Debiteuren > Debiteuren > Afdrukken-menu > Standaardbrief…
Crediteuren > Crediteuren > Afdrukken-menu > Standaardbrief…
Relaties > Relaties > knop Selecteren/Toevoegen > Afdrukken-menu > Standaardbrief…
In King heb je de mogelijkheid om NAW-gegevens samen te voegen met een ‘standaardbrief’ in MS Word-formaat. Die standaardbrief bevat velden, die door King kunnen worden gevuld met NAW-gegevens van een debiteur, crediteur of relatie.
In het zoekvenster of mutatievenster van de debiteuren, crediteuren of relaties ga je naar het Afdrukken-menu en kiest daarin voor Standaardbrief. Je kunt ook de toetscombinatie Ctrl+B gebruiken. Het zoekvenster met de standaardbrieven wordt dan geopend.
Stap voor stap
Als je nog geen standaardbrieven hebt aangemaakt, dien je eerst de volgende stappen te volgen:
-
in dit zoekvenster vul je eerst de bestandslocatie voor de standaardbrieven in. Je kunt hiervoor het beste een aparte directory gebruiken, omdat KING ERPalle documenten met de extensie .doc, .dot of .rtf in die directory in het zoekvenster laat zien;
-
om een standaardbrief aan te maken, klik je op de knop Toevoegen. Geef de bestandsnaam en het documenttype op en sluit af met Akkoord. MS Word wordt dan gestart en KING ERP maakt een Word-document aan met alle mogelijke NAW-velden;
-
dat document moet je zelf met Word verder bewerken: de KING ERP-velden die je niet nodig hebt haal je eruit, de KING ERP-velden die je wel gebruikt zet je op de juiste plaats, je voegt de brieftekst toe, enz. De standaardbrief is nu gereed.
Heb je één of meer standaardbrieven samengesteld, dan kun je die selecteren met de knop Selecteren. Het programma vraag je dan om een adres en een contactpersoon. Vervolgens wordt de betreffende standaardbrief opgevraagd en ingevuld, waarna je die vanuit Word kunt afdrukken.
Let op: Je kunt op deze manier maar voor één debiteur, crediteur of relatie tegelijk een brief afdrukken. Wil je standaardbrieven afdrukken voor een aantal debiteuren, crediteuren of relaties tegelijk, dan moet je gebruik maken van programma Aanmaken bestand voor mailing.
Zie ook