Eisen aan het XML-bestand met journaalposten

Met deze optie kan een XML-bestand met boekingsgangen worden ingelezen in King.

Dat XML-inleesbestand moet wel aan bepaalde eisen voldoen, anders kan King het bestand niet (volledig) inlezen!

 

Bij het maken van het inleesbestand dient rekening gehouden te worden met de volgende punten:

  • Het inleesbestand bevat één of meer boekingsgangen. In die boekingsgangen staan journaalposten.

  • Een journaalpost bevat altijd twee of meer journaalregels.

  • Zie voor een opbouw het voorbeeld aan het einde van dit document.

XSD-schema

Een XSD-schema, wijzigingen ten opzichte van een vorige versie en de specificaties voor de XML import/export zijn beschikbaar op https://support.kingsoftware.nl/king5-releases/ .

  • Kies de juiste King5-versie.

  • Kijk onder de tab 'Aandachtspunten King 5.xx'.

  • Download: 'Download hier de XSD-schema’s met de XML-importbestanden voor King 5.xx (ZIP-bestand)' .

  • Je ziet hier ook een *.pdf met de wijzigingen in de XSD-bestanden in deze King-versie ten opzichte van de vorige King-versie.

KING_JOURNAAL

Veldnaam Omschrijving Mogelijke inhoud Belangrijk
<KING_JOURNAAL> Geeft begin en eind aan van King-inleesbestand met boekingsgangen Eenmaal <BOEKINGSGANGEN> Verplicht, moet eenmaal in het bestand voorkomen

BOEKINGSGANGEN

Veldnaam Omschrijving Mogelijke inhoud Belangrijk
<BOEKINGSGANGEN> Geeft begin en eind aan van de boekingsgegevens in het King-inleesbestand met boekingsgangen Een of meer keer <BOEKINGSGANG> Verplicht, moet eenmaal in het bestand voorkomen

BOEKINGSGANG

Veldnaam Omschrijving Mogelijke inhoud Belangrijk
<BOEKINGSGANG> Geeft per boekingsgang het begin en het eind aan van de in te lezen gegevens Zie hierna, bij Velden van de boekingsgang Verplicht, moet per boekingsgang eenmaal in het bestand voorkomen

Velden van de Boekingsgang

Veldnaam Omschrijving Mogelijke invoer Belangrijk

<BG_OMSCHRIJVING>

Omschrijving van de boekingsgang 't.g.v.'

Max. 40 tekens

Als het veld leeg is, wordt gekozen voor ‘Inlezen XML-journaal bestand’

<BG_DEFINITIEF>

Status van de boekingsgang: voorlopig of definitief

true of false (hoofd- en/of kleine letters); 1 of 0

Als het veld leeg is, wordt gekozen voor false (dus: voorlopig)

<JOURNAALPOSTEN> Journaalposten in deze boekingsgang Een of meer keren <JOURNAALPOST>  

Het boekingsgangnummer wordt door King aangemaakt; dit kan niet worden ingelezen.

JOURNAALPOST

Veldnaam Omschrijving Mogelijke inhoud Belangrijk
<JOURNAALPOST> Journaalpostgegevens Zie hierna, bij Velden van de journaalpost Verplicht

Velden van de Journaalpost

Veldnaam Omschrijving Mogelijke invoer Belangrijk

<JP_DAGBOEKCODE>

Dagboekcode

Max. 10 tekens, moet voorkomen in de King-administratie

Verplicht veld

<JP_BOEKDATUM> Boekstukdatum JJJJ-MM-DD, moet in het geselecteerde boekjaar vallen (behalve als het dagboek een beginbalansdagboek is). In geblokkeerde boekjaren en periodes mag niet worden geboekt Als het veld leeg is, wordt de verwerkingsdatum gebruikt.

<JP_STUKNUMMER>

Boekstuknummer

Max. 10 cijfers

Als het veld leeg is, wordt het aangemaakt overeenkomstig de dagboekgegevens

<JP_OMSCHRIJVING>

Omschrijving van de journaalpost

Max. 40 tekens

 
<JOURNAALREGELS> Journaalregels van deze journaalpost Een of meer keren <JOURNAALREGEL>  

JOURNAALREGEL

Veldnaam Omschrijving Mogelijke inhoud Belangrijk
<JOURNAALREGEL> Journaalregelgegevens Zie hierna, bij Velden van de journaalregel Verplicht

Velden van de Journaalregel

Veldnaam Omschrijving Mogelijke invoer Belangrijk

<JR_VOLGNUMMER>

Boekstuk volgnummer

Max. 3 cijfers

Als het veld leeg is, wordt het bij het inlezen aangemaakt. Tip: verdeel een journaalpost met meer dan 999 regels in kleinere journaalposten.

