Crediteuren > Betalingsopdrachten > Doorboeken betalingen > knop Doorboeken
Als de betalingsopdrachten zijn aangemaakt en verzonden, kun je het betalingsvoorstel nog gebruiken om je betalingen door te boeken in de financiële administratie. Dat is alleen mogelijk, als je bij de betreffende Eigen bankrekening gekozen hebt voor Doorboeken opdrachten.
Tip: boek het betalingsvoorstel pas door, nadat je van de bank bericht hebt ontvangen welke betalingen geweigerd zijn en je deze informatie verwerkt hebt in het betalingsvoorstel! Je doet dat door met programma Gegevens betalingsvoorstel van álle geweigerde betalingen de Status te veranderen van Opdracht in Geweigerd.
Gegevens betalingsvoorstel
Bovenaan zie je enkele gegevens van het betalingsvoorstel (niet te wijzigen):
-
Nummer, het volgnummer van het betalingsvoorstel.
-
Aangemaakt, datum waarop het betalingsvoorstel is aangemaakt, en door welke gebruiker.
-
Opdracht, datum waarop op basis van het voorstel de uiteindelijke betalingsopdrachten zijn aangemaakt, en door welke gebruiker.
-
Status, de status is Opdracht aangemaakt (de betalingsopdrachten zijn aangemaakt) of Geheel verwerkt (alle betalingen in het voorstel zijn doorgeboekt, behalve de betalingen met status Geweigerd).
Dagboek
Het dagboek waarin de betalingen worden geboekt. De default-waarde stel je in bij je Eigen bankrekening. Het dagboek mag niet van het type Beginbalans zijn.
Boekdatum
De default-boekdatum is de verwerkingsdatum. De boekdatum bepaalt ook welke periodekoers gebruikt wordt bij een valuta-omrekening.
Stuknummer
Voor de boeking wordt één stuknummer gebruikt. De default-waarde wordt ontleend aan de instellingen van het dagboek. Deze default kun je terugzetten via het muismenu of met F6.
Tussenrekening
De grootboekrekening waarop per batch een tegenboeking wordt gemaakt. Bij het verwerken van het afschrift van de bank boek je het afgeboekte bedrag weer van deze tussenrekening af, zodat het saldo van deze tegenrekening weer nul is.
Deze tegenboeking wordt niet gemaakt als de Tussenrekening dezelfde is als de tegenrekening van het Dagboek. in dat geval wordt er één collectieve boeking gemaakt op de tegenrekening van het dagboek.
De default-Tussenrekening stel je in bij je Eigen bankrekening. Deze default kun je terugzetten via het muismenu of met F6. De Tussenrekening moet een balansrekening zijn, maar geen debiteur- of crediteurrekening.
Batches
De betalingen in het voorstel zijn gegroepeerd in één of meer batches. Per opdrachtdatum en per valuta is een aparte batch aangemaakt. Per batch krijg je de volgende gegevens te zien:
-
Boeken, hier geef je aan welke batches je nu wilt doorboeken. Via de knop Selecteer alle kun je in één keer alle batches selecteren en met Selecteer geen de-selecteren.
-
Opdrachtdatum, datum waarop het bedrag van deze batch moet worden afgeschreven.
-
Batch, het volgnummer van de batch binnen het voorstel.
-
Valuta, de valuta van de betalingen in deze batch.
-
Totaal te boeken, het nog te boeken bedrag van deze batch. Dat is het totaal van alle betalingen in deze batch met de status Opdracht, dus zonder de betalingen die geweigerd zijn of eerder al zijn geboekt. Bij eventuele valuta-omrekeningen wordt de koers gebruikt van de periode waarin de Boekdatum valt.
-
Nu te boeken, als je een vinkje zet in de kolom Boeken, komt hier het Totaal te boeken-bedrag te staan. Onderaan in de tabel wordt het totaalbedrag bijgehouden van de geselecteerde batches.
-
Totaal batch, het totaalbedrag van álle betalingen in deze batch, dus inclusief de betalingen die geweigerd zijn of eerder al zijn geboekt.
-
Soort boeking, deze is Afboeken openstaande posten zolang in deze batch posten voorkomen met de status Opdracht. Zijn alle posten in deze batch geweigerd of al eerder geboekt, dan staat hier Geen boeking mogelijk.
Verwerken
Als alles goed is ingesteld, klik je op de knop Verwerken om de geselecteerde batches door te boeken in je financiële administratie. Dit houdt het volgende in:
-
Er wordt één journaalpost gemaakt met als omschrijving Betaling + volgnummer betalingsopdracht + volgnummer batch.
-
Per betaling (batch-regel) wordt een boekingsregel gemaakt (behalve als de betalingen status Geweigerd heeft). Het bedrag onderweg van de betreffende openstaande post(en) wordt verlaagd met het betaalde bedrag.
Is een post betaald in een andere valuta dan de valuta van de openstaande post (zie bij Aanmaken betalingsvoorstel), dan wordt bij het doorboeken het betaalde bedrag weer omgerekend naar de valuta van de openstaande post. De koers kan op dat moment anders zijn. in dat geval blijft de openstaande post mogelijk voor een klein bedrag openstaan.
Een betalingsverschil wordt automatisch afgeboekt als dat in de betaling zo is aangegeven met programma Gegevens betalingsvoorstel. -
Per batch wordt een tegenboeking gemaakt op de opgegeven Tussenrekening. Eventuele afrondingsverschillen en valuta-omrekenverschillen worden per batch geboekt op de betalingsverschillenrekening van het dagboek.
Deze tegenboeking wordt níet gemaakt als de Tussenrekening dezelfde is als de tegenrekening van het Dagboek. in dat geval wordt er één collectieve boekingsregel gemaakt op de tegenrekening van het dagboek.
Nadat de boekingsgang is aangemaakt, kom je in venster Overzicht boekingsgang. Je kunt de boekingsgang dan inzien, wijzigen of verwerken (definitief maken).
Als je gebruik maakt van een aparte tussenrekening, dan boek je met programma Invoeren journaalposten het totale afgeschreven bedrag weer van die tussenrekening af. Als het goed is, is het saldo van de tussenrekening dan weer nul. Is dat niet het geval, controleer dan of je bij álle geweigerde betalingen de Status op Geweigerd hebt gezet en boek het saldo handmatig van de tussenrekening af.
Vervolgens kun je het betalingsvoorstel verwijderen.