Met de optie Digitaal archief kun je vanuit King documenten scannen en die koppelen aan een journaalpost, debiteur, crediteur of andere relatie. De werkwijze is als volgt:
Vooraf
- Leg met programma Digitaal-archiefsoorten een of meer archiefsoorten vast;
- Voer de Vaste gegevens digitaal archief in.
Toevoegen
- Open het Digitaal archief en klik op de knop Toevoegen;
- Plaats het document in de scanner en klik in King op de knop Scannen. Wil je een bestaand bestand koppelen (een scan of e-mail, enz.), dan gebruik je de knop Koppelen;
- Vul de gegevens van het Archiefstuk in. Het gescande document wordt dan opgeslagen op de harde schijf; een miniatuurweergave wordt (eventueel) bewaard in de King-database;
- Met F8 of via het Muteren-menu kun je op basis van het document een contactregistratie aanmaken (alleen met de optie Contactregistratie en Taken);
- Via het Muteren-menu kun je het document koppelen aan een journaalpost. Het koppelen van een document aan een journaalpost kan ook via Invoeren boekingen (zie hieronder, bij Koppelen aan journaal);
- Klik op de knop Toevoegen om het volgende document te scannen.
Koppelen aan journaal
- Bij het invoeren van een journaalregel kun je in de rubriek Archiefstuk een scandocument selecteren. Ook vanuit het Digitaal archiefstuk kun je een koppeling maken met een journaalpost (zie hierboven bij Toevoegen). Een scandocument kan aan maximaal één journaalpost worden gekoppeld.
Wijzigen
- Open het Digitaal archief, wijs het document aan en klik op de knop Wijzigen;
- Je kunt nu de documentgegevens wijzigen.
Verwijderen
- Open het Digitaal archief, wijs het document aan en klik op de knop Verwijderen.
Zie ook