Digitaal archiefstuk
Organisatie > Digitaal archief > knop Wijzigen/Toevoegen
Financieel > Digitaal archief boekstukken > knop Wijzigen/Toevoegen
Debiteuren > Digitaal archief debiteuren > knop Wijzigen/Toevoegen
Crediteuren > Digitaal archief crediteuren > knop Wijzigen/Toevoegen
Relaties > Digitaal archief relaties > knop Wijzigen/Toevoegen

In dit venster kun je een digitaal archiefstuk inzien en/of koppelen aan een debiteur, crediteur of andere relatie, aan een boekstuk of aan de contactregistratie. Bestaande documenten kun je inzien en wijzigen.

 

Archiefstukken kunnen als volgt worden toegevoegd:

• Via de knop Toevoegen (alleen met de optie Digitaal archief);
• Door met King documenten te scannen (alleen met de optie Digitaal archief);
• E-mails kun je eventueel direct vanuit Microsoft Outlook toevoegen aan het digitaal archief, zie hiervoor bij Outlook-koppeling activeren;
• Door met King via de Outlook-koppeling een e-mail te versturen;
• Door met de muis een document uit de Windows Verkenner/Explorer te verslepen naar het King-venster met de betreffende debiteur, crediteur of relatie. Programma Digitaal archiefstuk wordt dan geopend, waar je het document kunt koppelen.

Muteren-menu

In het Muteren-menu heb je de volgende extra mogelijkheden (alleen met de optie Digitaal archief):

• Direct scannen bij nieuw archiefstuk, selecteer je dit menupunt, dan hoef je niet meer op de knop Scannen te klikken en begint King direct met scannen zodra je een nieuw archiefstuk toevoegt;
• Scanner instellen, met deze keuze kun je de Scanner instellen.

Archiefsoort

De betreffende digitaal-archiefsoort. De archiefsoort bepaalt onder andere de bestandslocatie en de bestandsnaam van het gekoppelde document. Het gescande document wordt opgeslagen op de harde schijf; een miniatuurweergave wordt eventueel bewaard in de King-database. Is in de archiefsoort een dagboek ingevuld, dan kun je via de tabkaart Journaalregels dit document koppelen aan een journaalpost. In Microsoft Outlook kun je per map de default-archiefsoort instellen (zie bij Outlook-koppeling activeren); deze default wordt gebruikt bij het toevoegen van nieuwe archiefstukken vanuit Outlook. De default-archiefsoort (die wordt gebruikt bij het toevoegen van nieuwe archiefstukken) kun je instellen via het Weergeven-menu (alleen met de optie Digitaal archief).

Volgnummer

Heeft de digitaal-archiefsoort een Eigen nummering, dan wordt die aangehouden, anders wordt het volgnummer door King aangemaakt op basis van de Vaste gegevens digitaal archief. Niet te wijzigen.

Datum

Bij een e-mail wordt de datum overgenomen van de e-mail zelf. Bij andere documenten kan de default worden ingesteld in de Archiefsoort. Achter deze datum wordt weergegeven wanneer het archiefstuk is aangemaakt en door welke gebruiker. Met F8 kun je de systeemdatum selecteren en met F9 de Verwerkingsdatum.

Interne code

Aan het document kun je eventueel een interne code koppelen (maximaal 40 posities), bijvoorbeeld een nummer van je postregistratiesysteem. Op dit interne nummer kun je zoeken. De default kan worden ingesteld in de Archiefsoort.

Externe code

Aan het document kun je eventueel een externe code koppelen (maximaal 40 posities), bijvoorbeeld het factuurnummer. Op dit externe nummer kun je zoeken. De default kan worden ingesteld in de Archiefsoort.

