E-mail verzenden vanuit KING ERP 

 

Vanuit King kun je automatisch e-mail berichten verzenden naar je relaties.

Zoals bijv. een bestelling in pdf-formaat naar je leverancier, een factuur in pdf-formaat naar je klanten, of de balans naar je accountant.

 

Om dit in te stellen volg je de volgende stappen:

A. Verzenden van e-mail met een orderdocument (orderbevestiging, factuur, etc.) of een aanmaning, bestelbrief of projectfactuur.

  1. Vul in programma Bedrijfsgegevens, tabkaart E-mail, de mailserver, poort, gebruiker, toegangscode en maximale berichtgrootte in.
  2. Voeg een Afdrukformaat toe (of wijzig een bestaand Afdrukformaat) voor het gewenste formaat en selecteer het vakje E-mail verzenden.
  3. Zie bij tabkaart E-mailgegevens uitleg (Help (F1=Online Help, Ctrl-F1=Offline Help)) omtrent de in te vullen velden, en indien het een Buckaroo of Tikkie betalingsmail betreft.
    NB. het veld     E-mailadres bij Ontvanger(s) hoef je niet in te vullen, want dat wordt bepaald op het moment dat de e-mail naar de debiteur of crediteur wordt verstuurd.
  4. In programma Vaste gegevens debiteuren / Vaste gegevens crediteuren kan bij 'Algemene instellingen' vastgelegd worden welke contactpersoon de default-ontvanger is van e-mail. Per debiteur/crediteur kan deze default nog gewijzigd worden.
  5. Bij de debiteuren/crediteuren die een document via e-mail moeten ontvangen, voeg je op de tabkaart Documenten voor het betreffende document het juiste afdrukformaat toe.
    NB. bij de contactpersoon die de e-mail zal ontvangen moet uiteraard wel het e-mailadres zijn ingevuld.
  6. Worden facturen elektronisch verstuurd, dan kun je als extra service eventueel periodiek een papieren afstemmingsoverzicht naar je debiteuren sturen. Het afstemmingsoverzicht is niet meer verplicht. Dit overzicht kan vanuit King afgedrukt worden op basis van de factuurhistorie (vanaf King Factureren met Factuurhistorie).

B. Verzenden van e-mail met een ander King-document

  1. Vul in programma Bedrijfsgegevens, tabkaart E-mail, de mailserver, poort, gebruiker en toegangscode in (als dat nog niet is gebeurd).
  2. Voeg een Afdrukformaat toe (of wijzig een bestaand Afdrukformaat) voor het gewenste formaat en selecteer het vakje E-mail verzenden.
  3. Op de tabkaart E-mailgegevens vul je het E-mailadres van de ontvanger(s) en eventueel andere velden in, zie hiervoor bij: 'E-mailgegevens'.
  4. Bij het afdrukken van het betreffende document kies je voor de knop Bestand en selecteer je het juiste Afdrukformaat.

Koppelingspictogram voor conceptenZie ook