Aanmaken adressenbestand voor mailing
Diversen > Exporteren > Exporteren NAW-gegevens > Aanmaken adressenbestand voor mailing

De NAW-gegevens kun je exporteren naar een ASCII-bestand in CSV-formaat (vanaf versie Factureren). Dit bestand kun je dan gebruiken voor bijvoorbeeld een mailing. De layout van het bestand is vrij instelbaar. De layout-instellingen van het ASCII-bestand kun je opslaan, zodat je ze een volgende keer weer kunt gebruiken zonder dat je alles opnieuw moet invoeren. In dit programma heb je de volgende mogelijkheden:

NAW-bestand
Volgnr. NAW-bestand

Selecteer hier het NAW-bestand waarvan je gegevens wilt exporteren. Als je een relatiebestand kiest, moet je daaronder het volgnummer ervan invoeren.

Selecteren op
Van…
T/m…

Geef hier aan welk gedeelte van het gekozen NAW-bestand gebruikt moet worden. Je kunt selecteren op nummer en zoekcode.

Selecties van
Selectie

Als je wilt selecteren/deselecteren op basis van selectiecodes, dan moet je in de rubriek Selecties van aangeven, wie er aan de selectiecriteria moet voldoen: de ‘hoofd-naw’ en/of de bijbehorende contactpersonen:

  • NAW, hierbij kijkt het programma alleen naar de selectiecodes, die bij de ‘hoofd-NAW’ (dus de debiteur, crediteur of andere relatie) zijn ingevuld. De selectiecodes van de bijbehorende contactpersonen blijven hier dus buiten beschouwing;

  • Contactpersonen, hierbij kijkt het programma alleen naar de selectiecodes, die bij de contactpersonen zijn ingevuld. De debiteur/crediteur/relatie wordt dan in het bestand opgenomen, als één of meer van de bijbehorende contactpersonen aan de selectiecriteria voldoen;

  • NAW en contactpersonen, bij deze keuze wordt de debiteur/crediteur/relatie in het bestand opgenomen, als die debiteur/crediteur/relatie en/of één of meer van de bijbehorende contactpersonen aan de selectiecriteria voldoen.

Bij Selectie geef je aan welke selectie gebruikt moet worden. Je kunt hier ook een nieuwe selectie aanmaken.

Contactp. bij NAW

Geef hier aan of je ook de contactpersoon in het adres wilt opnemen, en zo ja, welke. Je hebt hier de keuze uit:

  • alleen de voorkeur-contactpersoon van de opgegeven functie (zie de volgende rubriek);

  • alle contactpersonen van de opgegeven functie;

  • alle contactpersonen van de opgegeven functie die binnen de selectie vallen (alleen als er een Selectie is ingevuld);

  • alle contactpersonen die binnen de selectie vallen (alleen als er een Selectie is ingevuld);

  • alle contactpersonen.

Welke adressen in het ASCII-bestand worden opgenomen is niet alleen afhankelijk van je keuze in deze rubriek, maar ook van je keuze in rubriek Adres. Klik op Welke adressen worden geëxporteerd? voor een overzicht van de mogelijkheden.

Contactp. functie

Als je in de vorige rubriek gekozen hebt voor het opnemen van een contactpersoon in het adres, dan moet je hier de betreffende contactpersoonfunctie selecteren. Bij debiteuren/crediteuren/relaties zonder contactpersonen wordt de standaard-omschrijving van de gekozen contactpersoonfunctie overgenomen (zoals die is vastgelegd in programma Contactpersoonfuncties).

Adres

Je hebt de keuze uit het vestigingsadres of het correspondentie-adres, met of zonder de verzendadressen.

Welke adressen in het ASCII-bestand worden opgenomen is niet alleen afhankelijk van je keuze in deze rubriek, maar ook van je keuze in rubriek Contactp. bij NAW. Klik op Welke adressen worden geëxporteerd? voor een overzicht van de mogelijkheden.

Layout-nummer

De instellingen die de layout van het ASCII-bestand bepalen, kun je opslaan onder een layout-nummer. Het betreft de rubrieken Bestandsformaat t/m Naamregels aaneengesloten én de gekozen record-indeling (die je kunt instellen via de knop Select. velden).

De laatst gebruikte instellingen kun je opvragen door layout-nummer 000 te selecteren. Wil je de instellingen onder een apart nummer opslaan, dan moet je klikken op de knop Opslaan layout onderaan op het venster.

Bestandsformaat

Je hebt de keuze uit de volgende bestandsformaten:

  • ASCII (MS-DOS) = Codepage Ibm437; ondersteunt alleen in het Engels gebruikte tekens;
  • ANSI (Windows) = Codepage Windows-1252; ondersteunt alleen tekens van West-Europese talen (beperkt, bevat bijvoorbeeld niet het euroteken);
  • UTF-8; ondersteunt alle geschreven talen;
  • Unicode = UTF-16 Little Endian; ondersteunt alle geschreven talen;
  • Unicode Big Endian = UTF-16 Big Endian; ondersteunt alle geschreven talen.

Bestandsnaam

Pad en naam van het aan te maken bestand.

Veldscheidingsteken

Je hebt hier de keuze uit een komma, een puntkomma en een pipeline (|).

Velden tussen aanhalingstekens

Het gekozen veldscheidingsteken kan ook in een veld voorkomen. Om te voorkomen dat dat teken dan als veldscheidingsteken wordt opgevat, kun je de velden tussen aanhalingstekens zetten.

Naamregels aaneengesloten

Deze rubriek heeft betrekking op Naam2. Als die niet is ingevuld, krijg je een lege regel tussen Naam1 en het adres. Als je dat wilt voorkomen, moet je kiezen voor ‘Naamregels aaneengesloten’. Als je daarvoor kiest, worden de velden Naam1 en Naam2 omgewisseld als Naam2 niet is ingevuld. Met andere woorden: Naam1 is dan leeg en Naam2 bevat de waarde van Naam1. Je krijgt dan geen lege regel in het adres.

Sortering

Geef hier aan in welke volgorde de debiteuren/crediteuren/relaties naar het bestand geschreven moeten worden.

Selecteer velden

Via de knop Select. velden kun je instellen welke NAW-gegevens in het bestand opgenomen moeten worden en in welke volgorde. Klik op deze knop en je komt in het venster Selecteer velden.

 

Als alle invoerrubrieken goed zijn ingesteld, klik je op de knop Aanmaken om het bestand aan te maken. Na afloop krijg je een melding. Je kunt dan het programma verlaten en het bestand gaan gebruiken.

 

Koppelingspictogram voor conceptenZie ook