Invoeren weekstaat
Verkopen > Projecten > Invoeren weekstaat > knop Wijzigen/Toevoegen

Met dit programma kun je snel een weekstaat invoeren. Ook kunnen overige kosten worden ingevoerd, bijvoorbeeld om kilometers of lunchbonnen te verantwoorden. Eigenlijk is de weekstaat een vereenvoudigde variant van het projectmutatiebestand. De weekstaat heeft wel enkele beperkingen: je kunt geen artikelen invoeren, en de weekstaat geldt voor één medewerker en één week. Wil je meer mogelijkheden, dan kun je beter programma Invoeren projectmutaties gebruiken. Bij het invoeren van de weekstaat heb je de volgende mogelijkheden.  

Medewerker

De medewerker van wie je de uren invoert. Mutaties voor een andere medewerker kun je toevoegen via een andere weekstaat of via het bijbehorende projectmutatiebestand (te openen via de knop Projectmutatie onderaan op het venster of programma Invoeren projectmutaties); maar deze mutaties worden niet zichtbaar in deze weekstaat. Zolang de weekstaat nog niet is ingeleverd, kun je de ingevoerde medewerker wijzigen via het Muteren-menu, keuze Verplaatsen weekstaat.

Jaar/Week

Jaartal en weeknummer waarvan je de uren invoert. De weken worden in King genummerd overeenkomstig de internationale standaard ISO 8601. Mutaties voor een andere week kun je toevoegen via een andere weekstaat of via het bijbehorende projectmutatiebestand (te openen via de knop Projectmutatie onderaan op het venster); maar niet al deze mutaties zijn zichtbaar te maken in deze weekstaat. Zolang de weekstaat nog niet is ingeleverd, kun je de ingevoerde jaar/week wijzigen via het Muteren-menu, keuze Verplaatsen weekstaat.

Let op: zijn via het bijbehorende projectmutatiebestand Activiteiten of Overige kosten toegevoegd voor de betreffende medewerker en week, dan krijg je bij het openen van de weekstaat de vraag of je die regels wilt converteren naar weekstaatregels. Beantwoord deze vraag met Ja als je deze regels via de weekstaat wilt kunnen wijzigen. Antwoord je met Nee, dan zijn die regels alleen te wijzigen via het projectmutatiebestand.

Tip:

Via het Weergeven-menu, keuze Weekstaat toevoegen, kun je snel een weekstaat toevoegen voor de gewenste week. Je hebt dan de keuze uit

  • Huidig weeknummer, het huidige weeknummer wordt geselecteerd;
  • Hoogst gebruikte weeknummer plus één, het hoogst gebruikte weeknummer plus 1 wordt geselecteerd;
  • Laatst toegevoegde weeknummer plus één, het laatst toegevoegde weeknummer plus 1 wordt geselecteerd.

Weekstaat

Voor de ingevoerde medewerker en week kun je vervolgens de uren inzien of invoeren:

  • Project, het project waarop de uren moeten worden geboekt. Wijzig je het project, dan worden de kostprijzen, verkoopprijzen en het aantal declarabel opnieuw bepaald (ook van de bijbehorende overige kosten); King geeft in dat geval een melding (indien zo ingesteld in het Weergeven-menu);
  • Omschrijving project, de omschrijving van het betreffende project;
  • Projectonderdeel, het projectonderdeel waarop de uren moeten worden geboekt. Wijzig je het projectonderdeel, dan worden de kostprijzen, verkoopprijzen en het aantal declarabel opnieuw bepaald (ook van de bijbehorende overige kosten); King geeft in dat geval een melding (indien zo ingesteld in het Weergeven-menu);
  • Omschrijving projectonderdeel, de omschrijving van het betreffende projectonderdeel;
  • Activiteit, selecteer hier de betreffende Activiteit. Door het wijzigen van de activiteit worden de prijzen van de activiteitboekingen van deze regel opnieuw bepaald; King geeft in dat geval een melding (indien zo ingesteld in het Weergeven-menu). Bij het wijzigen van de activiteit blijft de bestaande Omschrijving staan. Elders op het venster kun je per weekdag de Omschrijving inzien of wijzigen (met F9);
  • Omschrijving activiteit, de omschrijving van de betreffende Activiteit;
  • Ma t/m Zo, via het menupunt Weergeven stel je in hoe de uren moeten worden ingevoerd:
    • Uren invoeren in decimalen, dus drie kwartier voer je in als 0,75;
    • Uren invoeren in tijdnotatie (uu:mm), dus drie kwartier voer je in als 00:45;
    • Uren invoeren met begin- en eindtijd, dus hierbij berekent King het bestede aantal uren en minuten op basis van de ingevoerde begin- en eindtijd. Als de begintijd na de eindtijd ligt, gaat King er van uit, dat de eindtijd op de volgende dag valt. Dus een begintijd van 20:00 en een eindtijd van 00:30 resulteert in een bestede tijd van 4 uur en 30 minuten.

