Bij het afsluiten van het boekjaar doet KING ERP het volgende:
Er wordt een nieuw boekjaar aangemaakt waarbij ook de periode-indeling van het nieuwe boekjaar wordt vastgesteld. In dat nieuwe boekjaar wordt een voorlopige boekingsgang aangemaakt. Daarin komt de journaalpost(en) met alle journaalregels voor de beginbalans van het nieuwe boekjaar.
Vervolgens wordt het rekeningschema van het oude boekjaar doorlopen:
-
voor elke balans–, activa– en passivarekening waarbij is ingesteld dat de beginbalans per referentienummer moet worden geboekt, wordt per geboekt referentienummer het saldo in de valuta van de rekening bepaald. Als het saldo ongelijk is aan nul, dan wordt voor dat referentienummer een journaalregel gemaakt met als omschrijving de omschrijving van de oudste journaalregel met dat referentienummer, en als bedrag het betreffende bedrag in de default-valuta van de rekening (zijn er verschillende boekvaluta's, dan wordt het bedrag omgerekend tegen de koers van de (nieuwe) beginbalans);
-
voor de overige balans–, activa– en passivarekeningen waarvan het saldo in de basisvaluta niet nul is, wordt per rekening een journaalregel gemaakt met als omschrijving de door de gebruiker opgegeven journaalpostomschrijving en als bedrag het betreffende bedrag in de default-valuta van de rekening (zijn er verschillende boekvaluta's, dan wordt het bedrag omgerekend tegen de koers van de (nieuwe) beginbalans);
-
als de rekening een debiteur of crediteur is, dan wordt voor elke openstaande post van die debiteur/crediteur per factuurboeking een aparte boeking gemaakt met de omschrijving van de factuurboeking en in de valuta van de openstaande post. Zijn er deelbetalingen op de openstaande post geboekt, dan wordt per deelbetaling een aparte boeking in het nieuwe jaar gemaakt, ook in de valuta van de openstaande post. Dus alle boekingen van openstaande posten vinden plaats in de valuta van de betreffende post. Een koppeling met een gescand document wordt meegenomen naar het nieuwe boekjaar (alleen met de optie Digitaal archief);
-
op basis van het saldo van de resultaten–, opbrengsten– en kostenrekeningen wordt het resultaat van het oude boekjaar bepaald. Dat resultaat wordt in één keer geboekt.
De boekingsregels worden opgenomen in één of meer journaalposten van elk maximaal 999 regels. Is een journaalpost niet in evenwicht, dan wordt het verschil geboekt op de tegenrekening van het dagboek.
Zie ook