Debiteurgegevens: Documenten
Debiteuren > Debiteuren > knop Wijzigen/Toevoegen > tab Documenten

Op deze tabkaart kan worden ingesteld, in welke vorm deze debiteur de offertes, orderdocumenten (orderbevestiging, pakbon, factuur, enz.) en aanmaningen moet ontvangen.

Elk document kan worden afgedrukt op papier en/of naar één of meer afdrukformaten.

Bijvoorbeeld: de factuur op papier én als bestand, de pakbon alleen op papier, enz. De defaults kunnen worden ingesteld bij de Vaste gegevens debiteuren.

Documenten / Afdrukformaten

Links op de tabkaart worden de documenten weergegeven in een zgn. boomstructuur. Elk document is een tak, die opengeklapt kan worden door op het vakje $image\tree_ingeklapt.gif$ te klikken.

De weergave kan ook worden gewijzigd met het numerieke toetsenbord, zie Sneltoetsen.

Bij elk document behoren één of meer afdrukformaten.

Bijvoorbeeld: Mocht je een factuur als email willen versturen, dan wordt de factuur als bijlage meegestuurd, kies dan bijvoorbeeld bij Factuur 'Direct' voor

Afdruk op papier - Nooit

Toevoegen uitvoerformaat: kies een pdf document wat per email wordt verstuurd (zie Afdrukformaten en verder)

Per document per afdrukformaat kan het volgende worden ingesteld:

Afdrukformaat

In eerste instantie is per document één afdrukformaat beschikbaar: Afdruk op papier. Klik op de knop Toevoegen… links onder op de tabkaart om een Extra afdruk op papier of een afdruk naar bestand toe te voegen.

De gewenste afdrukformaten kunnen worden vastegelegd met programma Afdrukformaten.

Mocht er al een bestand voorkomen met die naam, dan wordt het bestand wel opgeslagen onder de opgegeven naam, maar dan aangevuld met een volgnummer, bijvoorbeeld bestand(1).pdf.

Met de knop Verwijderen links onder op de tabkaart kan de Extra afdruk op papier of het afdrukformaat weer verwijdert worden.

Let op: indien de orders van deze klant via een EDI-koppeling worden ontvangen, dan kan aan de factuur en de pakbon een afdrukformaat XML gekoppeld worden.

In de kolom Afdrukken (zie hierna) kies je bij het XML-afdrukformaat voor Alleen bij EDI-orders of Altijd.

Alleen bij de opties EDI-koppeling en Documenten afdrukken in XML-formaat. Afdrukken naar XML-formaat is bij Offertes niet mogelijk.

Afdrukken

Geef hier aan in welke gevallen deze debiteur een afdruk van het document in dit formaat moet ontvangen.

Altijd, het document wordt voor deze debiteur altijd in dit formaat afgedrukt.
Niet bij EDI-orders, het document wordt in dit formaat afgedrukt, behalve bij EDI-orders (alleen met de optie EDI-koppeling).
Bij het formaat Afdruk op papier kun je hier bijvoorbeeld voor kiezen. Alleen van toepassing bij orderdocumenten.
Alleen bij EDI-orders, het document wordt alleen dan in dit formaat afgedrukt, als het om een EDI-order gaat (alleen met de optie EDI-koppeling).
Deze keuze is alleen van toepassing bij een XML-afdrukformaat. Kies hiervoor als deze debiteur gebruikt maakt van een EDI-koppeling. Alleen van toepassing bij orderdocumenten.
Nooit, het document wordt voor deze debiteur nooit in dit formaat afgedrukt.
Let op: zorg ervoor dat bij elke debiteur ten minste één pakbonformaat kan worden afgedrukt, anders kan aan deze debiteur niet worden geleverd (ook niet als het afdrukken van de pakbon niet verplicht is)!

Let op: behoort deze debiteur tot een inkoopcombinatie, dan worden bij het afdrukken van de factuur en de proforma nota de instellingen van de factuurdebiteur (de inkoopcombinatie) gebruikt!