NAW-soort
Bestand

Geef hier aan op welke soort relatie het document betrekking heeft: een debiteur, crediteur, relatie, Geen of Nog toewijzen. Bij een relatie kun je bij Bestand het betreffende relatiebestand selecteren. Niet verplicht. Bij een e-mail kun je het document automatisch toewijzen (met de knop Autom. toewijzen) aan de debiteur, crediteur of relatie waar dat e-mailadres is ingevuld. Je moet dan aangeven of het om een verzonden of ontvangen e-mail gaat. Zijn er meer debiteuren, crediteuren en/of relaties waar dat e-mailadres voorkomt, of zijn er meer geadresseerden (bij een verzonden e-mail), dan wordt venster Zoeken NAW/contactpersoon o.b.v. e-mail geopend en kun je zelf de juiste debiteur, crediteur of relatie selecteren.

Debiteur/Crediteur/Relatie

Hier kun je de debiteur/crediteur/relatie selecteren waarop het document betrekking heeft. Niet verplicht. Met de knop Ga naar... kun je de gegevens van deze debiteur, crediteur of andere relatie opvragen. Is een debiteur, crediteur of relatie ingevuld, dan kun je via de tabkaart Contactregistratie een contactregistratie voor deze debiteur, crediteur of relatie aanmaken (alleen met de optie Contactregistratie en Taken).

Verwerking
Dagboek
Afgehandeld

Hier stel je in of de archiefstukken behorende bij deze archiefsoort nog behandeld moeten worden nadat ze toegevoegd zijn aan het digitaal archief. Je hebt hier de keuze uit:

• Geen, kies hiervoor als het archiefstuk nadat het in King is toegevoegd, niet verder behandeld hoeft te worden;
• Invoeren journaalposten, kies hiervoor als de archiefstukken van deze archiefsoort geboekt moeten worden, bijvoorbeeld inkoopfacturen. Zo ja, dan selecteer je ook het juiste dagboek waarin het archiefstuk zichtbaar moet zijn. Je krijgt daarin alleen de nog niet verwerkte archiefstukken te zien;
• Overige, bestemd voor archiefstukken die nog wel behandeld moeten worden nadat ze in King zijn toegevoegd, maar niet geboekt hoeven te worden.

Selecteer het vakje Afgehandeld als het archiefstuk volledig is afgehandeld. Alleen met de optie Digitaal Archief.

Opmerking

Ruimte voor een opmerking of omschrijving. De default kan worden ingesteld in de Archiefsoort.

Tabkaarten

• Contactregistratie, alleen met de optie Contactregistratie en Taken;
• Vervolgactie(s), alleen met de optie Contactregistratie en Taken;
• Journaalregels, alleen met de optie Digitaal archief;
• Ontvangsten/afleveringen, alleen met de optie Digitaal archief.

• Inkoopfacturen, overzicht met inkoopfacturen.

• Autokosten, alleen met de optie Autokosten

Via het Weergeven-menu kun je de default-tabkaart instellen.

Bestand

De bestandsnaam van het archiefstuk. Niet te wijzigen.

Extern id

Alleen van toepassing bij koppeling met een extern pakket. Je kunt dit veld aan- en uitzetten via het Weergeven-menu.

Bestand

Bij een scandocument, afbeelding of ander bestand is rechts op het venster een Voorbeeld zichtbaar. Bij een PDF kun je via het selectievakje Inhoud tonen (onderaan) de inhoud van de pdf zichtbaar of onzichtbaar maken. Bij een grafisch bestand kun je via de knoppenbalk bovenaan door het bestand bladeren (bij pdf of tiff), inzoomen, enz. Met de muis kun je het bestand eventueel slepen naar een e-mailbericht.

Rechts worden de volgende knoppen weergegeven:

