4. Rekeningafschrift verwerken in de financiële administratie

Via het bankrekeningnummer weet King welk ERA-bestand bij welke administratie hoort.

 

Met het programma ‘Bankieren > Bankmutaties > knop verwerken’ kan het ERA-bestand verwerkt worden in de financiële administratie:

1. Ga in hoofdmenu van Financieel naar ‘Bankieren’ en kies ‘Bankmutaties’.
   Het zoekvenster met de ERA-bestanden opent.
2. Als je het ERA-bestand vooraf wilt inzien, klik dan op de knop ‘Info regels’.
3. Klik op de knop ‘Verwerken’ om het ERA-bestand door te boeken.
4. In het volgende venster staan de gegevens uit het gekozen ERA-bestand, met eronder de tabs:
   - Alle openstaande posten
   - Grootboekrekeningen,
   - Betalingsopdrachten
   - Incasso-opdrachten
   
   

• Bij elke mutatie zoekt King eerst de bijbehorende debiteur/crediteur op (op basis van het bankrekeningnummer of het grootboekrekeningnummer).
  • Vervolgens de bijbehorende openstaande post (op basis van factuurnummer of openstaand bedrag).
  • En ten slotte loopt King de Herkenningslijst af.
  • King komt dan met een boekingsvoorstel, en als dat voorstel in orde is, kun je dat met ‘Akkoord’ bevestigen.
• De mutatieregel uit het rekeningafschrift is dan geboekt.
  NB. Boek je ‘zonder bevestiging’, dan maakt én boekt King zoveel mogelijk zelf de journaalposten en krijg je de boekingsvoorstellen nauwelijks te zien.
  

Er zijn uiteraard ook gevallen waarin King de bijbehorende grootboekrekening en/of openstaande post niet kan vinden.
Je kunt die dan zelf opzoeken, via een van de de volgende mogelijkheden:

• Via de knop ‘Zoeken…’ > kun je KING ERP 'Automatisch' laten zoeken, of naar een Betalingskenmerk, Bankrekening, Factuurnummer, Openstaand bedrag, Grootboekrekening of naar een Herkenningstekst.
• Zoek zelf naar een grootboekrekening en/of naar een openstaande post.
  Het zoekvenster met de grootboekrekeningen kun je opvragen door naar het invoerveld ‘Rekening’ te gaan en dan op de ‘Infoknop’ te klikken. Het zoekvenster met de openstaande posten staat onderaan op het venster.
• Is een debiteur of crediteur-rekening geselecteerd, dan kun je één of meer openstaande posten selecteren (afletteren).
  • Wil je een vooruitbetaling boeken, dan moet eerst de juiste debiteur of crediteur worden geselecteerd en dan kun je op de knop ‘Vooruitbetaling’ klikken.
  • Het programma komt dan met een boekingsvoorstel, dat nog kan worden aangepast.
  • Bij een vooruitbetaling wordt de bijbehorende openstaande post automatisch aangemaakt, waarbij de vervaldatum gelijk is aan de factuurdatum.
• Als je ‘met bevestiging’ boekt, is het ook mogelijk om een mutatie niet te boeken.
  Ga dan met behulp van de navigator-knoppen (bovenaan op het venster!) naar een volgende regel van het ERA-bestand.
  Als een mutatie nu niet wordt geboekt, kun je die later altijd nog boeken (zolang het ERA-bestand niet wordt verwijdert).
• Wanneer alle mutaties zijn verwerkt en het programma wordt gesloten, volgt de vraag of je het ERA bestand wilt verwijderen. Je kunt deze vraag in principe met ‘Ja’ beantwoorden.

Zie bij voorlopige boekingsgang om de boekingsgang te wijzigen en daarna te verwerken (definitief maken).

Zie het onderdeel ‘Automatisch verwerken banktransacties’, voor het automatisch boeken en verwerken van de ingelezen transacties.

 

Zie ook