Financieel > Invoeren definitieve/voorlopige journaalposten
In dit schermgedeelte kun je de journaalregels van de journaalpost muteren of inzien.
Elke journaalpost bestaat uit twee of meer journaalregels. De collectieve journaalregels worden in dit venster niet weergegeven.
Het invoerscherm bevat de behalve invoervelden voor het invoeren van een journaalregel, ook een tabel met alle journaalregels van deze journaalpost. In het Weergeven-menu kun je instellen of de invoervelden onder de tabel weergegeven moeten worden, of links/rechts van de tabel. Per journaalregel kun je de volgende gegevens bijhouden:
Tip: bij het invoeren van boekingen heb je de beschikking over extra menupunten onder de rechtermuisknop!
Volgnummer
Het boekstukvolgnummer van de journaalregel (3 cijfers) geeft de volgorde van de journaalregel binnen de journaalpost aan.
Archiefstuk
Met de optie Digitaal archief kun je hier het document selecteren dat je wilt boeken. Met F9 kun je het archiefstuk overnemen van de vorige journaalregel. In het zoekvenster worden alle documenten getoond waar het huidige dagboek is ingevuld. Het geselecteerde document wordt gekoppeld aan deze journaalregel maar ook aan de bijbehorende collectieve boekingsregels. Met F2 of met de knop Toon archiefstuk kun je het digitale archiefstuk weergeven. Via het menu Weergeven > Gekoppeld archiefstuk kun je instellen of het archiefstuk automatisch moet worden getoond. Bij het opslaan van de journaalregel wordt het archiefstuk automatisch op Afgehandeld gezet (het archiefstuk blijft op Afgehandeld staan ook als je de journaalregel verwijdert!).
Boekdatum
De boekdatum van de journaalregel. Deze boekdatum mag afwijken van de boekdatum van de journaalpost (als dat zo is ingesteld in de Dagboekgegevens). Deze boekdatum moet vallen in een niet-geblokkeerde periode van het geselecteerde boekjaar. Indien zo ingesteld in de Dagboekgegevens moet deze boekdatum in dezelfde periode vallen als de boekdatum van de journaalpost.
Rekeningnummer
Kostenplaats
Kostendrager
Als je boekt in een bankboek of kasboek, is het mogelijk om de juiste grootboekrekening op te zoeken via de openstaande post. Je moet dan dit veld even overslaan en naar rubriek Fact. /ref.nr. gaan. Het programma opent dan (afhankelijk van de instelling in Dagboekgegevens) het zoekvenster met alle openstaande posten. Zoek daarin de post op en klik op de knop Selecteren. Op basis van de gegevens van deze openstaande post maakt KING ERP dan automatisch de journaalregel aan (die je desgewenst nog kunt muteren).
Als je hier een grootboekrekening met een default-tegenrekening selecteert (zie Rekeningschema), kan er automatisch ook een tegenboeking naar die tegenrekening worden gemaakt. Per dagboek kun je instellen of die tegenboeking nog bevestigd moet worden (zie bij Dagboekgegevens en bij Automatische tegenboeking instellen).
Beschik je over de optie Vaste Activa, dan kun je beter niet direct boeken op een rekening die in gebruik is als investeringsrekening van de activa. Als je de inkoopfactuur via Invoeren boekingen wilt boeken, dan dien je gebruik te maken van een tussenrekening. Je kunt de inkoopfactuur ook boeken als je met programma Activagegevens de investering boekt.
Is deze journaalregel gekoppeld aan een projectmutatie (alleen met de optie Uren of Projecten), dan kun je geen debiteur– of crediteurrekening selecteren.
Rekeningnaam
De naam van de grootboekrekening, met eventueel de naam van de kostenplaats en/of kostendrager. Deze naam kun je hier niet wijzigen. Via menupunt Weergeven > Meldingen kun je instellen dat een nog niet bestaande kostenplaats- of kostendragerrekening automatisch (zonder melding) wordt aangemaakt.
