Afdrukken aanmaningen
Debiteuren > Aanmaningen > Afdrukken aanmaningen

Met dit programma kun je de aanmaningen afdrukken.

Geef eerst (eenmalig) de vaste gegevens aanmaningen hiervoor in.

Afdrukinstelling

Je kunt eventueel gebruik maken van een afdrukinstelling.

De laatst gebruikte instelling wordt dan automatisch opgeslagen onder volgnummer 000.

Je kunt ook zelf een afdrukinstelling toevoegen of wijzigen via de knop Instellingen.

Layout-soort

Je hebt hier de keuze uit de volgende afdrukken:

• Aan te manen debiteuren. dit overzicht kun je eventueel afdrukken vóór de aanmaningen zelf.

• Aanmaningen.

• Aangemaande debiteuren. dit overzicht is alleen af te drukken direct ná de aanmaningen, dus voordat je het venster afsluit.

Selectie

Maak het vakje leeg als je alle debiteuren wilt aanmanen (voor zover ze openstaande posten hebben die voor een aanmaning in aanmerking komen).

Selecteer dit vakje als je een deel van het debiteurenbestand wilt aanmanen.

Je kunt ook op betalingscondities selecteren.

Peildatum

Alle posten met een vervaldatum die vóór de peildatum ligt beschouwt King als vervallen.

Of voor een vervallen post een aanmaning wordt afgedrukt, is o.a. afhankelijk van de instelling bij de Vaste gegevens aanmaningen, zie tab Aanmaning.

Om te voorkomen dat iemand die net betaald heeft een aanmaning krijgt, kun je hier het beste een datum invullen die enige tijd vóór de Datum aanmaning ligt. 

 

Datum aanmaning

Deze datum wordt als verzenddatum op de aanmaning afgedrukt.

Deze datum bepaalt ook wanneer de volgende aanmaning verzonden wordt (zie bij de Vaste gegevens aanmaningen, zie tab Aanmaning).

Rekeningoverzicht of aanmaning

Je kiest hier welke aanmaning je geprint wilt hebben.

• Rekeningoverzicht (alle debiteuren), voor álle geselecteerde debiteuren wordt een rekeningoverzicht gecreëerd.
• Rekeningoverzicht (o.b.v. instelling debiteur), het rekeningoverzicht wordt afgedrukt als dit bij de debiteur is ingesteld als Aanmaningstype (zie Debiteuren > tab Financiële gegevens).
  • Er volgt na het afdrukken tevens de vraag of het aanmaningnummer aangepast dient te worden.
  • Voor een volgende afdruk van het rekeningenoverzicht wordt naar de instelling bij de 'Vaste gegevens aanmaningen' gekeken (na xx dagen).
• Kies je voor een 1e, 2e, 3e of 4e aanmaning, of voor 'Aanmaningen en rekeningoverzicht', dan wordt de instelling van de debiteur aangehouden (rubriek Aanmaningtype).
  Een debiteur krijgt in dat geval dus, afhankelijk van wat bij hem/haar is ingesteld, een rekeningoverzicht, een aanmaning of niets.
• Keuze 'Na mislukte incasso', met de optie 'Automatische incasso' kun je ook een afdruk kiezen indien de incasso is mislukt.
  Alleen de mislukte incassoposten worden afgedrukt. Hiervoor wordt een aparte aanmaning-layout gebruikt (zie bij de Vaste gegevens aanmaningen, zie tab Aanmaning).

Af te drukken posten

Alle posten / Alleen vervallen posten, geef hier aan of op de aanmaningen/rekeningoverzichten álle posten afgedrukt moeten worden (dus ook de posten die nog niet vervallen zijn), of alleen de vervallen posten.

Posten via incasso

Wel of Niet afdrukken om de incassoposten op de aanmaning of het rekeningoverzicht af te drukken.

