Relatiegegevens: Documenten
Relaties > Relaties > knop Selecteren/Toevoegen > knop Wijzigen/Toevoegen > tab Documenten

Op deze tabkaart kun je instellen, in welke vorm deze relatie de offertes moet ontvangen (vanaf versie Handel). De offerte kun je afdrukken op papier en/of naar één of meer afdrukformaten, bijvoorbeeld op papier én in bestandsvorm, alleen op papier, enz. De defaults kun je instellen in de Vaste gegevens relaties.

Documenten / Afdrukformaten

Links op de tabkaart worden de documenten weergegeven in een zgn. boomstructuur. Elk document is een tak, die je kunt openklappen door op het vakje $image\tree_ingeklapt.gif$ te klikken. De weergave kan ook worden gewijzigd met het numerieke toetsenbord, zie Sneltoetsen. Bij elk document behoren één of meer afdrukformaten. Per document per afdrukformaat kun je het volgende instellen:

Afdrukformaat

In eerste instantie is per document één afdrukformaat beschikbaar: Afdruk op papier. Klik op de knop Toevoegen… links onder op de tabkaart om een Extra afdruk op papier of een afdruk naar bestand toe te voegen. De gewenste afdrukformaten kun je vastleggen met programma Afdrukformaten. Afdrukken naar XML-formaat is bij Offertes niet mogelijk. Mocht er al een bestand voorkomen met die naam, dan wordt het bestand wel opgeslagen onder de opgegeven naam, maar dan aangevuld met een volgnummer, bijvoorbeeld bestand(1).pdf. Met de knop Verwijderen links onder op de tabkaart kun je de Extra afdruk op papier of het afdrukformaat weer verwijderen.

Afdrukken

Geef hier aan in welke gevallen deze relatie een afdruk van de offerte in dit formaat moet ontvangen. Je hebt de keuze uit:

Altijd, het document wordt voor deze relatie altijd in dit formaat afgedrukt;
Nooit, het document wordt voor deze relatie nooit in dit formaat afgedrukt

Layout excl. BTW
Layout incl. BTW

Beschik je over de optie Document-layouts per NAW, dan kun je eventueel een afwijkende layout selecteren. Heb je deze optie niet of vul je geen layout in, dan wordt de offerte-layout gebruikt die is geselecteerd in programma Vaste gegevens orders/facturering. Bij een XML-afdrukformaat kun je geen layout selecteren, want bij dat afdrukformaat worden altijd alle gegevens geëxporteerd.

E-mail

Wordt een document afgedrukt als bestand, dan kan het ook eventueel via e-mail worden verzonden naar de debiteur.

Vul onder het Uitvoerformaat bij 'E-mail aan' en/of bij 'CC', 'BCC', dan de ontvanger(s) van de e-mail in.

Kies uit:

Contactpersoon van document, dat is de default-contactpersoon van de functie die is ingesteld op de tabkaart Contactpersonen.
Is bij deze contactpersoon geen e-mailadres ingevuld, dan wordt het e-mailadres van het vestigingsadres gebruikt.
- Wil je deze e-mail ook naar andere contactpersonen sturen, kies in het rechtermenu voor één van de contactpersonen van deze debiteur.
  Vervolgens klik je op de knop <- Aan (of '<- CC', '<- BCC'), en de contactpersoon wordt toegevoegd. De contactpersoon kan ook met de muis versleept worden.
E-mail vestigingsadres, de e-mail wordt verzonden naar het e-mailadres dat bij het verzendadres is ingevuld.
- Wil je deze e-mail ook naar andere contactpersonen sturen, kies in het rechtermenu voor één van de contactpersonen van deze debiteur.
  Vervolgens klik je op de knop < Aan (of '<- CC', '<- BCC'), en de contactpersoon wordt toegevoegd. De contactpersoon kan ook met de muis versleept worden.
E-mail correspondentie-adres, de e-mail wordt verzonden naar het e-mailadres dat bij correspondentie-adres is ingevuld.
- Wil je deze e-mail ook naar andere contactpersonen sturen, kies in het rechtermenu voor één van de contactpersonen van deze debiteur.
  Vervolgens klik je op de knop < Aan (of '<- CC', '<- BCC'), en de contactpersoon wordt toegevoegd. De contactpersoon kan ook met de muis versleept worden.
E-mail verzendadres, de e-mail wordt verzonden naar het e-mailadres dat bij het verzendadres is ingevuld. Alleen beschikbaar bij de offertedocumenten.
- Vervolgens klik je op de knop < Aan (of '<- CC', '<- BCC'), en de contactpersoon wordt toegevoegd. De contactpersoon kan ook met de muis versleept worden.
Zelf selecteren, kies hiervoor als je het mail-bericht niet wilt verzenden naar de contactpersoon van het gekozen document, maar naar een of meer andere contactpersonen van deze debiteur.
- Wil je deze e-mail ook naar andere contactpersonen sturen, kies in het rechtermenu voor één van de contactpersonen van deze debiteur.
  Vervolgens klik je op de knop < Aan (of '<- CC', '<- BCC'), en de contactpersoon wordt toegevoegd. De contactpersoon kan ook met de muis versleept worden.

De default-waarde is overeenkomstig de Vaste gegevens relaties.

Contactpersonen die een kopie van de e-mail moeten ontvangen, kun je selecteren bij CC of BCC.
Rechts op de tabkaart klik je op één van de contactpersonen van deze relatie; vervolgens klik je op de knop < CC of < BCC en de contactpersoon wordt toegevoegd.
Je kunt de contactpersonen ook met de muis verslepen.

Naar Relatiegegevens

Zie ook