<JR_REKENINGNUMMER>

Grootboekrekening nummer

Max. 28 tekens (inclusief eventuele kostenplaats en kostendrager, met punt vóór de kostenplaats en vóór de kostendrager), moet voorkomen in de King-administratie

Verplicht veld

<JR_BOEKDATUM> Boekdatum JJJJ-MM-DD, moet in het geselecteerde boekjaar vallen (behalve als het dagboek een beginbalansdagboek is). In geblokkeerde boek jaren en periodes mag niet worden geboekt. Indien zo ingesteld in de Dagboekgegevens moet deze boekdatum in dezelfde periode vallen als de boekdatum van de journaalpost; Als het veld leeg is, wordt de boekdatum van de journaalpost overgenomen als de boekdatum van de journaalregel. Afhankelijk van de instelling in de Dagboekgegevens mag de boekdatum van de journaalregels afwijken van de boekdatum van de journaalpost.

<JR_BOEKZIJDE>

Boekzijde

DEB of CRED (hoofdletters!)

Verplicht veld

<JR_VALUTACODE>

Valutacode

Max. 3 tekens, moet voorkomen in de King-administratie

Verplicht veld

<JR_VALUTABEDRAG>

Geboekt bedrag

Max. 10 cijfers voor het decimaalteken en max. 2 decimalen. Een openstaande post kan alleen worden af geboekt in de valuta van die openstaande post

Verplicht veld. Creditnota's boek je hetzelfde als een gewone factuur, alleen met negatieve bedragen. Zie voor meer informatie bij Boeken van gewone facturen en creditnota's;

<JR_OMSCHRIJVING>

Omschrijving van de journaalregel

Max. 40 tekens

Als het veld leeg is, wordt het gevuld overeenkomstig de dagboekgegevens

<JR_FACTUURNUMMER>

Factuur /referentie nummer

Max. 40 tekens

Verplicht als de rekening een debiteur of crediteur is

<JR_FACTUURDATUM>

Factuurdatum

JJJJ-MM-DD

Als het veld leeg is en de openstaande post al in King bestaat, wordt de factuurdatum overgenomen van die post. Bestaat de post nog niet, dan wordt de boekdatum van de journaalpost overgenomen

<JR_VERVALDATUM>

Vervaldatum

JJJJ-MM-DD, mag niet vóór de factuurdatum liggen

Als het veld leeg is en de openstaande post in King nog niet bestaat, wordt bij debiteur- en crediteurboekingen de vervaldatum uit gerekend o.b.v. de betalingsconditie van de debiteur of crediteur. Bestaat de post al in King, dan wordt de vervaldatum overgenomen van de openstaande post

<JR_BETALINGSKENMERK>

Betalingskenmerk

Max. 24 tekens

Als het veld leeg is, wordt bij debiteur- en crediteurboekingen het rekening- en factuurnummer ingevuld

<JR_AANTAL>

Aantal

Max. 10 cijfers voor het decimaalteken en max. 2 decimalen

 
<JR_ARCHIEFSTUK_NUMMER> Volgnummer digitaal archiefstuk
 Max. 20 posities, moet voorkomen in de King-administratie Alleen van toepassing bij koppeling met een ander pakket. Als zowel JR_ARCHIEFSTUK_NUMMER als JR_ARCHIEFSTUK_EXTERN_ID gevuld zijn, moeten ze verwijzen naar hetzelfde digitale archiefstuk.
<JR_ARCHIEFSTUK_EXTERN_ID> Extern ID Max. 20 posities, moet overeenkomen met Extern ID van het bijbehorende digitale archiefstuk Alleen van toepassing bij koppeling met een ander pakket. Als zowel JR_ARCHIEFSTUK_NUMMER als JR_ARCHIEFSTUK_EXTERN_ID gevuld zijn, moeten ze verwijzen naar hetzelfde digitale archiefstuk.
<JR_OPENSTAANDE_POST_GEFIATTEERD> OSP gefiatteerd true of false (hoofd- en/of kleine letters); 1 of 0 Als het veld leeg is, wordt de fiatteerinstelling overgenomen van de betalingsconditie van de debiteur/crediteur, en als die niet bekend is, van de instelling in Vaste gegevens openstaande posten debiteuren/crediteuren
<JR_OPENSTAANDE_POST_FIATTERING_GEWIJZIGD_DOOR> Fiatteerinstelling gewijzigd door Max. 40 tekens, gebruikerscode moet voorkomen in King  
<JR_OPENSTAANDE_POST_FIATTERING_GEWIJZIGD_OP> Fiatteerinstelling gewijzigd op JJJJ-MM-DDT uu:mm:ss  
<HULPREKENING> Gegevens hulprekening Zie hierna, bij Velden van de hulprekening Let op: boek de BTW, betalingsverschillen en koersverschillen op een hulprekening
<PROJECTMUTATIEREGEL>   Zie hierna, bij Velden van de Projectmutatieregel  

