Openstaande orders
Verkopen > Openstaande orders
Verkopen > Openstaande orders per debiteur (- selecteer een debiteur)

Met dit programma zie je een overzicht van de openstaande orders van alle debiteuren of per debiteur.

NB. Met de selectievakjes onder Tonen (rechts, onder de knoppen) kun je zelf instellen welke orders moeten worden getoond:

  • 'de goedgekeurde' en/of 'de niet-goedgekeurde orders',

  • 'de voor levering vrijgegeven orders' en/of 'de niet-vrijgegeven voor levering orders',

  • de 'voor facturering vrijgegeven orders' en/of de 'niet-vrijgegeven voor facturering orders'.

In eerste instantie worden alle orders weergegeven.

NB. Onder 'Weergeven' kun je nog meer kolommen aanvinken om meer informatie te zien, of juist niet-tonen om een compacte lijst te zien.

  • Indien een kolom is toegevoegd in het overzicht kun je hier ook op selecteren (volgorde bepalen) of op zoeken (kijk voor extra toelichting: 'Zoekvensters').

    Denk hierbij aan 'Vrije Rubieken', 'Kolommen', 'Waarschuwingen', etc. Hier kun je dan tevens verder op zoeken.

  • Kijk hieronder bij de topics 'Weergeven' voor eventueel meer informatie.

Van elke openstaande order zie je de volgende gegevens (mede afhankelijk van je instelling in menu Weergeven > Kolommen):

  • Order, Orderdatum: het ordernummer en de orderdatum.

  • Leverdatum, leverweek, leverdag: leverdatum van de order, weeknummer volgens ISO 8601 (Bijv. dd-mm-jjjj, xx, dagnaam).

  • Referentie: als die uit meer regels bestaat, wordt dat aangegeven met een | op de plaats waar een nieuwe regel begint.

  • Debiteurnummer, Debiteur zoekcode: nummer van de debiteur.

  • Naam van de debiteur.

  • Contactpersoon, hier staat de naam van de contactpersoon die ingevuld is bij de algemene ordergegevens.

  • Extern ordernummer, dit externe ordernummer is het nummer dat in het externe pakket of in de webwinkel aan de order is toegekend (alleen met de optie XML-koppeling orders en/of Koppeling met webwinkel).

  • Offertenr., het nummer van de offerte op basis waarvan deze order is aangemaakt. Alleen vanaf versie Handel of met de optie Offertes.

  • Goedgekeurd, een vinkje geeft aan dat de order goedgekeurd is , dus dat op basis van deze order een orderbevestiging mag worden afgedrukt.

  • Vrij voor verzamellijst (vanaf versie Handel), een vinkje geeft aan dat de order is vrijgegeven voor verzamellijst, dus van deze order een verzamellijst mag worden afgedrukt.

  • Verzamellijst afgedrukt (vanaf versie Handel), een vinkje geeft aan dat van deze order een verzamellijst is afgedrukt.

  • Verzamellijst verwerkt (vanaf versie Handel), een vinkje geeft aan dat alle correcties op de verzamellijst in deze order zijn verwerkt.

  • Vrij voor leveren (vanaf versie Artikelen), een vinkje geeft aan dat de order is vrijgegeven voor levering.

  • Vrij voor factureren, een vinkje geeft aan dat de order is vrijgegeven voor facturering.

  • Valuta, de valuta van de order, met de ordertotalen inclusief BTW en exclusief BTW in die valuta. Deze kolommen worden alleen weergegeven als bij Bedragen (rechts op het venster) het vakje Ordervaluta is geselecteerd.

  • Ordertotalen inclusief BTW en exclusief BTW in de basisvaluta, worden alleen weergegeven als bij Bedragen (rechts op het venster) het vakje Basisvaluta is geselecteerd.

  • Aantal regels, het aantal orderregels van deze order.

  • Verzamellijst, levering van deze order gaat wel of niet via een verzamellijst (vanaf versie Handel).

  • Vertegenwoordiger, de aan deze order gekoppelde vertegenwoordiger (vanaf versie Handel of met de optie Vertegenwoordigers).

  • Factuurgegevens, zoals
    • Factuuradres -Straat, -Huisnummer, -Postcode, -Plaats, -Land, de adresgegevens behorende bij het factuuradres.
    • Kies bij 'Weergeven' > Kolommen voor 'Factuuradres (Postcode+Huisnr.)' om deze kolommen aan/uit te zetten.
      Dit kan handig zijn om bijvoorbeeld verzamellijsten 'vrij te geven' onder 'Muteren', op basis van factuuradres.
  • Factuurdebiteur -nummer, -zoekcode en -naam van de factuurdebiteur (met de optie Inkoopcombinaties).
  • Verzendgegevens zoals verzendadres (omschrijving)

    • Verzendadres-Straat, -Huisnummer, -Postcode, -Plaats, -Land, de adresgegevens behorende bij het verzendadres.

    • Kies bij 'Weergeven' > Kolommen voor 'Verzendadres (Postcode+Huisnr.)' om deze kolommen aan/uit te zetten.
      Dit kan handig zijn om bijvoorbeeld verzamellijsten 'vrij te geven' onder 'Muteren', op basis van verzendadres.