    Afhankelijk van de gekozen invoermethode kun je hier het bestede aantal, de bestede tijd of de begin- en eindtijd invoeren. Bij Aantal besteed en Tijd besteed is een negatieve waarde toegestaan. In het Weergeven-menu stel je in, met hoeveel decimalen de ingevoerde uren moeten worden getoond. Invoer van minuten is niet mogelijk als het Aantal decimalen aantallen van het projecttarief 0 of 1 is. Met de functietoetsen F6, F7 of F8 (of via het muismenu) kun je het bijbehorende overige-kostentarief selecteren, dat is ingesteld via het Muteren-menu, keuze Sneltoetsen overige kosten definiëren. Gebruik F9 om de omschrijving te wijzigen. Na het wijzigen van de omschrijving, categorie of opmerking, kun je met F9 weer terug naar de huidige weekdag;

  • Totaal, het totale aantal uren van deze weekstaatregel (activiteit).

Tips

  • Met de knop Insert of Toevoegen kun je een regel toevoegen en met Shift+Delete of Verwijderen een regel verwijderen. Regels die zijn overgenomen van een vorige weekstaat kun je alleen verwijderen door eerst via het Weergeven-menu Projecten overnemen van vorige weekstaat uit te zetten;
  • De dag die de selectie heeft kun je verwijderen (inclusief de eventuele overige kosten) met Delete of door 0 uur in te vullen;
  • Artikelen kun je toevoegen via het bijbehorende projectmutatiebestand (te openen via de knop Projectmutatie onderaan op het venster); maar deze artikelregels worden niet zichtbaar in de weekstaat;
  • Kolommen kun je zichtbaar of onzichtbaar maken door met de rechtermuisknop op de kolommen te klikken;
  • Via het Weergeven-menu kun je via Projecten overnemen van vorige weekstaat instellen, dat alvast (lege) weekstaatregels worden aangemaakt voor de projecten uit de vorige weekstaat, inclusief de projectonderdelen en activiteiten. Als doorgaans aan dezelfde projecten wordt gewerkt, kun je zo de gewerkte uren nog sneller invoeren. Wordt er een regel overgenomen waaraan deze week geen uren zijn besteed, dan kun je die gewoon laten staan. Lege regels worden namelijk niet opgeslagen;
  • Via het muismenu kun je de regels sorteren op volgorde van invoer;
  • Uren die zijn ingevoerd via een andere invoermethode, zijn alleen te wijzigen door in het Weergeven-menu de oorspronkelijke invoermethode te kiezen. Die oorspronkelijke invoermethode kun je achterhalen door de muisaanwijzer naar de weekdag te bewegen;
  • Bij de invoermethode Begintijd/Eindtijd is in de hint aangegeven hoeveel uur is ingevoerd;
  • Zie ook bij Tips om snel uren in te voeren.

Overige projectmutaties

Onder de weekstaatregels worden de projectmutaties weergegeven, die wel betrekking hebben op deze medewerker/week maar die niet zijn ingevoerd via deze weekstaat maar via een (ander) projectmutatiebestand. Deze mutaties zijn alleen te wijzigen door met de muisaanwijzer op de betreffende weekdag te gaan staan en via de knop Projectmutatie (onderaan) naar het bijbehorende projectmutatiebestand te gaan.

