Vaste gegevens orders/facturering: Documenten
Verkopen > Vaste gegevens orders/facturering > tab Documenten

In deze tabkaart kun je per orderdocument (factuur, orderbevestiging, enz.) enkele instellingen vastleggen.

Document

Links op het venster staan de beschikbare documenten:

  • Offerte, vanaf versie Handel;

  • Orderbevestiging

  • Pakbon, vanaf versie Artikelen;

  • Pakbon directe levering, met de optie Directe inkopen;

  • Proforma-nota

  • Factuur batch, de facturen die je afdrukt met programma Afdrukken facturen;

  • Factuur direct, de factuur die je kunt afdrukken via programma Invoeren orders;

  • Factuur project, de facturen die op basis van de projecten worden afgedrukt met programma Afdrukken projectfacturen. Alleen met de optie Projecten;

  • Acceptgiro, hiermee wordt de ‘losse’ acceptgiro bedoeld; de aangehechte acceptgiro is onderdeel van de factuur of aanmaning-layout en hoeft niet apart te worden ingesteld. Vanaf versie Financieel.

Je selecteert een document en kunt vervolgens rechts op het venster voor dat document de volgende gegevens instellen:

Nummering

  • Voor factuur direct, factuur batch en factuur project kun je één nummering gebruiken, zodat je nooit dubbele factuurnummers hebt.
    Je moet dan bij     factuur direct kiezen voor Als factuur ‘batch’.
    De andere mogelijkheid is     Aparte nummering; de verschillende soorten worden dan apart genummerd. Kies je voor Aparte nummering, dan moet je er wel zelf voor zorgen dat er geen dubbele factuurnummers kunnen voorkomen!

  • Bij Orderbevestiging en Proforma-nota kun je kiezen voor Ordernummer of voor Aparte nummering.
    Bij de eerste keuze is het documentnummer altijd hetzelfde als het ordernummer. Als je dus van een order een orderbevestiging afdrukt, daarna de order wijzigt en vervolgens nogmaals een orderbevestiging afdrukt, dan hebben die twee orderbevestigingen hetzelfde nummer.
    Kies je voor     Aparte nummering, dan krijgt elke afdruk een ander nummer.

  • Bij Pakbon directe levering heb je de keuze uit Ordernummer (van de bijbehorende directe inkoop), Als pakbon (dus het uitlevernummer), Registratie directe levering (het registratienummer) en Aparte nummering. Alleen met de optie Directe inkopen.

Startnummer

Als je gekozen hebt voor Aparte nummering, dan moet je hier het beginnummer invoeren.

Na elke afdruk wordt dit nummer automatisch met 1 verhoogd.

Let op: pas het startnummer van de facturen niet zelf aan nadat er in dit boekjaar al facturen zijn afgedrukt! De Belastingdienst eist namelijk dat de facturen een uniek nummer hebben en de nummering per boekjaar aaneengesloten is!

Zie ook hieronder, bij Zelfde nummer opnieuw gebruiken.

Uitvullen met

De documentnummers worden uitgevuld tot tien posities. Hier geef je aan of hiervoor voorloopspaties of voorloopnullen gebruikt moeten worden.

Bij bestaand factuurnummer

Als je het Startnummer van de facturen handmatig verlaagt, kun je hier aangeven wat er met de al uitgegeven nummers moet gebeuren:

  • Nummer overslaan, de eerder uitgegeven factuurnummers worden overgeslagen. Je voorkomt hiermee dubbele factuurnummers, maar in een factureergang kunnen ‘gaten’ in de nummering ontstaan;

  • Zelfde nummer opnieuw gebruiken, de facturen worden doorgenummerd beginnend bij het Startnummer. Er kunnen dubbele factuurnummers ontstaan!

Afdrukken bij facturering

Bij de batch-factuur, directe factuur en projectfactuur kun je aangeven of bij de facturering alleen een factuur moet worden afgedrukt (eventueel met aangehechte acceptgiro), alleen een (losse) acceptgiro, of beide (in dat geval worden eerst alle facturen afgedrukt en daarna de losse acceptgiro’s). Let bij de losse acceptgiro ook op de instellingen per valuta! Als je ook bij de aanmaningen losse acceptgiro’s wilt afdrukken, moet je dat instellen in programma Vaste gegevens aanmaningen.

