Invoeren projectmutaties
Verkopen > Projecten > Invoeren projectmutaties > knop Wijzigen/Toevoegen

Met dit programma kunnen projectmutaties worden ingevoerd of gewijzigd.

Projectmutaties zijn o.a. bestede uren, machinegebruik, gebruikt materiaal, enz. Bij het invoeren van een projectmutatie worden de artikelen automatisch gereserveerd. De voorraad wordt pas afgeboekt bij het accepteren van de projectmutatie.

Projectmutaties kunnen ook worden ingevoerd via programma:

  • Invoeren boekingen, via het referentienummer of de knop Project, hier kan direct worden geboekt op een project.
  • Projectgegevens, vanuit de projectstructuur. Versleep gewoon de betreffende projectonderdelen en voorcalculatieregels naar de tabkaart Projectmutaties en de mutaties worden ingevoerd.
  • Werkbonnen, zodra een werkbon de status Afgehandeld krijgt, worden op basis van de werkbon automatisch projectmutaties aangemaakt (alleen met optie Uren 3 of Projecten 2).
  • Invoeren weekstaat, projectmutaties ingevoerd via de weekstaat zijn via programma Invoeren projectmutaties slechts beperkt te wijzigen en kunnen niet worden verwijderd. Wel kunnen regels worden toegevoegd (ook artikelregels of mutaties voor een andere medewerker), maar niet al die extra regels zijn zichtbaar te maken in de weekstaat.
  • Importeren projectmutaties via de optie XML-koppeling projectgegevens.

Volgnummer

Het volgnummer van het projectmutatiebestand.

Afhankelijk van de instelling in de Vaste gegevens projecten wordt het volgnummer automatisch aangemaakt en kan nog worden gewijzigd. Bij een bestaand mutatiebestand is het nummer niet te wijzigen.

Omschrijving

De omschrijving van het mutatiebestand (maximaal 40 posities).

Weekstaat

zie Invoeren weekstaat

Herkomst

Is het projectmutatiebestand aangemaakt via de weekstaat, dan worden hier het betreffende jaar, weeknummer en medewerker vermeld. De Herkomst is dan Invoeren weekstaat.

Aangemaakt op / Aangemaakt door

Datum waarop en door welke gebruiker het mutatiebestand is aangemaakt.

Status

Als een vakje is geselecteerd, wil dat zeggen dat er regels met die status in het bestand voorkomen. De status kan namelijk per mutatieregel verschillen.

Mutatieregels

In het Weergeven-menu kunnen de weer te geven mutatieregels worden geselecteerd op status.

Zie hieronder voor een toelichting op de getoonde gegevens. Onderaan het venster kan een mutatieregel worden ingevoerd, gewijzigd of verwijderd.

 

Let op:

  • in het Weergeven-menu stel je in, in welke volgorde de mutaties moeten worden ingevoerd (bijv. eerst project, dan medewerker, dan activiteit, of andersom). Wil je bijv. een aantal mutaties van een bepaalde medewerker invoeren, dan begin je met het veld Medewerker.
    In het     Weergeven-menu kan worden ingesteld welke velden je bij het invoeren van de regels wilt overslaan.
  • In het Weergeven-menu kan ook worden ingesteld hoe de Activiteiten worden ingevoerd: in decimalen, in tijdnotatie of via begintijd/eindtijd.
    Invoer van minuten is niet mogelijk als het Aantal decimalen aantallen van het projecttarief 0 of 1 is.
  • Wijzigen is alleen mogelijk bij een mutatieregel met de status Concept of Afgekeurd.
    Een projectmutatie die gekoppeld is aan het journaal, kan alleen via het journaal worden gewijzigd. zie ook bij Mutaties inleveren/terughalen. Projectmutaties die zijn ingevoerd via de Weekstaat zijn te wijzigen door via de knop Weekstaat (rechts) naar de Weekstaat te gaan. Deze mutaties zijn via Invoeren projectmutaties slechts beperkt te wijzigen.

  • Soort, de mutatie betreft een Activiteit, een Artikel of Overige kosten.

  • Artikel/Tarief, selecteer hier het projecttarief of het artikel (vanaf optie Projecten).

  • Omschrijving, van de mutatie. De default-waarde is de omschrijving van het projecttarief of het artikel. Deze omschrijving kan eventueel worden aangepast. De omschrijving wordt ook op de factuur afgedrukt, afhankelijk van de gekozen detaillering.

  • Projectcode, geef hier aan op welk project de mutatie betrekking heeft. Het project moet de status In voorbereiding of Onderhanden hebben. Niet te wijzigen bij een weekstaatregel.

