
  Als je hier twee of meer selectiecodes opneemt, is het vakje onder deze tabel belangrijk. Selecteer dit vakje, als de relatie/contactpersoon al de opgegeven selectiecodes moet hebben om in de selectie opgenomen te worden. Laat het vakje leeg als de relatie/contactpersoon in de selectie opgenomen moet worden, als die één of meer van die selectiecodes heeft;

• in de rechter tabel zet je de selectiecodes die de relatie/contactpersoon niet mag hebben om in de selectie opgenomen te worden. Gebruik hierbij de knoppen naast de rechter tabel.
  Als je hierin twee of meer selectiecodes opneemt, is het vakje onder deze tabel belangrijk. Zie ook onderstaand voorbeeld.

  • selecteer het vakje, als een relatie/contactpersoon geselecteerd moet worden, als alle opgegeven selectiecodes afwezig zijn. Met andere woorden: een relatie/contactpersoon valt buiten de selectie, als die één of meer van de opgegeven selectiecodes heeft;

  • maak het vakje leeg, als een relatie/contactpersoon geselecteerd moet worden, als één of meer van de opgegeven selectiecodes afwezig zijn. Met andere woorden: een relatie/contactpersoon valt buiten de selectie, als die al de opgegeven selectiecodes heeft.

Voorbeeld

Je hebt een selectiecodetabel aangemaakt met de codes A, B, C en D. Deze selectiecodetabel heb je gekoppeld aan het debiteurenbestand. Bij Jansen is code A en B ingevuld, bij Pieters code A en C en bij Klaassen code B en C. Bij Marcussen is geen enkele selectiecode ingevuld.

• situatie 1: je wilt alle debiteuren afdrukken, bij wie selectiecode A en/of B aanwezig is. Het vakje Alleen in de selectie als al deze codes aanwezig zijn moet je dus leeg laten. Marcussen valt nu buiten de selectie, maar de andere drie hebben A en/of B in de selectie en komen dus in de selectie;

• situatie 2: je wilt alle debiteuren afdrukken, behalve de debiteuren bij wie selectiecode B en/of C aanwezig zijn. Let op: het vakje bij Alleen in de selectie als al deze codes afwezig zijn moet in dit geval dus worden geselecteerd. Met deze instelling wordt alleen Marcussen geselecteerd, want alleen bij Marcussen zijn B én C afwezig. Jansen, Pieters en Klaassen hebben B en/of C en vallen dus buiten de selectie;

• situatie 3: je wilt alle debiteuren afdrukken, behalve de debiteuren bij wie selectiecode B én C aanwezig zijn. Let op: bij Alleen in de selectie als al deze codes afwezig zijn moet het vakje dus worden leeggemaakt. Nu valt niet alleen Marcussen in de selectie, maar ook Jansen en Pieters. Bij Jansen en Pieters is namelijk B óf C afwezig. Alleen van Klaassen kan niet worden gezegd, dat B en/of C afwezig zijn, dus die valt buiten de selectie.

 

Invoerrubriek	Situatie 1	Situatie 2	Situatie 3
In de selectie als de volgende codes aanwezig zijn	A, B
Alleen in de selectie als al deze codes aanwezig zijn	Nee	n.v.t	n.v.t
In de selectie als de volgende codes afwezig zijn		B, C	B, C
Alleen in de selectie als al deze codes afwezig zijn	n.v.t.	ja	nee
Geselecteerd worden:	Jansen, Pieters, Klaassen	Marcussen	Jansen, Pieters, Marcussen

 

Als de selectie goed is ingesteld, klik je op de knop Sluiten om het mutatievenster te sluiten, of anders op Toevoegen om de volgende selectie samen te stellen. Als je op Sluiten klikt, kom je terug in het zoekvenster. Wijs daarin de selectie aan die je nu voor het afdrukken van de etiketten wilt gebruiken, en klik dan op de knop Selecteren.

 

Zie ook