Afdrukken document

Bij de proforma-nota en orderbevestiging moet je aangeven of er per order maar één afdruk van gemaakt mag worden (Eenmalig), of dat het document meermalen mag worden afgedrukt (Onbeperkt).

Bedragen baseren op (vanaf versie Artikelen)

Bij de proforma-nota kun je aangeven, op basis van welk orderregel-aantal de bedragen (regeltotaal, korting, nettobedrag) moeten worden berekend. In de orderregels kunnen namelijk drie verschillende aantallen voorkomen: het Aantal besteld, Nu te factureren en Deze levering. De factuur gaat altijd uit van het aantal Nu te factureren.
Kies je hier voor Nu te factureren of Deze levering, dan moet je in de proforma-layout (in subrapport Regel) het veld Aantal besteld vervangen door Aantal deze facturering of Aantal deze levering. Anders komen de aantallen op de proforma-nota niet meer overeen met de bedragen.

Markeren als gewijzigd

Per verkooporder wordt bijgehouden of de afgedrukte documenten na het afdrukken nog gewijzigd zijn.

Als de order wordt gewijzigd nadat een verplicht document is afgedrukt, moet dat document namelijk opnieuw worden afgedrukt. Je kunt zelf aangeven onder welke voorwaarde een document als gewijzigd moet worden beschouwd. Je kunt bijvoorbeeld instellen dat een orderbevestiging als gewijzigd geldt als het aantal Deze levering wordt gewijzigd, maar niet als de contactpersoon wordt veranderd.

OCR-regel

Op de acceptgiro kun je eventueel een OCR-regel afdrukken. Je dient in dat geval de volgende gegevens in te voeren:

  • Eigen rekeningnummer, je eigen rekeningnummer. Voor de IBAN-acceptgiro (verplicht vanaf 1 januari 2014) moet je hier je IBAN invoeren;
  • BIC, de BIC-code van je bank ;
  • Formuliercode, vul hier 13 in als je de Euro-acceptgiro gebruikt (toegestaan tot 1 januari 2014), of 17 voor de IBAN-acceptgiro;
  • Diversen, alleen van toepassing bij de Euro-acceptgiro.

Het rekeningnummer van de betaler en het bedrag haalt KING ERP uit de ordergegevens. Je kunt deze gegevens ook vastleggen in programma Vaste gegevens aanmaningen; als je ze in het ene programma wijzigt, veranderen ze in het andere programma gewoon mee! Let op: in de OCR-regel wordt ook het betalingskenmerk afgedrukt; op tabkaart Boekingen facturering dien je bij Betalingskenmerk te kiezen voor O.b.v. factuurnummer. Dit betalingskenmerk is verplicht.

Bij het instellen van de acceptgiro-layout moet je daarin het veld OCR-regel (of de onderdelen daarvan) opnemen en die regel afdrukken in het juiste lettertype (OCR-B, verkrijgbaar bij je bank).

Layout per taal

Je kunt hier per taalcode een aparte layout selecteren voor Inclusief BTW en één voor Exclusief BTW. De layouts kunnen worden ingesteld via hoofdmenu Facturering > Instellen layouts.

Voor de losse acceptgiro kunnen layouts worden geselecteerd voor Inclusief BTW. Deze instelling wordt ook gebruikt bij het afdrukken van de aanmaning-acceptgiro’s! Voor de overige documenten kun je per taalcode een aparte layout selecteren voor Inclusief BTW en één voor Exclusief BTW. De layouts kunnen worden ingesteld via hoofdmenu Facturering > Instellen layouts.

Let op: het betalingskenmerk moet verplicht op de acceptgiro worden afgedrukt! Zorg er dus voor dat dit veld op de acceptgiro-layout (en in de OCR-regel) voorkomt.

 

Naar Vaste gegevens orders/facturering

 

Koppelingspictogram voor conceptenZie ook