Afsluiten boekjaar
Diversen > Afsluiten boekjaar, stappen

Als je na afloop van een boekjaar aan een nieuw boekjaar wilt beginnen, moet je eerst het ‘oude’ boekjaar afsluiten.

Er wordt dan een nieuw boekjaar aangemaakt met daarin de journaalregels van de beginbalans.

Deze beginbalans-boekingsregels zet KING ERP in een voorlopige boekingsgang, die je achteraf nog kan controleren, aanpassen en verwerken.

Raadpleeg ook de 3 Support Video's op onze support website

'Jaarafsluiting 1: Het boekjaar voorlopig afsluiten'

'Jaarafsluiting 2: Het boekjaar definitief afsluiten'

'Jaarafsluiting 3: Correctieboekingen aan laten sluiten in het nieuwe boekjaar'

 

1. Voorbereidingen

  • Maak een backup van de administratie op de balansdatum (normaal gesproken 31 december) en bewaar deze backup voor je accountant. Je kan dan altijd terugvallen op deze backup om gegevens op te vragen zoals die per balansdatum aanwezig waren (voorraadpositie, openstaande posten, orderportefeuille, kostprijs van artikelen, enz).

  • Als je een backup hebt gemaakt en je hebt voldoende rechten om het boekjaar te mogen afsluiten, dan kun je beginnen met de eigenlijke afsluiting van het boekjaar.

  • Ga naar hoofdmenu Diversen en kies voor Afsluiten boekjaar.

  • Wijzigingen die eventuele andere gebruikers doorvoeren tijdens het Afsluiten worden niet meegenomen. Je moet daarvoor mogelijk later nog eens 'Afsluiten boekjaar' uitvoeren om deze wijzigingen mee te nemen.

  • De vraag volgt of je een backup hebt gemaakt. Als dat zo is, klik je op Ja.

2. Nu kunnen de volgende gegevens ingevoerd worden

Dagboekcode beginbalans

Geef hier aan in welk dagboek de beginbalans van het nieuwe boekjaar geboekt moet worden. Dit dagboek moet van de soort Beginbalans zijn.

 

Resultaat boeken op rekening

Voer hier het nummer in van de rekening waar het resultaat van het ‘oude’ boekjaar op geboekt moet worden. Deze rekening moet een balans-, activa- of passivarekening zijn.

 

Omschrijving boekingen

Deze tekst is de omschrijving van de journaalpost en van de journaalregels voor de beginbalans volgende boekjaar, bijvoorbeeld ‘Beginbalans 1-1-2017’.

 

Gegevens volgende boekjaar

Je geeft hier het volgende boekjaar in.

  • Als dat nog niet bestaat, dan moet je de nodige gegevens alsnog Toevoegen. Zie bij Toevoegen boekjaar voor meer informatie hierover.

Als het volgende boekjaar al wel bestaat en daarin beginbalansboekingen voorkomen (er volgt een melding als dat zo is), dan moet je na afloop van de jaarafsluiting de boekingsgang met de beginbalansboekingen goed controleren, om te voorkomen dat beginbalansboekingen dubbel in het nieuwe boekjaar worden opgenomen.

Met de knop Doorgaan kun je nu het boekjaar afsluiten en het nieuwe boekjaar openen.

 

Als je hebt gekozen voor een Voorlopige afsluiting van het boekjaar kun je de voorlopige boekingsgang met de beginbalansboekingen wel inzien en afdrukken, maar niet wijzigen, verwerken of verwijderen.

Bij een Definitieve afsluiting kun je in het nieuwe boekjaar de boekingsgang met de beginbalans wijzigen en verwerken. Dit is slechts eenmalig uit te voeren. Mutaties die later nog volgen (correcties bijv.) kun je met ‘Aansluiting met vorig boekjaar’ uitvoeren in het opvolgende boekjaar.

 

Kies voor 'Doorgaan' om deze voorlopige boekingsgang te openen, of op 'Sluiten' om dit venster te sluiten.

3. Afdrukken/Wijzigen van de boekingsgang

De aangemaakte boekingsgang kun je nu afdrukken en/of wijzigen. Dit kan nu meteen (via de knop Doorgaan) maar ook later (via Financieel/Voorlopige boekingsgangen)

Als de boekingsgang eenmaal is verwerkt kun je hem niet meer aanpassen. Controleer dus de boekingsgang voordat je hem verwerkt!

NB: Het verdient aanbeveling om eerst de boekingsgang te controleren en eventueel aan te passen, vervolgens een aparte backup te maken (dus niet over een eerdere backup heen!) en daarna pas de boekingsgang te verwerken.

4. Vergeet niet

Vergeet niet om ná het afsluiten van het boekjaar:

 

Koppelingspictogram voor conceptenZie ook