Digitaal archief
Organisatie > Digitaal archief
Financieel > Digitaal archief boekstukken
Debiteuren > Digitaal archief debiteuren
Crediteuren > Digitaal archief crediteuren
Relaties > Digitaal archief relaties

Dit zoekvenster geeft een overzicht van de archiefstukken (bestanden of e-mails) in King. Het digitaal archief is beschikbaar vanaf versie Financieel. Vanuit dit venster kun je documenten toevoegen, wijzigen of verwijderen. Archiefstukken kunnen als volgt worden toegevoegd::

Via de knop Toevoegen (alleen met de optie Digitaal archief);
Door met King documenten te scannen (alleen met de optie Digitaal archief);
Door met King via de Outlook-koppeling een e-mail te versturen;
E-mails kun je eventueel direct vanuit Microsoft Outlook toevoegen aan het digitaal archief, zie hiervoor bij Outlook-koppeling activeren;
Door met de muis een document uit de Windows Verkenner/Explorer te verslepen naar King. Programma Digitaal archiefstuk wordt dan geopend, waar je het document kunt koppelen.

Per archiefstuk worden de volgende gegevens getoond

Soort, de digitaal-archiefsoort van het archiefstuk;
Volgnummer, uniek volgnummer van het document;
Datum document, datum van het archiefstuk;
Interne code, interne code van het document, bijvoorbeeld van het postregistratiesysteem;
Externe code, externe code van het document, bijvoorbeeld een factuurnummer;
NAW-soort, Debiteur, Crediteur, Relatie, Geen of Nog toewijzen. Rechts op het venster kun je de archiefstukken selecteren op NAW-soort;
NAW-bestand, Deb, Cred of het volgnummer van het relatiebestand;
NAW-nummer, nummer van de debiteur, crediteur of relatie;
NAW zoekcode, zoekcode van de debiteur, crediteur of relatie;
NAW naam, Naam1 van de debiteur, crediteur of relatie;
Contactpersoon, volgnummer van de contactpersoon;
Naam contactpersoon, de volledige naam van de contactpersoon;
Verwerking, het programma waarin het archiefstuk verwerkt moe(s)t worden: Geen, of Inv. journaal of Overige. Alleen met de optie Digitaal archief. Rechts op het venster kun je de archiefstukken selecteren op Verwerking;
Dagboek, de dagboekcode. Alleen bij een archiefstuk dat verwerkt moet worden in Invoeren journaalposten;
Afgehandeld, in deze kolom staat een vinkje als het archiefstuk volledig is afgehandeld (alleen met de optie Digitaal archief). Rechts op het venster kun je de archiefstukken selecteren op Afgehandeld;
Opmerking, veld voor opmerkingen of een omschrijving;
E-mail van, afzender van de e-mail,
E-mail aan, ontvanger van de e-mail;
E-mail CC, ontvanger van een kopie van de e-mail;
E-mail BCC, verborgen ontvanger van een kopie van de e-mail;
E-mail datum, datum van verzending van de e-mail;
E-mail onderwerp, omschrijving van de e-mail;
E-mail body, berichttekst van de e-mail;
Gekoppeld aan journaal, in deze kolom staat een vinkje als het document gekoppeld is aan het journaal;
Aangemaakt op datum/tijd, datum en tijd waarop het archiefstuk in King is aangemaakt;
Aangemaakt op datum, datum waarop het archiefstuk in King is aangemaakt;
Aangemaakt door, code van de gebruiker die het archiefstuk in King heeft aangemaakt. Rechts op het venster kun je aangeven of je alleen de archiefstukken wilt zien die door de huidige gebruiker zijn aangemaakt;
Bestandsnaam, locatie en naam van het bijbehorende bestand;
Extern ID, alleen van toepassing bij koppeling met een extern pakket. Je kunt deze kolom aan- en uitzetten via het Weergeven-menu.

Voorbeeld

Je kunt op twee manieren een voorbeeld van het archiefstuk opvragen: met F2 in een apart venster (Bestand of E-mail) en met F6 in het huidige venster. Het voorbeeld is ook op te vragen via het Weergeven-menu.

Gebruiker

Selecteer het vakje als je alleen de archiefstukken wilt weergeven die door de huidige gebruiker zijn aangemaakt.

NAW-soort

De archiefstukken kun je hier selecteren op NAW-soort:

Debiteuren
Crediteuren
Relaties
Geen, selecteer dit vakje om de archiefstukken te laten zien die niet toegewezen moeten worden;
Nog toewijzen, selecteer dit vakje om de archiefstukken te laten zien die nog toegewezen moeten worden aan een debiteur, crediteur of relatie;

Verwerking

Geen, selecteer dit vakje om de archiefstukken te laten zien die niet verwerkt moeten worden met programma Invoeren journaalposten of een ander King-programma;
Inv. journaal, selecteer dit vakje om de archiefstukken te laten zien die verwerkt zijn of verwerkt moeten worden met programma Invoeren journaalposten;
Overige, selecteer dit vakje om de archiefstukken te laten zien die in King verwerkt zijn of moeten worden, maar niet met programma Invoeren journaalposten.

Afgehandeld

Afgehandeld, selecteer dit vakje om de archiefstukken te laten zien die geheel zijn afgehandeld;
Af te handelen, selecteer dit vakje om de archiefstukken te laten zien die nog afgehandeld moeten worden;
N.v.t., , selecteer dit vakje om de archiefstukken te laten zien waarbij verdere afhandeling niet van toepassing is.

Knoppen

Toevoegen, een nieuw archiefstuk wordt toegevoegd (alleen met de optie Digitaal archief). Indien in het Muteren-menu van programma Digitaal archiefstuk is gekozen voor Direct scannen bij nieuw archiefstuk, dan wordt direct met het scannen begonnen. E-mails kun je eventueel direct vanuit Microsoft Outlook toevoegen aan het digitaal archief, zie hiervoor bij Outlook-koppeling activeren;;
Wijzigen, klik op deze knop om een bestaand archiefstuk te wijzigen;
Verwijderen, via deze knop kun je het archiefstuk definitief verwijderen uit King en eventueel ook van de harde schijf.

Naar Mutatievenster Digitaal Archiefstuk

Zie ook