  • Projectomschrijving,

  • Projectonderdeel, geef hier aan op welk projectonderdeel de mutatie betrekking heeft. Niet te wijzigen bij een weekstaatregel.

  • Soort onderdeel, Regie of Termijn. Niet te wijzigen.

  • Medewerker, vul hier de betreffende projectmedewerker in.
    Dat is ook mogelijk bij een Artikel of Overige kosten (bijvoorbeeld verreden kilometers), maar bij een Activiteit is de medewerker verplicht. Met F9 of via het muismenu kan de medewerker worden geselecteerd die is gekoppeld aan de gebruikerscode waarmee in King is aangemeld. Niet te wijzigen bij een weekstaatregel.

  • Categorieën, aan elke mutatieregel kan één of meer categorieën worden toegekend (vergelijkbaar met selectiecodes).
    Met de knop rechts in het invoerveld kun je     categorieën selecteren. Bij het afdrukken van de projectmutaties en in programma Info projecttotalen kan op categorie worden geselecteerd.
    In het menu Weergeven > Meldingen kun je instellen of KING ERP een waarschuwing geeft als er een onbekende categorie wordt ingevoerd.
    Kies in menu Weergeven > Meldingen voor Categorie zoeken binnen project als je een melding wilt bij een bestaande categorie die in dit project nog niet voorkwam.

  • Aantal besteed / Tijd besteed / Begintijd-Eindtijd, het aantal eenheden van het projecttarief of het artikel dat aan dit projectonderdeel werkelijk besteed is.
    Bij een projecttarief met een doorbelastingspercentage is dit aantal altijd 1. Via F9 of het muismenu kun je het aantal begroot minus het aantal eerder besteed selecteren. Het aantal begroot en het aantal eerder besteed worden weergegeven in de hint bij dit invoerveld.
    Voor de berekening van het aantal dat al eerder besteed is, wordt gekeken naar de projectmutaties en naar de nog niet afgehandelde werkbonnen. De artikelvoorraad in een projectmutatie wordt automatisch gereserveerd.
    Wordt het Aantal besteed van een artikel gewijzigd, dan controleert King of de voorraad toereikend is (afhankelijk van de instelling in de Vaste gegevens). Voor Activiteiten kan bij het Weergeven-menu (voor nieuwe regels) of via de rechtermuisknop (voor de huidige regel) worden ingesteld hoe de uren moeten worden ingevoerd:

    • Uren invoeren in decimalen, drie kwartier geef je in als 0,75.
    • Uren invoeren in tijdnotatie (uu:mm), drie kwartier geef je in als 00:45.
    • Uren invoeren met begin- en eindtijd, hierbij berekent King het bestede aantal uren en minuten op basis van de ingevoerde begin- en eindtijd.
      Als de begintijd na de eindtijd ligt, gaat King er van uit, dat de eindtijd op de volgende dag valt. Dus een begintijd van 20:00 en een eindtijd van 00:30 resulteert in een bestede tijd van 4 uur en 30 minuten.

    Afhankelijk van deze keuze kun je hier het bestede aantal, de bestede tijd of de begin- en eindtijd invoeren. Bij Aantal besteed en Tijd besteed is een negatieve waarde toegestaan. Wordt de invoermethode gewijzigd, dan is het mogelijk dat het kostprijs- of verkoopprijsregeltotaal wijzigt. Een melding volgt met de mogelijkheid om de wijziging ongedaan te maken.
    Dat is bijv. het geval als je 20 minuten invoert bij een prijs van 100 euro, wat resulteert in een regeltotaal van 33,33 euro. Wijzig je de invoermethode vervolgens in decimalen, dan wordt het aantal besteed 0,33, wat zou resulteren in een regeltotaal van 33 euro.

  • Aantal declarabel/Tijd declarabel, in de factuureenheid van het projecttarief (als die er is), en anders in de eenheid van het artikel of projecttarief.
    Alleen bij regieprojecten en regieprojectonderdelen. Default-waarde is het Aantal/Tijd besteed, omgerekend naar de factuureenheid.
    Het declarabele aantal kan eventueel worden gewijzigd, als er meer of minder gefactureerd moet worden dan er is besteed. Bij een projecttarief met een doorbelastingspercentage is het Aantal declarabel altijd 1.
    Afhankelijk van huidige invoermethode kun je hier het declarabele aantal of de declarabele tijd invoeren:
    • Aantal declarabel, drie kwartier geef je in als 0,75.
    • Tijd declarabel, drie kwartier geef je in als 00:45.

    Een negatieve waarde is hierbij toegestaan.