• Heb je bij Af te drukken posten gekozen voor Alleen vervallen posten, dan worden alleen de mislukte incassoposten afgedrukt, en anders alle incassoposten.
• Deze keuze is alleen beschikbaar met de optie Automatische incasso.
• Niet van toepassing als je bij Rekeningoverzicht of aanmaning gekozen hebt voor Na mislukte incasso, want in dat geval worden alleen incassoposten afgedrukt.

• Inclusief geblokkeerde posten
  Openstaande posten kunnen geblokkeerd worden, zodat ze niet kunnen worden afgeboekt en ook nooit bepalend zijn of er een aanmaning verstuurd moet worden. Geef hier aan of je deze posten wel of niet op de aanmaning wilt afdrukken. 
• Inclusief voorlopige facturen
  Voorlopige facturen zijn facturen die in een voorlopige boekingsgang staan. Selecteer dit vakje als je niet alleen de definitieve, maar ook de voorlopige facturen in de aanmaningen wilt verwerken.
  Betalingen in voorlopige boekingsgangen worden altijd meegenomen, dus ook als je het vakje Inclusief voorlopige facturen leeg laat.

Sorteren op

De aanmaningen kunnen worden afgedrukt in volgorde van debiteurnummer of zoekcode.

Extra tekst e-mail bericht

Hier kun je voor deze order een specifieke extra tekst invullen, die in het e-mail bericht opgenomen kan worden.

• Geef bij het afdrukformaat, onder de tab 'E-mailgegevens' > 'Bericht' een veld op zodat deze tekst in het e-mail bericht opgenomen wordt.

• Kies daar met een klik op de rechtermuisknop voor het veld: <document_extra_tekst_e-mail_bericht>

• NB. Ongeldige tekens in het veld 'Bestandsnaam' worden verwijderd, zie Bestandsnaam > 'Ongeldige tekens'.

Printer selecteren

Selecteer dit vakje, als je voor deze afdruk een andere printer wilt selecteren.

Let op: alle aanmaningen worden dan afgedrukt op de hier gekozen printer.

• Maak je dit vakje leeg, dan worden de aanmaningen afgedrukt op de printer die aan de betreffende aanmaning-layout gekoppeld is.
• Per layout kan dat dus een andere printer zijn.
• Als er aan een layout geen printer gekoppeld is, dan wordt die aanmaning afgedrukt op de default-Windows-printer.

Knoppen

In het venster vind je de volgende knoppen:

• Instellingen, via deze knop kun je de gekozen afdrukinstelling van dit venster opslaan: met Opslaan kun je de geselecteerde afdrukinstelling wijzigen. met Opslaan nieuw wordt een nieuwe afdrukinstelling toegevoegd.

• Voorbeeld, je krijgt een voorbeeld-afdruk op het scherm, waarna je alsnog de afdruk kunt maken. In deze voorbeeld-afdruk kun je zoeken op tekst.

• Afdrukken, het rapport wordt naar de printer verzonden. Na het afdrukken van de aanmaningen krijg je de vraag of de aanmaningen goed zijn afgedrukt. Antwoord je met Nee, dan wordt het Afdrukverslag geopend en kun je per aanmaning aangeven of het afdrukken wel of niet gelukt is. Beantwoord je deze vraag met Ja, dan krijg je het venster Aanmaningen zijn afgedrukt op het scherm.

• Sluiten, het venster wordt gesloten zonder af te drukken. Als je tijdens het afdrukken op Sluiten klikt, wordt het afdrukken afgebroken.

Als je de aanmaning wilt opslaan als bestand of verzenden per e-mail, kun je dat aangeven bij de debiteur, tabkaart Documenten.

Toelichting op de afdruk ‘Aan te manen debiteuren’ en ‘Aangemaande debiteuren’

In de kolom met de aanmaningnummers kun je behalve het nummer van de laatste aanmaning ook andere tekens aantreffen.

Die hebben de volgende betekenis: R=rekeningoverzicht, *=bevat één of meer geblokkeerde posten.

 

Zie ook