Layout excl. BTW
Layout incl. BTW

Beschik je over de optie Document-layouts per debiteur, dan kan eventueel een afwijkende layout worden geselecteerd.

Gebruik je deze optie niet of wordt geen layout ingegeven, dan wordt de layout gebruikt die is geselecteerd in programma Vaste gegevens orders/facturering.

Bij een XML-afdrukformaat kan geen layout worden geselecteerd, want bij dat afdrukformaat worden altijd alle gegevens geëxporteerd.

Bij de aanmaningen kan alleen een Layout incl. BTW worden geselecteerd.

E-mail

Wordt een document afgedrukt als bestand, dan kan het ook eventueel via e-mail worden verzonden naar de debiteur.

Vul onder het Uitvoerformaat bij 'E-mail aan' en/of bij 'CC', 'BCC', dan de ontvanger(s) van de e-mail in.

Kies uit:

Contactpersoon van document, dat is de default-contactpersoon van de functie die is ingesteld in programma Default-contactpersonen.
Is bij deze contactpersoon geen e-mailadres ingevuld, dan wordt het e-mailadres van het vestigingsadres gebruikt.
- Wil je deze e-mail ook naar andere contactpersonen sturen, kies in het rechtermenu voor één van de contactpersonen van deze debiteur.
  Vervolgens klik je op de knop <- Aan (of '<- CC', '<- BCC'), en de contactpersoon wordt toegevoegd. De contactpersoon kan ook met de muis versleept worden.
E-mail vestigingsadres, de e-mail wordt verzonden naar het e-mailadres dat bij het vestigingsadres is ingevuld.
- Wil je deze e-mail ook naar andere contactpersonen sturen, kies in het rechtermenu voor één van de contactpersonen van deze debiteur.
  Vervolgens klik je op de knop < Aan (of '<- CC', '<- BCC'), en de contactpersoon wordt toegevoegd. De contactpersoon kan ook met de muis versleept worden.
E-mail correspondentie-adres, de e-mail wordt verzonden naar het e-mailadres dat bij correspondentie-adres is ingevuld.
- Wil je deze e-mail ook naar andere contactpersonen sturen, kies in het rechtermenu voor één van de contactpersonen van deze debiteur.
  Vervolgens klik je op de knop < Aan (of '<- CC', '<- BCC'), en de contactpersoon wordt toegevoegd. De contactpersoon kan ook met de muis versleept worden.
E-mail verzendadres, de e-mail wordt verzonden naar het e-mailadres dat bij het verzendadres is ingevuld. Alleen beschikbaar bij de offerte- en orderdocumenten.
- Vervolgens klik je op de knop < Aan (of '<- CC', '<- BCC'), en de contactpersoon wordt toegevoegd. De contactpersoon kan ook met de muis versleept worden.
Zelf selecteren, kies hiervoor als je het mail-bericht niet wilt verzenden naar de contactpersoon van het gekozen document, maar naar een of meer andere contactpersonen van deze debiteur.
- Wil je deze e-mail ook naar andere contactpersonen sturen, kies in het rechtermenu voor één van de contactpersonen van deze debiteur.
  Vervolgens klik je op de knop < Aan (of '<- CC', '<- BCC'), en de contactpersoon wordt toegevoegd. De contactpersoon kan ook met de muis versleept worden.

De default-waarde is overeenkomstig de Vaste gegevens debiteuren.

In het Afdrukformaat kun je instellen dat er verplicht een contactpersoon bij 'E-mail aan' ingevuld moet zijn.
Contactpersonen die een kopie van de e-mail moeten ontvangen, kunnen worden geselecteerd bij CC of BCC.
Rechts op de tabkaart klik je op één van de contactpersonen van deze debiteur. Vervolgens klik je op de knop < CC of < BCC en de contactpersoon wordt toegevoegd.
De contactpersonen kunnen ook met de muis worden versleept.

Naar Debiteurgegevens

Zie ook