Velden van de hulprekening

Veldnaam Omschrijving Mogelijke inhoud Belangrijk

<HULP_SOORT>

Soort hulprekening (BTW, betalingverschillen of koersverschillen)

BTW, BETVS of KRSVS (hoofdletters!)

Let op: boek de BTW, betalingsverschillen en koersverschillen op een hulprekening

<HULP_BTWCODE>

BTW-code

Max. 3 tekens, moet voorkomen in de King-administratie

Verplicht als de soort hulp rekening ‘BTW’ is

<HULP_REKENINGNUMMER>

Rekeningnummer hulprekening

Max. 28 tekens, moet voorkomen in de King-administratie, moet ongelijk zijn aan de tegenrekening van het dagboek en mag geen debiteur of crediteur zijn

Verplicht als de soort hulp rekening BETVS of KRSVS is. Bij de soort BTW wordt hier de bijbehorende BTW-rekening ingevuld

<HULP_BOEKZIJDE>

Boekzijde hulprekening

DEB of CRED (hoofdletters!)

Verplicht als de hulprekeningsoort is ingevuld

<HULP_VALUTACODE>

Valutacode hulprekening

Max. 3 tekens, moet voorkomen in de King-administratie

Verplicht als de hulprekeningsoort is ingevuld

<HULP_VALUTABEDRAG>

Geboekt bedrag op hulprekening

Max. 10 cijfers voor het decimaalteken en max. 2 decimalen

Verplicht als de hulprekeningsoort is ingevuld. Creditnota's boek je hetzelfde als een gewone factuur, alleen met negatieve bedragen. Zie voor meer informatie bij Boeken van gewone facturen en creditnota's;

Velden van de Projectmutatieregel

Veldnaam Omschrijving Mogelijke inhoud Belangrijk
<PMR_PROJECTCODE> Journaalregel wordt gekoppeld aan dit project en er wordt een projectmutatie aangemaakt voor dit project. Max. 10 cijfers Moet een bestaand project zijn met de status “in voorbereiding” of “onderhanden”.
<PMR_PROJECTONDERDEEL>   Max. 40 cijfers

Verplicht indien Projectcode is ingevuld.

Moet een bestaand onderdeel van het project zijn waaraan de projectmutatie gekoppeld wordt.
<PMR_TARIEFCODE>   Max. 20 cijfers

Verplicht indien Projectcode is ingevuld.

Moet een bestaand projecttarief zijn van soort ‘Overige kosten’, waarbij een doorbelastingspercentage is ingevuld. Tarief mag niet geblokkeerd zijn voor projecten en heeft permissie binnen het project.
<PMR_OMSCHRIJVING> De omschrijving zoals die in de projectmutatie moet komen.   Als er geen omschrijving wordt meegegeven, dan wordt de ‘tekst op factuur’ van het tarief gebruikt.
<PMR_CATEGORIEEN> De categorieën zoals ze in de projectmutatie moeten komen.   Indien geen categorieën meegegeven worden, dan worden de categorieën gebruikt uit de eventuele bijbehorende voorcalculatie (projectonderdeel en tarief).