Per grootboekrekening kun je instellen of je bij het boeken langs dit invoerveld moet komen of niet. Een referentienummer (maximaal 40 posities) is verplicht bij debiteur– en crediteurrekeningen (dat is bij die rekeningen namelijk het factuurnummer). Bij de overige grootboekrekeningen die een referentienummer bijhouden kun je met F4 het zoekvenster met de openstaande referentienummers opvragen. Klik op het juiste referentienummer en maak de tegenboeking met de knop Selecteren.
Via het zoekvenster met referentienummers kun je ook direct boeken op een project; je moet dan wel in deze journaalregel de Rekening te ontvangen inkoopfacturen selecteren. Alleen met de optie Uren/Projecten.
Via het muismenu kun je de referentie overnemen van de vorige journaalregel of het stuknummer overnemen als referentie.
Bij een debiteur– en crediteurrekening krijg je (afhankelijk van de instelling in Dagboekgegevens) de openstaande posten van die debiteur/crediteur op het scherm. Klik op de betreffende post en selecteer die met de knop Overnemen. KING ERP vult dan de overige rubrieken van deze journaalregel automatisch verder in (deze gegevens kun je uiteraard nog wijzigen). Bij een vooruitbetaling is er nog geen openstaande post. In dat geval voer je het factuur–/referentienummer van de betaling in, waarna KING ERP de melding geeft Factuurnummer onbekend! Doorgaan en boeken als vooruitbetaling? Kies voor Doorgaan; de bijbehorende openstaande post wordt dan automatisch aangemaakt, waarbij de vervaldatum gelijk is aan de factuurdatum.
Je kunt ook meerdere openstaande posten in één keer afboeken; je moet ze dan handmatig of automatisch afletteren. Meer informatie hierover vind je bij Openstaande posten afletteren. De geselecteerde posten worden dan stuk voor stuk automatisch doorgeboekt en je kunt daarna weer een nieuwe boeking invoeren.
KING ERP kan je een melding geven als het gekozen factuurnummer al voorkomt bij dezelfde of een andere debiteur/crediteur, zie menupunt Weergeven > Meldingen. Bij de default-instelling krijg je een melding als het gekozen factuurnummer al voorkomt bij een andere debiteur (bij boekingen in een Verkoopboek), of bij dezelfde crediteur (bij boekingen in een Inkoopboek).
Als het geboekte bedrag gelijk is aan het bedrag in de bijbehorende betalingsopdracht/incasso-opdracht, dan krijgt die betaling in het betalingsvoorstel/incassovoorstel de status Afgeboekt en wordt het Bedrag onderweg van de bijbehorende openstaande post verlaagd.
Omschrijving
De default-waarde van deze rubriek kun je zelf instellen bij de dagboekgegevens (zie bij Dagboekgegevens). Via het muismenu kun je de omschrijving van de journaalpost overnemen (F3), de zoekcode (F5) of de naam (F6) van de grootboekrekening, of de omschrijving van de openstaande post (Shift+F9).
Factuurdatum
Bij een debiteur– en crediteurrekening kun je hier de factuurdatum invullen. De default-factuurdatum kan worden ingesteld met programma Dagboekgegevens. Via het muismenu kun je een datum selecteren.
Vervaldatum
Bij een debiteur– en crediteurrekening moet je hier de vervaldatum van de factuur invullen. Via het muismenu kun je de vervaldatum laten berekenen op basis van de factuurdatum en de betalingsconditie van de debiteur/crediteur. De default-vervaldatum kan worden ingesteld met programma Dagboekgegevens. Werk je met de optie Automatische incasso en boek je op een debiteur, dan kun je via het muismenu aangeven of de post via automatische incasso moet worden geïnd.
Betalingskenmerk
Bij een crediteurboeking kun je hier het beste je debiteurnummer bij de betreffende crediteur invullen, gevolgd door het factuurnummer. Bij een debiteurboeking is de default-waarde het debiteurnummer, gevolgd door het factuurnummer. Het default-betalingskenmerk kan worden ingesteld met programma Dagboekgegevens. Via het muismenu kun je bijvoorbeeld het debiteur–/crediteurnummer en het factuurnummer overnemen als betalingskenmerk.
