King biedt de mogelijkheid om regelmatig terugkerende journaalposten buiten de financiële administratie om vast te leggen (boeking en tegenboeking) en deze periodiek te boeken.
Dat is uitermate handig voor bijvoorbeeld afschrijvingen, huur of verdeling van verzekeringspremies over verschillende periodes.
Als het te boeken bedrag volledig is doorgeboekt, vervalt de automatische boeking. Dit gebeurt als bijvoorbeeld een machine na een aantal periodes of boekjaren geheel is afgeschreven.
Voorbeeld
Stel dat er op 1 maart een verzekeringspremie wordt betaald ter grootte van € 1200,00 voor 12 maanden vooruit.
Er wordt dan geboekt:
|
|
1… Vooruitbetaalde verzekeringspremies |
1.200,00 |
|
|
Aan |
1… Bank |
|
1.200,00 |
Elke maand moet er dan nog geboekt worden:
|
|
4… Verzekeringspremies |
100,00 |
|
|
Aan |
1… Vooruitbetaalde verzekeringspremies |
|
100,00 |
Alle journaalposten die eens per maand worden geboekt, kunnen in een bestand met automatische-boekingen bij elkaar worden gezet.
Op dezelfde manier maak je
-
een bestand aan met boekingen die per kwartaal geboekt moeten worden,
-
een ander bestand met journaalposten die afhankelijk zijn van de bezettingsgraad van de onderneming,
-
weer een ander bestand met journaalposten die afhankelijk zijn van het seizoen,
-
enz.
Op deze wijze kunnen kosten worden toegekend aan een omzetbedrag of aan een machine-uur.
-
Er wordt bijvoorbeeld vastgelegd dat alle kosten uit een automatische-boekingenbestand per machine-uur geboekt moeten worden en dat er 3000 machine-uren in een jaar gaan (dat is gemiddeld 250 per maand).
-
Het is mogelijk om maandelijkse bezettingsverschillen in de kosten door te berekenen, door bijvoorbeeld in januari 200 machine-uren te boeken en in februari 300.
-
Van alle automatische journaalposten wordt dan in januari 200/3000 en in februari 300/3000 geboekt.
Boeken restbedragen
Per automatische-boekingsregel kun je het bedrag/aantal aangeven, dat in totaal geboekt moet worden.
Er wordt nooit méér afgeboekt dan dat totaal te boeken bedrag/aantal.
Stel als totaal te boeken bedrag € 7.500 hebt ingevoerd, periodiek wordt € 250 afgeschreven en er is al € 7.300 geboekt
> dan wordt er bij de laatste termijn niet € 250 geboekt, maar € 200.
Is het restbedrag minder dan 5% van het bedrag dat periodiek moet worden geboekt, dan wordt de laatste termijn geboekt inclusief dat restbedrag.
Voorbeeld: als er al € 7.240 is geboekt en je periodiek € 250 afschrijft, zou er een restbedrag overblijven van € 10.
Omdat dit minder is dan 5% van het termijnbedrag, wordt er bij de laatste termijn niet € 250 geboekt, maar € 260.
Zie ook