  • Datum, van de mutatie, bijv. de datum waarop de projectmedewerker de activiteiten heeft verricht. Niet te wijzigen bij een weekstaatregel.
    Tip    : als je alleen de dag invoert en dan het veld verlaat (bijv. met Enter of Tab), zet King de huidige maand en het huidige jaar erachter.

     

  • Directe inkoop, bij artikelen, medewerkers en overige kosten kan worden aangegeven dat het om een directe inkoop gaat.
    Let op: bij een directe inkoop wordt de voorraad niet bijgewerkt. Ook blijft een eventuele partijen en serienummerregistratie achterwege! Bij een externe medewerker wordt het vakje Directe inkoop automatisch geselecteerd.

  • Leverancier, van de directe inkoop.

  • Magazijn, bij een artikelregel wordt hier het magazijn ingegeven waaruit het artikel afkomstig is. Niet bij directe inkoop.

  • Locatie, bij een artikelregel wordt hier de magazijnlocatie ingegeven waaruit het artikel afkomstig is. Niet bij directe inkoop.

  • Partij, bij een partij-registrerend artikel geef je hier de partij in waaruit het artikel afkomstig is. Is het artikel afkomstig uit verschillende partijen, dan dient voor elke partij een aparte mutatieregel te worden aangemaakt. Niet bij directe inkoop.

De overige gegevens van de mutatieregel zijn in te zien en te muteren op de volgende tabkaarten:

Knoppen invoerregel

Opslaan / Annuleren, bewaar of annuleer de invoer van de nieuwe projectmutatieregel.

Toevoegen / Tussenvoegen, met de knop Toevoegen of Tussenvoegen kun je een projectmutatieregel toe- of tussenvoegen.

Toon archiefstuk, met deze knop kun je het digitale archiefstuk weergeven, welke aan de journaalpost is gekoppeld waar ook een projectmutatie bij is gemaakt.

Verwijderen, hiermee kun je een projectmutatieregel verwijderen, maar alleen als die regel nog in Concept staat.

Knoppen projectmutatie

  • Weekstaat, is aan dit projectmutatiebestand een weekstaat gekoppeld, dan kan met deze knop naar deze weekstaat worden gegaan.
    Dat is niet mogelijk als dit projectmutatiebestand vanuit de weekstaat is geopend. Het venster met dit projectmutatiebestand wordt pas weer actief nadat de weekstaat is afgesloten.
  • Terughalen, met de knop Terughalen worden alle mutatieregels met de status Ingeleverd teruggezet op de status Concept.
    Mutaties die al zijn geaccepteerd door de projectleider zijn al financieel verwerkt en kunnen alleen worden teruggehaald met programma     Accepteren mutaties. Het terughalen van een projectmutatie is alleen mogelijk als die projectmutatie niet is gekoppeld aan het journaal. De koppeling met het journaal wordt automatisch gelegd als vanuit Invoeren boekingen via de knop Project direct op een projectmutatie wordt geboekt.
    De koppeling kan eventueel worden verwijderd door in het Muteren-menu te kiezen voor Ontkoppelen van journaal.
    Let op: wordt een geaccepteerde projectmutatie na het ontkoppelen teruggehaald, dan moet er nog een correctieboeking worden gemaakt (zie bij Overzicht projectmutaties).
  • Inleveren, met de knop Inleveren kun je in één keer alle mutatieregels met de status Concept ter controle aanbieden aan de teamleider en/of projectleider. Deze mutatieregels krijgen automatisch de status Ingeleverd.
    De ingeleverde mutaties kunnen vervolgens door de teamleider worden     goedgekeurd (of afgekeurd), en door de projectleider worden geaccepteerd (geboekt).
  • Accepteren, de mutaties kunnen hiermee door de projectleider worden geaccepteerd (geboekt).
  • Overzicht, klik op de knop Overzicht voor een overzicht van de ingevoerde uren en mutaties.
  • Toevoegen, klik hierop om een nieuw projectmutatiebestand aan te maken.
  • Verwijderen, met deze knop wordt het projectmutatiebestand definitief verwijderd.
    Het verwijderen van een projectmutatiebestand is niet mogelijk als een of meer mutaties in dat bestand zijn gekoppeld aan het journaal. De koppeling met het journaal wordt automatisch gelegd als vanuit Invoeren boekingen via de knop Project direct op een projectmutatie wordt geboekt. De koppeling kun je eventueel verwijderen door in het Muteren-menu te kiezen voor Ontkoppelen van journaal.
  • Sluiten, het venster wordt gesloten.

Koppelingspictogram voor conceptenZie ook