Voorbeeld van een XML-inleesbestand: 

<KING_JOURNAAL>   
 <BOEKINGSGANGEN> 
  <BOEKINGSGANG>  
   <BG_OMSCHRIJVING>Boekingsgang 543</BG_OMSCHRIJVING> 
   <BG_DEFINITIEF>false</BG_DEFINITIEF> 
   <JOURNAALPOSTEN> 
    <JOURNAALPOST> 
     <JP_DAGBOEKCODE>Ink</JP_DAGBOEKCODE> 
     <JP_BOEKDATUM>2012-08-25</JP_BOEKDATUM> 
     <JP_STUKNUMMER>987</JP_STUKNUMMER>     
     <JP_OMSCHRIJVING>Promotiemateriaal</JP_OMSCHRIJVING>   
     <JOURNAALREGELS> 
      <JOURNAALREGEL> 
	<JR_VOLGNUMMER>001</JR_VOLGNUMMER> 
	<JR_REKENINGNUMMER>17003194</JR_REKENINGNUMMER> 
	<JR_BOEKDATUM>2012-08-01</JR_BOEKDATUM>
	<JR_BOEKZIJDE>CRED</JR_BOEKZIJDE> 
	<JR_VALUTACODE>EUR</JR_VALUTACODE> 	
	<JR_VALUTABEDRAG>1190.00</JR_VALUTABEDRAG> 
	<JR_OMSCHRIJVING>Promotiemateriaal</JR_OMSCHRIJVING> 
	<JR_FACTUURNUMMER>20120725</JR_FACTUURNUMMER> 
	<JR_FACTUURDATUM>2012-07-25</JR_FACTUURDATUM> 	
	<JR_VERVALDATUM>2012-08-25</JR_VERVALDATUM> 
	<JR_BETALINGSKENMERK>17003193/20120725</JR_BETALINGSKENMERK> 
      <PROJECTMUTATIEREGEL>
	<PMR_PROJECTCODE>intern</PMR_PROJECTCODE>
	<PMR_PROJECTONDERDEEL>overig</PMR_PROJECTONDERDEEL>
	<PMR_TARIEFCODE>9905</PMR_TARIEFCODE>
	<PMR_OMSCHRIJVING>mijn eerste boeking</PMR_OMSCHRIJVING>
	<PMR_CATEGORIEEN>001<PMR_CATEGORIEEN>
      </PROJECTMUTATIEREGEL>	
	<HULPREKENING> 
	 <HULP_SOORT>BTW</HULP_SOORT> 
	 <HULP_BTWCODE>6</HULP_BTWCODE> 
	 <HULP_BOEKZIJDE>DEB</HULP_BOEKZIJDE> 
	 <HULP_VALUTACODE>EUR</HULP_VALUTACODE> 
	 <HULP_VALUTABEDRAG>190.00</HULP_VALUTABEDRAG> 
	</HULPREKENING>      
      </JOURNAALREGEL> 
      <JOURNAALREGEL> 
	<JR_VOLGNUMMER>002</JR_VOLGNUMMER> 
	<JR_REKENINGNUMMER>4330</JR_REKENINGNUMMER> 
	<JR_BOEKZIJDE>DEB</JR_BOEKZIJDE> 
	<JR_VALUTACODE>EUR</JR_VALUTACODE> 
	<JR_VALUTABEDRAG>1000</JR_VALUTABEDRAG> 
	<JR_OMSCHRIJVING>Promotiemateriaal</JR_OMSCHRIJVING> 
      </JOURNAALREGEL> 
     </JOURNAALREGELS> 
    </JOURNAALPOST> 
   </JOURNAALPOSTEN> 
  </BOEKINGSGANG> 
 </BOEKINGSGANGEN> 
</KING_JOURNAAL>

Overige aandachtspunten:

  • Per voorlopige boekingsgang is slechts één dagboek toegestaan.

  • In definitieve boekingsgangen mogen boekingen in verschillende dagboeken voorkomen;

  • Boek de BTW, betalingsverschillen en koersverschillen op een hulprekening. Zijn verschillende BTW-percentages gebruikt, verdeel dan de debiteurboeking in evenzoveel boekingsregels met elk een aparte BTW-code;

  • Creditnota's boek je hetzelfde als een gewone factuur, alleen met negatieve bedragen. Zie voor meer informatie bij Boeken van gewone facturen en creditnota's;

  • Een journaalpost met meer dan 999 regels kun je beter verdelen in meer journaalposten; het gebruik van heel grote journaalposten heeft namelijk nadelige gevolgen voor de snelheid van King;

  • Bij het boeken op grootboekrekeningen en het afboeken van openstaande posten wordt niet gekeken of die rekeningen of posten geblokkeerd zijn;

  • Bij het inlezen wordt de toegangscode van het dagboek genegeerd;

Kijk voor extra aandachtspunten: Inlezen XML-bestand > Overige aandachtspunten

 

Koppelingspictogram voor conceptenZie ook