Bestellingen voer je handmatig in met programma Invoeren bestellingen op basis van het afgedrukte besteladvies.
NB. Met de optie Automatische bestellingen of Meerdere leveranciers per artikel maakt King de bestellingen automatisch aan en is handmatige invoer niet nodig.
Enkele tips bij het invoeren van bestellingen:
- Voer vooraf nauwkeurig de Vaste gegevens bestellingen in;
- Leg bij elk artikel de leverancier(s), inkoopeenheid, levertijd, minimumvoorraad en maximumvoorraad vast.
Houd daarbij rekening met de volgende praktijksituaties:
- Alle ingevoerde verkooporders worden in principe direct of anders zo snel mogelijk geleverd.
Bijvoorbeeld een kantoorboekhandel die altijd potloden, pennen, plakband, enz. op voorraad moet hebben.
In dat geval bestel je zodra de economische voorraad lager is dan de minimumvoorraad.
De minimumvoorraad stel je per artikel zo in, dat die voldoende is om de verkooporders te kunnen leveren die binnenkomen tussen de besteldatum en de verwachte ontvangstdatum.
Houd hierbij rekening met de leverdagen van de leverancier en de levertijd van het artikel.
De voorraad zal dus pas op de verwachte ontvangstdatum naar nul lopen (als alles goed is ingesteld).
De optimale minimumvoorraad hangt uiteraard ook samen met je bestelfrequentie. Hoe minder vaak je bestelt, des te meer voorraad zul je aan moeten houden. - Er wordt (zo veel mogelijk) pas besteld nadat de verkooporder is ingevoerd.
Bijvoorbeeld een installatiebedrijf, dat de kabels, pijpen en fittingen voor een klus die pas over twee maanden gepland staat, voorlopig nog niet hoeft te bestellen.
In dit geval bestel je zo laat mogelijk. Per artikel stel je de minimumvoorraad op nul. Zodra een order is ingevoerd, is de economische voorraad kleiner dan de minimumvoorraad en volgt een besteladvies.
Houd hierbij rekening met de leverdatum van de verkooporder, de levertijd van het artikel en eventueel je bestelfrequentie (bijv. één keer per week bestellen).
Verkooporders met een leverdatum na de levertijd+bestelfrequentie kunnen dus buiten beschouwing worden gelaten, want die kun je de volgende keer bestellen.
Stel dat je éénmaal per week bestelt.
In het programma Afdrukken besteladvies laat je bij Datum te bestellen gewoon de verwerkingsdatum staan en je kiest ervoor om rekening te houden met de voorraadpositie over 7 dagen (uw volgende bestelmoment) plus de levertijd van de artikelen. Als de levertijd van een artikel bijvoorbeeld ook zeven dagen is, worden alle verkooporders die pas over twee weken of later geleverd moeten worden dus buiten beschouwing gelaten.
Als je deze artikelen volgende week bestelt, is dat immers vroeg genoeg.
Zijn er verkooporders die met spoed afgehandeld moeten worden en is daarvoor onvoldoende voorraad, dan kun je voor die artikelen een spoedbestelling plaatsen bij een leverancier die wel op tijd kan leveren. Je plaatst dan eerst die spoedbestelling en maakt daarna een nieuw besteladvies aan voor de overige artikelen.
Zie ook