• Weergeven, klik hierop om een grote weergave van het document op het scherm te tonen;
• Scannen, deze knop is beschikbaar als aan dit archiefstuk nog geen scandocument gekoppeld is. Je kunt hiermee een document scannen. Kies je in het Muteren-menu voor Direct scannen bij nieuw archiefstuk, dan hoef je niet meer op Scannen te klikken en begint King direct met scannen zodra je een nieuw archiefstuk toevoegt. Via het Muteren-menu kun je ook de scanner instellen (indien nodig);
• Extra pagina, deze knop is beschikbaar als het Bestandsformaat ingesteld is op TIFF of PDF en je al een pagina hebt gescand. Dan kun je met deze knop een extra pagina scannen. Die extra pagina wordt dan achteraan toegevoegd aan het bestaande scandocument. Andere bestandsformaten ondersteunen geen documenten met meerdere pagina's;
• Verwijder pag., bij een document dat uit twee of meer pagina's bestaat, kun je hiermee de geselecteerde pagina verwijderen;
• Koppelen, kies hiervoor om aan dit archiefstuk een (ander) bestand te koppelen. Je krijgt de vraag of het huidige bestand moet worden verwijderd uit King en van de harde schijf. Via de tabkaarten kun je het document koppelen aan een journaalpost of aan de contactregistratie. Je kunt ook een document koppelen door het te verslepen vanuit bijvoorbeeld de Windows Verkenner/Explorer naar de Miniatuurweergave. Het is niet mogelijk om meerdere bestanden of een map te verslepen;
• Open bestand, het bestand wordt geopend met het programma dat in Windows voor dat bestandstype is ingesteld.

E-mail

Bij een e-mail zijn rechts op het venster de volgende gegevens zichtbaar. Tip: je kunt ze gemakkelijk kopiëren en plakken!

• Van, de afzender van de e-mail;
• Aan, de ontvanger van de e-mail;
• Datum, de datum van verzending;
• Onderwerp
• Bijlagen, de eventuele bijlage(n). Met de muis kun je die bijlage(n) eventueel slepen naar een ander e-mailbericht;
• Het e-mailbericht zelf. Via het selectievakje Opmaak tonen (onderaan) kun je het e-mailbericht met of zonder opmaak tonen.

Rechts worden de volgende knoppen weergegeven:

• Beantwoorden, kies hiervoor om een antwoord te versturen naar de afzender. Deze knop is alleen beschikbaar als de (juiste) Outlook Add-in is geïnstalleerd en in de Vaste gegevens de archiefsoort is ingevuld voor E-mail uitgaand;
• Beantw. alle, kies hiervoor om een antwoord te versturen naar de afzender en de andere ontvanger(s). Deze knop is alleen beschikbaar als de (juiste) Outlook Add-in is geïnstalleerd en in de Vaste gegevens de archiefsoort is ingevuld voor E-mail uitgaand;
• Doorsturen, hiermee kun je de mail doorsturen naar iemand anders. Deze knop is alleen beschikbaar als de (juiste) Outlook Add-in is geïnstalleerd en in de Vaste gegevens de archiefsoort is ingevuld voor E-mail uitgaand;
• Open Verkenner, in Windows Verkenner wordt de map geopend waar het bestand zich bevindt;
• Open bestand, het bestand wordt geopend met het programma dat in Windows voor dat bestandstype is ingesteld;
• Sluiten, het venster wordt afgesloten.

Knoppen (Onderaan)

• Opslaan, het archiefstuk wordt opgeslagen met de eventuele gewijzigde gegevens. Het gescande document wordt opgeslagen op de harde schijf; een miniatuurweergave wordt bewaard in de King-database (indien zo ingesteld in de Vaste gegevens);
• Annuleren, hiermee worden de niet-opgeslagen wijzigingen ongedaan gemaakt;
• Toevoegen, een nieuw archiefstuk wordt toegevoegd en weergegeven. Alleen met de optie Digitaal archief. Via het Muteren-menu kun je de scanner instellen (indien nodig). E-mails kun je eventueel direct vanuit Microsoft Outlook toevoegen aan het digitaal archief, zie hiervoor bij Outlook-koppeling activeren. De default-archiefsoort (die wordt gebruikt bij het toevoegen van nieuwe archiefstukken) kun je instellen via het Weergeven-menu;
• Verwijderen, via deze knop kun je het archiefstuk definitief verwijderen uit King en eventueel ook van de harde schijf;
• Ga naar..., via deze knop kun je de bijbehorende debiteur/crediteur/relatie, journaalposten of contactregistraties opvragen;
• Sluiten, het venster wordt afgesloten.

Zie ook