Gegevens afdrukformaat
Diversen > Afdrukformaten > knop Wijzigen/Toevoegen

Met dit programma worden de afdrukformaten vastgelegd die gebruikt kunnen worden bij het afdrukken naar bestand en/of als email-bijlage kunnen worden verstuurd.

 

Per afdrukformaat kunnen de volgende gegevens vastgelegd worden:

Nummer

Het volgnummer van het afdrukformaat (3 cijfers).

Omschrijving

De omschrijving van het afdrukformaat. Hierin kan worden opgenomen voor welke rapporten dit formaat bestemd is.

Bestandsformaat

De volgende keuzes zijn mogelijk:

• PDF, dit is een afdrukformaat van Adobe: in te zien en af te drukken met o.a. Adobe Reader (gratis te downloaden van de site van Adobe).

  Bij een pdf-formaat via e-mail kan je tevens een UBL-factuur laten genereren.
  

• HTML, dit is een opmaak waarin documenten op internet / intranet worden gepubliceerd.

• RTF (Rich Text Format) , een opmaakformaat dat uitwisselbaar is tussen verschillende tekstverwerkers.

• Excel Data, dit formaat is bedoeld voor het exporteren van gegevens naar een Excel-sheet dat bedoeld is voor verdere bewerking of import in een andere applicatie. Het bestand heeft een eenvoudige indeling, per component een eigen kolom. De paginaindeling wordt genegeerd. De layout worden wel moet wel aan een aantal eisen voldoen:

  • De layout moet zo eenvoudig mogelijk zijn, bij voorkeur alleen een hoofdrapport met alleen het Details-blok.
  • Een blok mag maar één regel met componenten hebben.
  • Gebruik alleen (Db)Tekst, (Db)Memo en de variabelen. Alle andere componenten worden namelijk genegeerd.
  Dit betekent dat de meegeleverde layouts niet bruikbaar zijn en voor Excel Data een aparte layout moet worden gemaakt. Complexere layouts zijn wel mogelijk, bijvoorbeeld een layout waarbij alleen de blokken Koptekst en Voettekst met de totalen worden geëxporteerd. Het beste resultaat wordt bereikt als de componenten van de Koptekst en Voettekst in aparte kolommen worden geplaatst. De componenten worden in de volgorde waarop ze in het blok staan geëxporteerd. Door lege Tekst-componenten te plaatsen kun je kolommen overslaan. Voorbeeld: zet het blok Kopttekst in de eerste kolom. In het blok Voettekst begin je met een lege tekstregel, zodat de andere componenten in de volgende kolommen komen.

• Excel, van Microsoft. Controleer bij dit afdrukformaat altijd of de geëxporteerde gegevens volledig zijn.

• JPEG, betreft een afbeeldingsformaat.

• BMP, afbeeldingsformaat.

• GIF, afbeeldingsformaat.

• PNG, afbeeldingsformaat.

• XML, dit is een formaat voor de uitwisseling van data.
  Alleen beschikbaar bij de opties EDI-koppeling en Documenten afdrukken in XML-formaat.
  Het XML-formaat is in King alleen te gebruiken voor de orderdocumenten, aanmaningen, bestelbrieven en projectfacturen.

Tip: om de standaardinstellingen op de tabkaarten terug te zetten, selecteer je het Bestandsformaat opnieuw.

Bestandslocatie

Hier geef je aan in welke map de exportbestanden moeten worden aangemaakt.

De invoer mogelijkheden zijn met de rechtermuisknop op te roepen:

<admin>	Administratiecode
<boekjaar>	Boekjaar
<administratiebestandenmap>	De map waar de KING ERP-administratiebestanden staan, in KING ERP op te vragen via Help, Informatie over KING ERP, Installatie
<tijdelijke_applicatiebestandenmap>	De map voor de tijdelijke applicatiebestanden, in KING ERP op te vragen via Help, Informatie over KING ERP, Installatie
<documentsoort>	Zoals bijv.: Orderbevestiging, Proforma-nota, Factuur, Pakbon, Aanmaning, Rekeningoverzicht of Bestelbrief
<project_factuurvoorstelnummer>	Het volgnummer van het factuurvoorstel.
<documentenpad>	Voor de orderdocumenten , aanmaningen, bestelbrieven en projectfacturen kan dit pad per NAW-bestand vastgelegd worden in de Vaste gegevens van dat NAW-bestand, voor alle overige documenten in de Vaste gegevens bedrijfsgegevens, tabkaart Algemeen <documentsoort>
<naw_soort>	Debiteuren of Crediteuren
<naw_nummer>	Het nummer van de debiteur of crediteur, op deze manier kun je alle documenten voor een bepaalde debiteur in een aparte map opnemen
<ordernummer>	het ordernummer
<externordernummer>	het externe ordernummer

Bestandsnaam

Hier kan een bestandsnaam ingevuld worden die nog niet bestaat.

