Boekjaar archiveren

Als je het administratiebestand kleiner en sneller wilt maken, maar je wilt de oude boekjaren niet verwijderen: archiveer de oude boekjaren dan.

Ze staan dan niet meer in je administratie maar je kunt ze, indien nodig, nog wel raadplegen.

Je maakt hiervoor een nieuwe administratie aan met alleen de gegevens erin van dat oude boekjaar.

 

Stel dat je administratie 4 boekjaren bevat: 2017, 2018, 2019 en 2020, en boekjaar 2017 kan gearchiveerd worden.

De procedure is dan als volgt:

1. Maak eerst een backup van je huidige administratie: 'Hoe kan ik een Backup maken'.
   
   
2. Vervolgens maak je een kopie van je huidige administratie: Administratie > kopiëren.
   Vul bij 'Kopiëren naar' een code in voor de kopie-administratie, bijv. 'Archief 2017'.
   
   
3. Meld je opnieuw aan in King via Algemeen > Nogmaals aanmelden.
   Bij Administratie vul je nu de nieuwe code 'Archief2017' van de kopie-administratie in. Klik op Akkoord.
   
   
4. Je wilt in deze kopie-administratie alleen boekjaar 2017 behouden.
   Ga via het hoofdmenu naar Diversen > Verwijderen boekjaar.
   Je ziet in dit zoekvenster de 4 boekjaren.
   De 3 boekjaren die je NIET wilt archiveren (2018, 2019 en 2020), verwijder je met de knop Verwijderen.
   > Je hebt nu een kopie-administratie 'Archief2017' met alleen het boekjaar 2017 over.
   
   
5. Je kunt nu in je originele administratie het gearchiveerde boekjaar verwijderen.
   Ga naar 'Algemeen > Nogmaals aanmelden'. Bij Administratie vul je de code van je originele administratie in.
   Ga naar hoofdmenu Diversen > Verwijderen boekjaar.
   Je verwijdert het boekjaar 2017 (in ons voorbeeld) die je net hebt gearchiveerd met de knop Verwijderen.
   > Je hebt nu boekjaar 2017 uit je huidige administratie 'verplaatst' naar een nieuwe administratie 'Archief2017'.
   
   

• Beschik je over de mogelijkheden Factuurhistorie, Uitleverhistorie of ICP-aangifte, dan kun je van het gearchiveerde jaar 2017 ook de historie en aangiften verwijderen.
  Dit kan bij het Muteren-menu onder de programma’s Factuurhistorie, Uitleverhistorie en Aangifte intracommunautaire prestaties.

 

• Is je administratie na het verwijderen van een boekjaar een stuk groter geworden, dan kun je die met programma Administratie reorganiseren weer kleiner maken.
  

 

Zie ook