Debiteuren > Incasso-opdrachten > Incassovoorstellen en –opdrachten > knop Toevoegen
Met dit onderdeel van programma Incasso-opdrachten kun je op basis van de openstaande posten van de debiteuren een incassovoorstel aanmaken. In het voorstel worden alleen posten opgenomen, waarvan de Soort factuur is ingesteld op Via automatische incasso. Er wordt rekening gehouden met deelbetalingen en bedragen onderweg.
In het venster Aanmaken incassovoorstel heb je de volgende mogelijkheden:
Volgnummer voorstel
Elk incassovoorstel moet een uniek nummer krijgen van drie cijfers.
Bankrekening
Het bankrekeningnummer van de ontvanger, dus van je eigen organisatie. Deze ‘eigen bankrekeningen’ maak je aan met programma Bankrekeningen.
Formaat
Het formaat waarin de uiteindelijke incasso-opdracht wordt aangemaakt: PAIN. Dit wordt bepaald door de Bankrekening.
Incassoschema
Bij PAIN-formaat wordt hier aangegeven of de uiteindelijjke opdrachten bestemd zijn voor normale incasso (CORE) of voor zakelijke incasso (B2B). Dit wordt bepaald door de Bankrekening. Alleen machtigingen met hetzelfde incassoschema als het voorstel kunnen worden opgenomen.
Vaste omschrijving
Deze vaste omschrijving wordt overgenomen in alle incasso-opdrachten van dit voorstel. De default van deze omschrijving kun je vastleggen in programma Eigen bankrekeningen.
Opdrachtdatum
De opdrachtdatum is de incassodatum zoals die in het incassovoorstel wordt opgenomen. Je hebt hier twee mogelijkheden:
-
Incasso-/vervaldatum; bij deze keuze wordt de incassodatum die bij de openstaande post vermeld staat, overgenomen als opdrachtdatum. Die kan dus per post verschillen. Bij posten zonder incassodatum wordt de vervaldatum als opdrachtdatum gebruikt. Die opdrachtdatum mag natuurlijk niet in het verleden liggen. Dus als deze incassodatum of vervaldatum vóór de verwerkingsdatum valt, dan wordt de verwerkingsdatum als opdrachtdatum gebruikt. Bij het verzamelen van incasso-opdrachten (zie hieronder) worden posten verzameld die dezelfde debiteur, bankrekening, machtiging en incassodatum hebben;
-
Andere datum; wil je niet op de incassodatum/vervaldatum incasseren, dan moet je Andere datum selecteren en daaronder een andere opdrachtdatum invullen. Die andere opdrachtdatum geldt dan voor álle betalingen in het voorstel. Bij het verzamelen van incasso-opdrachten (zie hieronder) worden posten verzameld die dezelfde debiteur, bankrekening en machtiging hebben. De incassodatum blijft dus buiten beschouwing. De verzamelopdracht krijgt de opgegeven datum als opdrachtdatum.
Selectie openstaande posten
In dit onderdeel geef je aan op basis van welke openstaande posten het incassovoorstel moet worden aangemaakt. Je kunt de openstaande posten selecteren op debiteur, factuurnummer, factuurdatum, vervaldatum en/of incassodatum. In principe is de incassodatum hetzelfde als de vervaldatum, behalve als je de incassodatum handmatig wijzigt. In eerste instantie worden alle incasseerbare posten in de selectie opgenomen, behalve de posten met een incassodatum die ná de verwerkingsdatum ligt.
Daarnaast kun je de posten ook selecteren op de aanwezigheid/afwezigheid van een incassodatum, zie hierna.
Voorlopige facturen meenemen in voorstel
Voorlopige facturen zijn facturen waarvan de boeking in een voorlopige boekingsgang staat. Laat je dit vakje leeg, dan worden alleen de definitieve facturen in het voorstel opgenomen. Selecteer het vakje als je ook de voorlopige facturen mee wilt nemen.
Posten met incassodatum
Posten zonder incassodatum
Het is aan te bevelen om een apart voorstel te maken voor de posten zonder incassodatum. Dat zijn posten die al eerder ter incasso zijn aangeboden maar die toen geweigerd of gestorneerd zijn, of posten die handmatig op Via automatische incasso zijn gezet. Zie ook hieronder bij Default-opdrachtdatum.
Posten zonder geldige machtiging
Selecteer dit vakje om ook de openstaande posten mee te nemen in het voorstel waarvoor geen geldige incassomachtiging beschikbaar is. Alleen bij SEPA-formaat (dus als de Bankrekening een geldig IBAN is). Let op: posten zonder machtiging kunnen niet worden opgenomen in de incasso-opdracht.
Posten zonder geldige bankrekening
Selecteer dit vakje om ook posten met niet-geldige bankrekeningen mee te nemen in het voorstel (PAIN). Let op: Bij een PAIN-bestand betekent dat, dat ook een post met een ongeldig IBAN wordt meegenomen in het voorstel. Kijk het voorstel dus goed na!
Debiteur overslaan
Je kunt een debiteur eventueel overslaan, als deze creditnota’s heeft en/of vooruitbetalingen.
Incasso's verzamelen
Selecteer dit vakje om incasso-betalingen met dezelfde debiteur, bankrekening en machtiging te verzamelen tot één betaling. Heb je bij Opdrachtdatum gekozen voor Incasso-/vervaldatum, dan worden posten alleen verzameld als ze bovendien dezelfde incassodatum hebben. Als je daar gekozen hebt voor Andere datum, dan blijft bij het verzamelen de incassodatum buiten beschouwing. Nadat het voorstel is aangemaakt kun je ook betalingen verzamelen of uitsplitsen.
Creditnota's verrekenen
Teveelbetalingen verrekenen
Geef hier aan of je creditnota's en/of teveelbetalingen van debiteuren wilt verrekenen met de incasso-betalingen. Nadat het voorstel is aangemaakt kun je die ook handmatig aan het voorstel toevoegen. Vooruitbetalingen worden niet verrekend met andere posten in het voorstel. Creditnota’s en teveelbetalingen die al in een betalingsvoorstel, -opdracht, incassovoorstel of –opdracht voorkomen, worden evenmin verrekend.
Voorstel aanmaken
Als alles goed is ingesteld, klik je op de knop Aanmaken. Nadat het incassovoorstel is vervaardigd kom je automatisch in venster Gegevens incassovoorstel, waar je het voorstel eventueel nog kunt wijzigen.
Naar Incassovoorstellen en -opdrachten
Indien je de melding krijgt dat er 'debiteuren zijn overgeslagen' en aldus geen incassovoorstel kan worden aangemaakt, kun je met de knop 'Inzien' een lijst met facturen, debiteuren en de reden opvragen.
Zie ook