Factuurhistorie
Verkopen > Factuurhistorie > Factuur zoeken en inzien

Met dit programma kun je historische facturen inzien en eventueel opnieuw afdrukken.

Ook kun je op basis van de historische order een nieuwe (credit)order aanmaken (zie Details factuurhistorie).

• NB. Alleen facturen die ná het activeren van de Factuurhistorie zijn aangemaakt, worden in de historie bewaard.

• De originele gegevens worden overgenomen, zowel prijzen als CBS-gegevens.

• Ook voor creditorderregels die uitgaan van historische gegevens worden de oorspronkelijke prijzen en CBS-gegevens van de factuur overgenomen.

• Indien je de Factuur verstuurd had via e-mail, kun je bij 'Bestand...' hier opnieuw voor kiezen. De gekoppelde contactpersoon wordt getoond.

Als je de keuze Alles weergeven bij openen in het Weergeven-menu uitzet, opent het programma zonder facturen.

Vooral als er veel facturen in de historie staan, zal het starten van de factuurhistorie veel sneller verlopen.

Factuur zoeken

Je kunt in de factuurhistorie zoeken op basis van:

• Debiteurnummer, van de debiteur die de order geplaatst heeft.

• Factuurdebiteur, het nummer van de debiteur naar wie de factuur is verzonden. Met de optie Inkoopcombinaties kan dat een andere debiteur zijn dan de debiteur die de order geplaatst heeft.

• Factuurnummer, afhankelijk van je keuze in de Vaste gegevens orders/facturering wordt gezocht inclusief voorloopspaties of voorloopnullen. Via het muismenu kun je deze zoek-instelling eventueel wijzigen.

• Ordernummer

• Extern ordernummer, dat in het externe pakket of in de webwinkel aan de order is toegekend. Alleen met de optie XML-koppeling orders en/of Koppeling met webwinkel. Er wordt ook gezocht op tekst die niet aan het begin staat.

• Offertenr., het nummer van de offerte op basis waarvan deze order is aangemaakt. Alleen vanaf versie Handel of met de optie Offertes.

• van - T/m Factuurdatum, je kunt een range factuurdatums opgeven.

• Orderreferentie, er wordt ook gezocht op tekst die niet aan het begin staat.

• Opmerking order, de opmerking van de order. Er wordt ook gezocht op tekst die niet aan het begin staat.

• Artikelcode, het artikelnummer. Alleen vanaf versie Artikelen.

• Omschr. orderregel, de omschrijving (Tekst op factuur) van de orderregels. Er wordt ook gezocht op tekst die niet aan het begin staat.

Je moet dan één of meer van de betreffende velden bovenaan op het venster invullen en dan afsluiten door op de knop Nu zoeken te klikken.

Alleen die facturen worden dan weergegeven, die aan de opgegeven criteria voldoen.

Overzicht facturen

Per factuur worden de volgende gegevens getoond:

• Factuursoort, de factuursoort is batch (via programma Afdrukken facturen), direct (via Invoeren orders) of project (met programma Afdrukken projectfacturen. alleen met de optie Projecten).

• Factuurnummer

• Factuurdatum

• Factuurdebiteurnr, debiteur naar wie de factuur is verzonden. Met de optie Inkoopcombinaties kan dat een andere debiteur zijn dan de debiteur die de order geplaatst heeft.

• Zoekcode, van de factuurdebiteur.

• Naam factuuradres, van de factuurdebiteur.

• Orderdebiteur, nummer van de orderdebiteur. Alleen weergegeven als alle orders van deze factuur dezelfde orderdebiteur hebben. Is dat niet zo, dan is deze kolom leeg.

• Naam orderdebiteur, van de orderdebiteur. Alleen weergegeven als alle orders van deze factuur dezelfde orderdebiteur hebben. Is dat niet zo, dan staat in deze kolom de tekst Verschilt per order.

• Naam verzendadres, alleen weergegeven als alle orders van deze factuur hetzelfde verzendadres hebben. Is dat niet zo, dan staat in deze kolom de tekst Verschilt per order.

• Valuta, van de order. Via het Weergeven-menu kun je instellen of bij facturen in een vreemde valuta de bedragen ook in de basisvaluta moeten worden weergegeven.

• Totaal excl. BTW, van deze factuur, in de valuta van de order.

• Totaal BTW, van deze factuur, in de valuta van de order.

• Totaal incl. BTW, van deze factuur, in de valuta van de order.

