Met de optie Autokosten kun je de kosten per voertuig bijhouden. Op basis daarvan kun je de vaste kosten, brandstofkosten en overige kosten berekenen. Om de Autokosten goed op te zetten, dien je de volgende stappen te volgen:
Vaste gegevens invoeren
- Ga naar programma Vaste gegevens autokosten dat je kunt vinden in menu Financieel, Autokosten, en voer op tabkaart Algemeen de vaste gegevens in. Om de autokosten door te boeken naar de financiële administratie moet je een dagboek invullen.
- Vervolgens kun je eventueel de verzekeringsgegevens invoeren;
- Op de tabkaart Kostensoorten kun je de kostensoorten invoeren die je wilt gaan gebruiken (bijvoorbeeld Afschrijving, Brandstof, Verzekering, Onderhoud). Per kostensoort kun je aangeven of en hoe die kosten geboekt moeten worden. Op de tabkaart Algemeen van de Vaste gegevens kun je de default-kostensoort invullen;
- Ten slotte kun je eventueel vrije rubrieken (extra invoervelden) voor de voertuigen aanmaken. Als de vaste gegevens goed zijn ingesteld, kun je die afsluiten.
Voertuiggegevens invoeren
- Nu kun je je voertuigen gaan invoeren met programma Voertuiggegevens, ook te vinden in menu Financieel, Autokosten. Tip: beschik je over de optie Vaste Activa, dan kun je op de tabkaart Algemeen van de Voertuiggegevens het bijbehorende activum selecteren. De afschrijvingen worden dan getoond zoals die bij het activum zijn vastgelegd;
- Op diezelfde tabkaart kun je ook instellen of de kosten van dit voertuig verwerkt moeten worden in de financiële administratie van King. Als je dat wilt, moet je kiezen voor een financiële koppeling;
- Op de tabkaart Financieel kun je voor dit voertuig eventueel een kostenplaats en/of kostendrager selecteren;
Autokosten bijhouden en verwerken
- Ten slotte kun je per voertuig de kosten gaan invoeren met programma Autokosten, ook te vinden in menu Financieel, Autokosten. De ingevoerde kosten kun je boeken in de financiële administratie van King (indien zo ingesteld in de voertuiggegevens). Er wordt een boekingsgang aangemaakt; als je de volgende autokosten ook in deze boekingsgang wilt opnemen, moet je het venster open laten staan!
Tip: Voor een nauwkeurige berekening van het verbruik dien je steeds vol te tanken!
Zie ook