Selecties
Stamgegevens > Selectiecodes > knop Selecties…

Een selectie kan uit verschillende instellingen bestaan. Je kunt bijv. instellen dat een relatie/contactpersoon bij de aanwezigheid van bepaalde selectiecodes binnen of juist buiten de selectie moet vallen. Ook kan worden ingesteld of hierbij alle opgegeven selectiecodes aanwezig moeten zijn, of minimaal één.

Deze instellingen kun je bewaren, zodat je een selectie in principe maar één keer hoeft te maken. Zo’n selectie kun je op de volgende wijze maken:

• zorg ervoor dat er in de vaste gegevens van het NAW-bestand of de Bedrijfsgegevens een selectiecodetabel is opgegeven;

• ga in hoofdmenu Stamgegevens naar Selectiecodes en wijs in het zoekvenster het betreffende NAW-bestand aan;

• klik op de knop Selecties…;

• klik in het zoekvenster met de Selecties op de knop Toevoegen. Je komt nu in het mutatievenster Selectiegegevens:

Code
Omschrijving

Vul de code en de omschrijving in, bijvoorbeeld Nieuwjaarskaarten, Mailing, Dealers, enz.

Nog beschikbaar

In de middelste tabel staan de selectiecodes van de selectiecodetabel die aan dit NAW-bestand gekoppeld is.

In de selectie als de volgende codes aanwezig zijn

In de linker tabel zet je de selectiecodes die de relatie/contactpersoon moet hebben om in de selectie opgenomen te worden. Dat gaat als volgt: wijs in de middelste tabel de selectiecode aan en klik op de knop < naast de linker tabel om de selectiecode over te zetten naar de kolom Selecteren op aanwezigheid van.
Op deze manier zet je alle selectiecodes in de linker tabel, die de relatie/contactpersoon moet hebben om binnen de selectie te vallen.
Als je hier twee of meer selectiecodes opneemt, is ook het vakje onder deze tabel belangrijk. Selecteer dit vakje, als bij de relatie/contactpersoon al die codes aanwezig moeten zijn om in de selectie opgenomen te worden. Laat het vakje leeg als bij de relatie/contactpersoon één of meer van die codes aanwezig moeten zijn om in de selectie opgenomen te worden.

In de selectie als de volgende codes afwezig zijn

In de rechter tabel zet je de selectiecodes die de relatie/contactpersoon niet mag hebben om in de selectie te vallen. Gebruik hierbij de knoppen naast de rechter tabel.
Als je hierin twee of meer selectiecodes opneemt, is het vakje onder deze tabel belangrijk. Zie ook onderstaand voorbeeld.

• Selecteer dit vakje, als bij de relatie/contactpersoon al die codes afwezig moeten zijn om in de selectie opgenomen te worden. Met andere woorden: een relatie/contactpersoon valt buiten de selectie, als die één of meer van de opgegeven selectiecodes heeft;

• maak het vakje leeg, als bij de relatie/contactpersoon één of meer van die codes afwezig moeten zijn om in de selectie opgenomen te worden. Met andere woorden: een relatie/contactpersoon valt buiten de selectie, als die al de opgegeven selectiecodes heeft.

Voorbeeld:

Je hebt een selectiecodetabel aangemaakt met de codes A, B, C en D. Deze selectiecodetabel heb je gekoppeld aan het debiteurenbestand. Bij Jansen is code A en B ingevuld, bij Pieters code A en C en bij Klaassen code B en C. Bij Marcussen is geen enkele selectiecode ingevuld.

• situatie 1: je wilt alle debiteuren afdrukken bij wie selectiecode A en/of B aanwezig is. Het vakje ‘Alleen in de selectie als al deze codes aanwezig zijn’ moet je dus leeg laten. Marcussen valt nu buiten de selectie, maar de andere drie hebben A en/of B in de selectie en komen dus in de selectie;

• situatie 2: je wilt alle debiteuren afdrukken, behalve de debiteuren bij wie selectiecode B en/of C aanwezig is. Let op: het vakje bij 'Alleen in de selectie als al deze codes afwezig zijn' moet in dit geval dus worden geselecteerd. Met deze instelling wordt alleen Marcussen geselecteerd, want alleen bij Marcussen zijn B én C afwezig. Jansen, Pieters en Klaassen hebben B en/of C en vallen dus buiten de selectie;

• situatie 3: je wilt alle debiteuren afdrukken, behalve de debiteuren bij wie selectiecode B én C aanwezig is. Let op: bij 'Alleen in de selectie als al deze codes afwezig zijn' moet het vakje dus worden leeggemaakt. Nu valt niet alleen Marcussen in de selectie, maar ook Jansen en Pieters. Bij Jansen en Pieters is namelijk B óf C afwezig. Alleen van Klaassen kan niet worden gezegd, dat B en/of C afwezig zijn, dus die valt buiten de selectie.

Invoerrubriek	Situatie 1	Situatie 2	Situatie 3
In de selectie als de volgende codes aanwezig zijn	A, B
Alleen in de selectie als al deze codes aanwezig zijn	nee	n.v.t	n.v.t
In de selectie als de volgende codes afwezig zijn		B, C	B, C
Alleen in de selectie als al deze codes afwezig zijn	n.v.t.	Ja	nee
Geselecteerd worden:	Jansen, Pieters, Klaassen	Marcussen	Jansen, Pieters, Marcussen

 

Zie ook