Relatiegegevens
Relaties > Relaties > knop Selecteren/Toevoegen > knop Wijzigen/Toevoegen

In King kun je vanaf versie Financieel de gegevens bijhouden van al je klanten, leveranciers en alle andere personen en bedrijven met wie je contact onderhoudt.

Naast het debiteuren en crediteurenbestand kun je nog 1000 andere NAW-bestanden aanmaken voor je overige relaties.

Nummer

Als je gekozen hebt voor het automatisch genereren van NAW-nummers en je een relatie toevoegt, dan wordt er door King automatisch al een nummer ingevuld.

Je kunt uiteraard ook zelf een nummer invullen. Met F9 kun je opnieuw een relatienummer genereren.

Zoekcode

Van elke relatie kun je een zoekcode bijhouden van max. 10 posities.

Naam

De naam van de persoon of het bedrijf. Je hebt hiervoor twee regels tot je beschikking van elk 40 posities.

Vestigingsadres

De gegevens van het vestigingsadres zijn verdeeld over de invoervelden (in volgorde van invoer):

  • Straat, de straatnaam;

  • Nr., het huisnummer;

  • Land, bij een nieuwe relatie is de landcode door King alvast ingevuld op basis van de Vaste gegevens relaties. Zet in het Weergeven-menu een vinkje bij Landcode overslaan om bij het invoeren van relaties het Land over te slaan;

  • Postcode, om een buitenlandse postcode in te vullen dien je eerst het Land te wijzigen. Bij Nederlandse adressen zal King automatisch de plaatsnaam en de netnummers invullen zodra je de postcode hebt ingevuld;

  • Plaats, de vestigingsplaats;

  • Telefoon-1/2, je kunt twee telefoonnummers van de organisatie bijhouden (elk maximaal 25 posities). Met F7 kun je het netnummer selecteren dat bij de postcode hoort en met F8 het internationale toegangsnummer. Deze sneltoetsen staan ook in het muismenu. De telefoonnummers van de contactpersonen kun je bij die contactpersonen invoeren;

  • Telefax, het faxnummer (maximaal 25 posities). Met F5 kun je Telefoon-1 overnemen en met F6 Telefoon-2, met F7 kun je het netnummer selecteren dat bij de postcode hoort en met F8 het internationale toegangsnummer. Deze sneltoetsen staan ook in het muismenu;

    Nb. Indien achter een telefoon- of faxnummer een 'actief telefoontje' staat: , kun je direct bellen met dit nummer (Alt-o : Ophangen).

  • E-mail, het e-mailadres van deze organisatie (maximaal 80 posities). Klik op de knop rechts in het invoerveld om een e-mail naar dit adres aan te maken. Het e-mailadres van de contactpersonen kun je bij die contactpersonen invoeren. In het Weergevenmenu kun je voor alle debiteuren, crediteuren en relaties instellen hoe de e-mail moet worden verzonden:

    • Standaard e-mail client, de e-mail wordt verzonden via de standaard e-mailaccount. Je kunt deze mail opnemen in het Digitaal Archief, maar dat moet dan handmatig gebeuren;
    • Outlook-koppeling, verstuur je de e-mail via de Outlook-koppeling, dan wordt de verzonden e-mail opgenomen in het Digitaal Archief (alleen met de optie Digitaal Archief) en in tabkaart E-mail. Deze keuze is alleen beschikbaar als de (juiste) Outlook Add-in is geïnstalleerd;
    • Vragen, telkens als je vanuit King een e-mail wilt versturen, krijg je de vraag of je daarvoor de standaard e-mailclient wilt gebruiken of de Outlook-koppeling. Deze keuze is alleen beschikbaar als de (juiste) Outlook Add-in is geïnstalleerd.

  • Website, de URL van de website van deze organisatie (maximaal 250 posities). Klik op de knop rechts in het invoerveld om deze site te openen in je internet-browser;

  • EAN-code, beschik je over de optie EDI-koppeling, dan kun je hier de EAN.UCC-13-code (13 posities) invullen van het vestigingsadres. EAN-codes van relaties worden door de optie EDI-koppeling overigens niet gebruikt. Deze code mag niet voorkomen bij een ander adres in dit relatiebestand. Het programma controleert of de ingevoerde code een geldige code is. Invoer is niet verplicht.

Via het menu onder de rechtermuisknop kun je het vestigingsadres kopiëren naar het klembord.

Het correspondentie-adres en de verzendadressen kun je invoeren in één van de tabkaarten.

Vrije rubrieken

Afhankelijk van je keuze in menupunt Weergeven worden de eventuele extra invoerrubrieken onder of naast het vestigingsadres weergegeven.

Klik met de rechtermuisknop op de vrije rubrieken om ze op een andere manier in te delen (dit wordt per gebruiker onthouden):

  • Vrije rubrieken groeperen als tabkaart, de vrije rubrieken worden verdeeld in een of meer tabkaarten, voor elke groep een aparte tabkaart. Vrije rubrieken zonder groep worden verzameld op de tabkaart Niet-gegroepeerd. Alleen beschikbaar als bij de vrije rubrieken een groep is ingevuld;
  • Vrije rubrieken groeperen als groepsvak, de vrije rubrieken worden verdeeld in een of meer groepsvakken (group boxes), voor elke groep een apart groepsvak. Vrije rubrieken zonder groep worden verzameld in het groepsvak Niet-gegroepeerd. Alleen beschikbaar als bij de vrije rubrieken een groep is ingevuld;
  • Vrije rubrieken aantal kolommen, kies hiervoor om de vrije rubrieken te verdelen in maximaal drie kolommen.

De overige gegevens zijn in de volgende tabkaarten ondergebracht:

In het Weergeven-menu kun je bij Default-tabkaart instellen met welke tabkaart dit venster moet openen als je een bestaande relatie wijzigt of inziet. Deze instelling geldt voor alle relaties van dit NAW-bestand.

Overige gegevens

Via de knop Ga Naar... kun je de overige gegevens van de relatie benaderen. Afhankelijk van je licentie heb je de keuze uit de documentenmap en het digitaal archief van deze relatie. Via deze knop kun je ook een een offerte van deze relatie invoeren.

Documenten

Is in de Vaste gegevens van dit relatiebestand een Bestandslocatie documenten ingevuld, dan kun je per relatie documenten bijhouden in een aparte map. Die map is een submap van de Bestandslocatie documenten en komt overeen met het relatienummer. Via de knop Ga naar… kun je de map aanmaken of, als die al aangemaakt is, openen.

 

Afdrukmogelijkheden

In het venstermenu Afdrukken zijn de volgende extra afdrukmogelijkheden opgenomen:

  • Stamgegevens, de volledige gegevens per relatie;

  • Etiketten;

  • Standaardbrief, hiermee (of via Ctrl+B) kun je NAW-gegevens van een relatie overnemen naar een standaardbrief in Word-formaat;

  • Lijst, een overzicht van de relaties van dit NAW-bestand.

Koppelingspictogram voor conceptenZie ook