• Orderreferentie, alleen weergegeven als alle orders van deze factuur dezelfde orderreferentie hebben. Is dat niet zo, dan staat in deze kolom de tekst Verschilt per order.

• Extern ordernummer, alleen met de optie XML-koppeling orders en/of Koppeling met webwinkel. Dit externe ordernummer is het nummer dat in het externe pakket of in de webwinkel aan de order is toegekend. Alleen weergegeven als alle orders van deze factuur hetzelfde externe ordernummer hebben. Is dat niet zo, dan staat in deze kolom de tekst Verschilt per order.

• Offertenummer, het nummer van de offerte op basis waarvan deze order is aangemaakt. Alleen vanaf versie Handel of met de optie Offertes.

• Project, de projectcode. Alleen bij factuurregels die op een project betrekking hebben, en alleen met de optie Uren of Projecten.

• Verzamelfactuur, een vinkje in deze kolom geeft aan dat het om een verzamelfactuur gaat.
• Aangemaakt door, code van de gebruiker die de factuur heeft aangemaakt.
• Aanmaakdatum, datum en tijd waarop de factuur is aangemaakt.
• Order aangemaakt door, de gebruiker wordt hier weergegeven die de order heeft gemaakt.
• Order aangemaakt op, de datum wordt hier getoond wanneer de order is gemaakt.

Inzien

Klik op de knop Inzien voor een overzicht van de details van de factuur: de bijbehorende orders, orderregels en debiteurgegevens.

Ook heb je hier mogelijkheid om op basis van de historische order een kopie te maken en hiermee een nieuwe (credit)order aan te maken.

Voorbeeld

Je kunt hiermee een voorbeeld op scherm bekijken. Je ziet dan eerst met welke layout deze factuur is geprint, en je kunt kiezen voor dezelfde of een andere layout.

Bestand...

Je kunt de factuur opnieuw afdrukken, met dezelfde factuur of een andere layout.

Indien deze factuur was gemaild wordt in het volgende venster dezelfde contactpersoon met e-mailadres getoond.

Afdrukken

Via de knop Afdrukken kun je een factuur opnieuw afdrukken. Je hebt hierbij de volgende mogelijkheden:

• Layout-soort, hier geef je aan of je de factuur wilt afdrukken met een factuur-layout (eventueel met aangehechte acceptgiro), met een acceptgiro-layout of met beide. Dus als bij de facturering per ongeluk alleen de acceptgiro is afgedrukt, dan kun je via de Factuurhistorie toch nog een kopie-factuur afdrukken. Andersom is niet mogelijk, dus als bij de facturering alleen de factuur is afgedrukt, dan kun je die via de Factuurhistorie niet op een acceptgiro afdrukken.

• Printer selecteren, selecteer dit vakje als je voor deze afdruk een andere printer wilt gebruiken. Je kunt de factuur ook op het scherm opvragen, met behulp van de knop Voorbeeld.

• Layout selecteren, hiermee kun je instellen of je bij de afdruk een andere factuur en/of acceptgiro-layout wilt kunnen selecteren. Laat je dit vakje leeg, dan gebruikt het programma hetzelfde layoutnummer als de factuur oorspronkelijk had, maar wel zoals die layout er op dít moment uitziet! Als je deze layout in de tussentijd gewijzigd hebt, ziet de factuur er dus anders uit dan oorspronkelijk. Als het oorspronkelijke layout-nummer niet meer bestaat, krijg je daarvan een melding en kun je alsnog een andere layout selecteren.
  Op de factuur wordt KOPIE afgedrukt, als het veld Tekst origineel of kopie in de factuur-layout is opgenomen.

Let op: de serienummers die op de factuur worden afgedrukt, zijn alle tot dan toe geleverde serienummers van de betreffende order. Dat kunnen er meer zijn dan de serienummers die op de originele factuur zijn afgedrukt. Wil je achteraf een kopiefactuur kunnen afdrukken die er precies zo uitziet als de originele factuur, sla dan de factuur (ook) op in pdf-formaat, zie programma Debiteurgegevens.

Factuur verwijderen

Om één of meer historische facturen te verwijderen, kies je in het Muteren-menu voor Verwijderen factuurhistorie.

Nieuwe order aanmaken

Kies de factuur die je wilt kopiëren, klik op de knop Inzien voor een overzicht van de details.

In het volgende venster kun je op basis van de historische order een kopie maken om een nieuwe (credit)order aan te maken.

Maken van kopie of creditorder toegestaan

 

Zie ook