Het betalingskenmerk kan worden overgenomen op de betalingsopdrachten.
Aantal
Als de geselecteerde grootboekrekening met aantallen werkt, kun je hier het aantal stuks invoeren. Als hier een aantal wordt ingevoerd en er een tarief aan de grootboekrekening gekoppeld is, dan wordt als bedrag 'aantal x tarief' berekend (het tarief inkoop bij een Inkoopboek en het tarief verkoop bij de overige dagboeken). Via het muismenu kun je het Aantal overnemen van de vorige journaalregel.
Bedrag
Hier zie je drie rubrieken achter elkaar:
-
debet/credit, je kunt hier een debetbedrag en een creditbedrag invoeren. Per grootboekrekening kun je een default-boekzijde instellen: als dat voor deze grootboekrekening niet is gedaan moet je zelf aangeven of de rekening gedebiteerd moet worden (met de toets D) of gecrediteerd (met C);
-
valuta, als je een openstaande post boekt, is de valuta altijd gelijk aan de valuta van de openstaande post. In de overige gevallen is de default-valuta afhankelijk van je dagboekinstelling. Als je een bedrag invoert in een vreemde valuta én de hulprekening een koersverschillenrekening is (zie hieronder bij rubriek Hulprekening), dan kan een eventueel koersverschil automatisch worden afgeboekt;
-
bedrag, boek je een betaling, dan komt KING ERP met het nog openstaande bedrag
Met F6 kun je het openstaande saldo van het referentienummer overnemen (alleen als een referentienummer is ingevuld), met F7 het saldo van de journaalpost
Tegenwaarde
Als het Bedrag is ingevoerd in een vreemde valuta, wordt hier de tegenwaarde in de basisvaluta weergegeven. Het tegenwaarde-bedrag kun je desgewenst aanpassen. Het verschil wordt dan als koersverschil afgeboekt.
Hulprekening
Op basis van de volgende instellingen kiest KING ERP de meest voor de hand liggende hulprekening:
- van de grootboekrekening waarop je boekt: de rekeningsoort en of de BTW-code is ingevuld;
- van het dagboek waarin je boekt: de dagboeksoort, of de betalingsverschillenrekening is ingevuld, of de BTW geboekt moet worden bij de debiteur/crediteur of bij de opbrengsten/kosten en welke hulprekeningsoort bij het dagboek is ingesteld;
- van deze journaalregel:
Deze default-hulprekening kun je zelf eventueel nog wijzigen.
Rekeningnummer (van de hulprekening)
Hier kan, afhankelijk van de hulprekeningsoort, een BTW-code worden ingevuld, een betalingsverschillenrekening, een koersverschillenrekening, enz. Ook bij deze rubriek komt King met een default-waarde. Een debiteur– of crediteurrekening kun je niet als hulprekening gebruiken.
Bedrag (van de hulprekening)
Ook hier heb je drie rubrieken achter elkaar: debet/credit, de valutacode en het bedrag. Afhankelijk van de gekozen hulprekening is het bedrag het BTW-bedrag, het betalingsverschil, het koersverschil, de kredietbeperking of de betalingskorting. Het hulprekeningbedrag wordt automatisch door King berekend, maar deze default-waarde kun je uiteraard zelf nog wijzigen. Als de hulprekeningsoort BTW is, kun je via het muismenu de BTW eruit halen (als het geboekte bedrag inclusief BTW is) of erbij tellen (als het geboekte bedrag exclusief BTW is). Bij de andere soorten kun je via het muismenu het bedrag eventueel afboeken of omrekenen naar een andere valuta. Klik op de knop Wissel +/- om alle bedragen van deze journaalregel van teken te laten veranderen (positief wordt negatief of andersom).