Totaal

Het totaal per weekdag van de weekstaatregels en de overige projectmutaties. Met behulp hiervan kun je gemakkelijk het aantal uur per weekdag controleren.

Omschrijving

De omschrijving van de activiteit per weekdag. Default-waarde is de Tekst op factuur van het projecttarief. Gebruik F9 om de omschrijving te wijzigen.

Categorieën

Vul hier de categorieën in die op deze weekdag/activiteit van toepassing zijn. Deze worden overgenomen naar het bij deze weekstaat behorende projectmutatiebestand. In de hint is de volledige inhoud van dit veld in te zien. Met de knop rechts in het invoerveld kun je categorieën selecteren. In het menu Weergeven > Meldingen kun je instellen of KING ERP je een waarschuwing moet geven als je een onbekende categorie invoert. Kies in menu Weergeven > Meldingen voor Categorie zoeken binnen project als je een melding wilt bij een bestaande categorie die in dit project nog niet voorkwam.

Opmerking

Per weekdag/activiteit kun je hier een opmerking bijhouden. Dit onderdeel wordt alleen getoond als dit in het Weergeven-menu zo is ingesteld.

Debiteur

Nummer en naam van de bijbehorende debiteur.

Overige kosten

Dit onderdeel wordt alleen getoond als dit in het Weergeven-menu zo is ingesteld. Per weekdag/activiteit kun je hier de eventuele overige kosten bijhouden, bijvoorbeeld gereden kilometers of lunchbonnen:

  • Code, selecteer hier het projecttarief;
  • Aantal besteed, het bestede aantal. Bij een doorbelasting is dat aantal altijd 1;
  • Kostprijs, de kostprijs van het projecttarief. Bij een doorbelasting vul je hier het betreffende bedrag in;
  • Omschrijving, default-waarde is de Tekst op factuur van het projecttarief. Een Enter in dit veld zie je terug als een |;
  • Opmerking, in dit veld kun je eventueel een opmerking bijhouden voor intern gebruik. Een Enter in dit veld zie je terug als een |.

Met Insert of de knop Toevoegen kun je een overige-kostenregel toevoegen en met Delete of de knop Verwijderen een overige-kostenregel verwijderen. Wijzigingen kun je opslaan met Opslaan of ongedaan maken met Annuleren.

Knoppen

Let op: zijn aan het bijbehorende projectmutatiebestand artikelregels toegevoegd of mutaties van andere medewerkers of een andere week, dan zijn die niet zichtbaar in deze weekstaat, maar het inleveren, terughalen, accepteren en verwijderen van deze weekstaat zal ook betrekking hebben op deze niet-zichtbare mutaties! King geeft in dat geval een melding.

  • Projectmutatie, bij elke weekstaat hoort een apart projectmutatiebestand. Klik op deze knop om naar dit bijbehorende projectmutatiebestand te gaan. Dat is niet mogelijk als deze weekstaat vanuit het projectmutatiebestand geopend is. Het venster met deze weekstaat wordt pas weer actief nadat het projectmutatiebestand is afgesloten;
  • Terughalen, alle projectmutaties van deze weekstaat met de status Ingeleverd krijgen weer de status Concept;
  • Inleveren, alle projectmutaties van deze weekstaat met de status Concept krijgen hiermee de status Ingeleverd;
  • Accepteren, hiermee kun je het bijbehorende projectmutatiebestand accepteren. Als in deze weekstaat nog concept-regels voorkomen, kun je die eventueel eerst de status Ingeleverd geven;
  • Toevoegen, klik hierop om een nieuwe weekstaat toe te voegen voor de medewerker van de huidige weekstaat;
  • Verwijderen, met deze knop wordt deze hele weekstaat definitief verwijderd inclusief het complete bijbehorende projectmutatiebestand! Verwijderen is alleen mogelijk als de weekstaat geen ingeleverde of geaccepteerde regels bevat;
  • Sluiten, de wijzigingen worden opgeslagen en het venster wordt gesloten.

Koppelingspictogram voor conceptenZie ook