• Ongeldige tekens (\ / * ? > < € | :) worden bij het opslaan van het bestand vervangen door een _ (underscore).

• De punt en de extensie hoeft niet te worden ingegeven. Deze wordt door KING ERP toegevoegd (behalve als er al een punt in de bestandsnaam voorkomt).

De invoer mogelijkheden zijn met de rechtermuisknop op te roepen:

<admin>	Administratiecode
<boekjaar>	Het boekjaar
<rapportsoort>	Rapportsoort: dit is de omschrijving van het afdrukprogramma, bijvoorbeeld Grootboekmutaties per rekening of Reserveringen per artikel, etc.
<layoutnaam>	De naam van de gebruikte layout (bijvoorbeeldMutaties met saldo (liggend) of Reserveringen per artikel per magazijn (liggend)). Niet gebruikt bij XML-afdrukformaat.
<documentsoort>	Dit betreft de Orderbevestiging, Proforma-nota, Factuur, Pakbon, Aanmaning, Rekeningoverzicht of Bestelbrief. Bij een normale afdruk wordt de rapportsoort gebruikt/afgedrukt.
<documentnummer>	Dit is het factuurnummer, ordernummer of bestelnummer. Als deze variabele niet is ingevuld bij een orderdocument, bestelbrief, aanmaning of projectfactuur, dan wordt die er alsnog aan toegevoegd.
<documentreferentie>	Referentie(nummer) van de order, bestelling of offerte.
<document_extra_tekst_e-mail_bericht>	Extra tekst, vrij in te geven (zie bij 'afdrukken aanmaningen', en bij 'offerte tab Vaste gegevens').
<documentdatum>	Betreft de datum van de factuur, order of bestelling. Bij een normale afdruk wordt de documentdatum nu gevuld met de huidige systeemdatum.
<factuurtotaal_excl_btw>	Factuurtotaal exclusief btw (bij een verzamelfactuur wordt het factuurtotaal van de gecombineerde facturen gebruikt).
<factuurtotaal_incl_btw>	Factuurtotaal inclusief btw (bij een verzamelfactuur wordt het factuurtotaal van de gecombineerde facturen gebruikt).
<project_factuurvoorstelnummer>	Factuurnummer van projectfacturen
<naw_soort>	Debiteuren of Crediteuren
<naw_nummer>	Het nummer van de debiteur of crediteur
<ordernummer>	het ordernummer
<externordernummer>	het externe ordernummer NB. Bij een verzamelfactuur wordt het eerste externe ordernummer weergegeven

Opties

Geef hier aan wat er moet gebeuren als op de aangegeven locatie al een bestand met die naam voorkomt:

• Overschrijven, het bestaande bestand wordt zonder melding overschreven door het nieuwe.

• Niet overschrijven, het nieuwe bestand kan in dat geval niet worden aangemaakt.

• Volgnummer toekennen, het nieuwe bestand wordt opgeslagen onder de opgegeven naam, maar dan aangevuld met een volgnummer, bijvoorbeeld bestand(1).pdf.

NB. Bij het afdrukken van een orderdocument, bestelbrief, aanmaning of project factuur naar bestand wordt altijd gekozen voor Volgnummer toekennen om dubbele bestanden of verwarring over 'wel/niet bewaard' te voorkomen.

XSLT, alleen zichtbaar bij XML-bestandsformaat

Hiermee kun je een XML-formaat meteen transformeren naar een ander XML-document en meesturen.

Kies een XSLT-layout (kijk hier voor de uitleg omtrent XSLT-transformaties)

• Heeft het doelbestand ook een XML extensie dan zal op de plaats waar het originele XML bestand weggeschreven wordt het getransformeerde bestand bijgeschreven worden met de toevoeging *.xslt.

  Voorbeeld: bestaande 'Factuur 20220001.xml' wordt getransformeerd naar '20220001_xslt.xml'

De overige gegevens van het afdrukformaat zijn te vinden op de volgende tabkaarten:

• Exportbestand, met daarop de tabkaarten (afhankelijk van het gekozen Bestandsformaat):

  • Achtergrond (bij PDF)

  • Compressie en Lettertypes (bij PDF)

  • Inhoud (bij PDF, HTML, Excel Data, Excel en RTF)

• UBL-document

• E-mailgegevens

 

Zie ook