Alle financiële gegevens, inclusief de gegevens die daaraan gekoppeld zijn zoals de NAW-gegevens, zijn in KING ERP ondergebracht in een administratie. Met KING ERP kun je verschillende administraties naast elkaar voeren, bijvoorbeeld voor verschillende bedrijven. Elke administratie omvat één of meer boekjaren.
Wil je een geheel nieuwe administratie opzetten, dan doe je het volgende:
-
kies in hoofdmenu Algemeen voor Administratie en vervolgens voor Administratie toevoegen. Je komt dan in het mutatievenster Administratiegegevens;
-
vul daarin de Code en de Omschrijving in van de nieuwe administratie;
-
u kunt de administratie desgewenst aanmaken Inclusief stamgegevens (zie tabkaart Algemeen). Deze stamgegevens zijn: een standaardrekeningschema, dagboeken, BTW-codes, de debiteuren- en crediteurenparagraaf (12 en 17) en de balansomschrijvingen voor de normale balans. Wil je deze stamgegevens zelf invullen, dan dien je het vakje leeg te laten. Er wordt dan een lege administratie aangemaakt, waarin je zelf de stamgegevens moet invoeren voordat je kunt gaan boeken. Informatie over de overige invoerrubrieken vind je in het helpscherm;
-
als de nodige gegevens zijn ingevoerd en ingesteld, klik je op de knop Aanmaken;
-
in een apart venster krijg je ter controle nog een overzicht van de ingevoerde administratiegegevens. Als deze gegevens goed zijn, klik je op de knop Akkoord (anders op Annuleren);
-
de administratie wordt nu aangemaakt. In de onderste regel van het venster zie je hoever het aanmaken gevorderd is. Het aanmaken van een administratie kan niet worden onderbroken!
-
nadat de administratie is aangemaakt, moet je aangeven wat de basisvaluta van deze administratie is. Je voert de code in (EUR, USD, GBP, enz.) en de omschrijving;
-
als de basisvaluta is ingesteld, klik je op de knop Doorgaan;
-
in het volgende venster dien je de paragrafen voor de debiteuren en crediteuren in te voeren. Deze stap wordt overgeslagen als je de administratie aanmaakt inclusief stamgegevens). Het is belangrijk dat je hier de juiste waarde invoert en zonodig overlegt met je boekhouder of accountant, want deze paragrafen kunnen achteraf niet meer worden gewijzigd!
-
na het invoeren van de paragrafen klik je op de knop Doorgaan. Vervolgens verschijnt het venster Boekjaar toevoegen. Elke administratie moet namelijk van één of meer boekjaren zijn voorzien. Vul de gegevens in (eventueel met hulp van het helpscherm) en klik daarna op de knop Doorgaan;
-
vervolgens zie je de periode-indeling van het boekjaar. Als die goed is klik je op de knop Sluiten;
-
u krijgt nog een melding. Als alles goed is ingesteld, bevestig je die met Ja;
-
beschik je over King-versie Financieel met een of meer opties, of over een grotere versie, dan krijg je daarna de vraag of je de licentiegegevens van de administratie wilt beperken. Het beperken van de licentiegegevens houdt in, dat deze administratie met een kleinere licentie werkt, dan de licentie die je hebt aangeschaft. Bijvoorbeeld omdat deze administratie bepaalde functies of opties niet nodig heeft. Beantwoord je deze vraag met Ja, dan kom je in het venster Beschikbare functionaliteit, waar je een kleinere versie kunt kiezen en/of opties kunt uitschakelen. Let op: met de Enterprise-versie kom je automatisch in dit scherm; de Enterprise-versie wordt daarin weergegeven als een Logistiek-versie met opties. Je kunt dit venster afsluiten met Akkoord; je komt dan weer terug in het venster Administratiegegevens;
-
sluit ten slotte het venster met de Administratiegegevens af door op de knop Sluiten te klikken;
-
u hebt nu een administratie en een boekjaar aangemaakt, maar voordat je aan de slag kunt moet je nog een aantal vaste gegevens invoeren. De manier waarop je dat het beste kunt doen is beschreven in Nieuwe administratie opzetten.
Zie ook