Tegenwaarde (van het hulprekeningbedrag)
Als het hulprekeningbedrag niet in de basisvaluta is, wordt hier de tegenwaarde in de basisvaluta weergegeven. Dit bedrag is niet direct te muteren.
Journaalregel afsluiten
Een journaalregel kan pas worden afgesloten als alle verplichte rubrieken zijn ingevuld. Er zijn verschillende manieren om een journaalregel af te sluiten:
-
met de knop Akkoord;
-
door een journaalregel toe te voegen of tussen te voegen (met de knoppen Toevoegen of Tussenvoegenrechts van de invoervelden, of via menupunt Muteren);
-
door de journaalpost af te sluiten;
-
door het dagboek af te sluiten (met de knop Sluiten onderaan op het venster), op de vraag Dagboek afsluiten? antwoord je met Ja.
Journaalregel toevoegen/tussenvoegen
Je kunt een boekingsregel toevoegen of tussenvoegen met de knoppen Toevoegen of Tussenvoegenrechts van de invoervelden of via menupunt Muteren.
Als je een journaalregel toevoegt, wordt de journaalregel waarmee je op dat moment bezig bent automatisch afgesloten (dat kan alleen als de verplichte rubrieken van die regel zijn ingevuld).
Bij het tussenvoegen van een journaalregel komt de nieuwe regel vóór de geselecteerde (huidige) journaalregel, bij het toevoegen van een journaalregel komt de nieuwe regel achteraan in de journaalpost te staan.
Journaalregel corrigeren
Klik in de tabel op de boekingsregel die je wilt wijzigen en breng de gewenste aanpassingen aan. Als de boekingsregel die je wilt wijzigen in een andere boekingsgang staat, moet je een andere procedure volgen (zie hiervoor bij Corrigeren van journaalposten).
Een journaalregel die is gekoppeld aan een projectmutatie, is alleen te wijzigen als die projectmutatie nog de status Ingeleverd heeft. Alleen van toepassing met de optie Uren of Projecten.
Journaalregel verwijderen
Selecteer de boekingsregel die je wilt verwijderen. Vervolgens kun je de regel verwijderen met de knop Verwijderen (rechts van de invoervelden), of door naar menupunt Muteren te gaan en dan te kiezen voor Verwijderen journaalregel.
Het verwijderen van een journaalregel is alleen mogelijk, als die niet is gekoppeld aan een projectmutatie (alleen van toepassing met de optie Uren of Projecten).
Knoppen
Rechts van de invoervelden vind je de volgende knoppen:
- Akkoord, de ingevoerde journaalregel wordt opgeslagen. Was je bezig met het Toevoegen of Tussenvoegen van een journaalregel, dan wordt automatisch een nieuwe regel toegevoegd of tussengevoegd;
- Nieuw boekstuk, de huidige journaalregel en journaalpost worden opgeslagen en je kunt beginnen aan de volgende journaalpost;
- Toevoegen, de huidige journaalregel wordt opgeslagen en er wordt een nieuwe journaalregel achteraan toegevoegd;
- Tussenvoegen, de huidige journaalregel wordt opgeslagen en er wordt een nieuwe journaalregel tussengevoegd vóór de huidige journaalregel;
- Project, kies hiervoor om direct te boeken op een project. Venster Invoeren projectmutatie wordt geopend, waar je het juiste projectonderdeel kunt selecteren. Deze knop is alleen beschikbaar als je in deze regel geen debiteur– of crediteurrekening hebt geselecteerd. Is er al een koppeling tussen deze journaalregel en een projectmutatie, dan kun je die via deze knop (beperkt) wijzigen;
- Toon archiefstuk, met deze knop of met F2 wordt het bijbehorende digitale archiefstuk getoond;
- Verwijderen, de huidige journaalregel wordt definitief verwijderd;
- Wissel +/-, alle bedragen van deze journaalregel veranderen van teken (dus de positieve bedragen worden negatief en de negatieve positief).
Zie ook