  • Marge excl. BTW. het margebedrag exclusief BTW.

  • Marge%, het margepercentage. Afhankelijk van wat is ingesteld in de Vaste gegevens orders/facturering wordt de marge berekend op basis van de kostprijs of op basis van de verkoopprijs.

  • Kostenplaats, Kostendrager: nummer van kostenplaats / kostendrager (alleen met de optie Dossierfacturering).

  • Indien je 'Aantallen' laat tonen bij de instelling onder 'Weergeven> Kolommen': dan wordt de orderregel-status getoond.
    De vinkjes hierbij geven aan dat 1 of meer artikelregels in de order hieraan voldoen (vanaf versie Artikelen):
    • Backorders, een of meer artikelregels hebben een positief aantal In backorder.
    • Deze levering, een of meer artikelregels hebben een positief aantal bij Deze levering.
    • Nu te factureren, een of meer regels (artikelen of tarieven) hebben een positief aantal bij Nu te factureren.
    • Later te factureren, een of meer regels (artikelen of tarieven) hebben een positief aantal bij Later te factureren.
    • Backorders credit, een of meer artikelregels hebben een negatief aantal In backorder.
    • Deze levering credit, een of meer artikelregels hebben een negatief aantal bij Deze levering.
    • Nu te factureren credit, een of meer regels (artikelen of tarieven) hebben een negatief aantal bij Nu te factureren.
    • Later te factureren credit, een of meer regels (artikelen of tarieven) hebben een negatief aantal bij Later te factureren.

  • Nummer en Omschrijving leveringsconditie

  • Nummer en Omschrijving betalingsconditie, alleen bij 'Openstaande orders'.

  • Laatste verwerking verzamellijst, de datum waarop voor het laatst een verzamellijst van deze order is verwerkt (vanaf versie Handel).

  • Laatste levering, de datum waarop voor het laatst een levering van deze order heeft plaatsgevonden (indien aangevinkt bij Weergeven: vanaf versie Artikelen).

  • Laatste facturering,de datum waarop voor het laatst een facturering van deze order heeft plaatsgevonden (indien aangevinkt bij Weergeven).

  • Ordermagazijn, het magazijn dat is ingevuld in de algemene ordergegevens.
  • Aparte factuur, de instelling van de rubriek Aparte factuur in de algemene ordergegevens.
  • Aangemaakt door / Aangemaakt op, door welke gebruiker en op welke datum/tijd de order is aangemaakt.

  • Vrije rubrieken, via het Weergeven-menu kun je de vrije rubrieken weergeven van de Order, Debiteur, Contactpersoon en/of Verzendadres.

Naast de hierboven genoemde mogelijkheden, kun je ook nog de volgende instellingen gebruiken om de orders beter te selecteren:

Weergeven: Waarschuwingen

Indien aangevinkt, wordt de betreffende order rood weergegeven en een extra kolom wordt toegevoegd met de specifieke waarschuwing.

  • Orderdebiteur geblokkeerd

  • Factuurdebiteur geblokkeerd

  • Kredietlimiet overschreden

  • Leverdatum verstreken

  • Onvoldoende marge, de marge kolom wordt hiervoor (ook) geactiveerd (alleen met het recht 'inzien kost en inkoopprijzen')

  • Aanmaningen

  • Vervallen openstaande posten

  • Geblokkeerde openstaande posten

Weergeven: Totalen van weergegeven orders activeren

  • Het onderdeel met de ordertotalen kun je weergeven (of juist weghalen) door in venstermenu Weergeven te klikken op Totalen van weergegeven orders.

  • De totalen hebben alleen betrekking op de weergegeven orders.

  • Per totaalregel worden de valuta, het bedrag exclusief BTW, het BTW-bedrag en het bedrag inclusief BTW weergegeven in de basisvaluta.

  • Bij Totalen van orders in zoekvenster o.b.v. kun je opgeven op basis van welke aantallen je de ordertotalen wilt laten berekenen: Kies uit: 'Totaal besteld' of 'Totaal nu te factureren' of 'Totaal nu + later te factureren' (vanaf versie Artikelen).

Weergeven: Orderstatus activeren

Je kunt per order de Documentgegevens en de Status zien.

Status:

  • Aangemaakt, hier zie je door wie en wanneer de order is aangemaakt.

  • Goedgekeurd wil zeggen dat er van de order een orderbevestiging afgedrukt kan worden .
    Ook te muteren via het muismenu of met F6. Bij een goedgekeurde order wordt ook aangegeven wanneer die is goedgekeurd en door wie.

  • Vrijgegeven voor verzamellijst houdt in dat van deze order een verzamellijst mag worden afgedrukt.
    Ook te muteren via het muismenu of met F7. Rechts wordt weergegeven, wanneer en door wie deze order is vrijgegeven voor verzamellijst.

  • Verzamellijst afgedrukt. zodra van deze order een verzamellijst is afgedrukt, krijgt de order de status Verzamellijst afgedrukt.
    Dit vakje is te wijzigen als de order niet in gebruikt is. Ook leeg te maken via het muismenu of met F8. Rechts wordt aangegeven wanneer en door welke gebruiker de verzamellijst het laatst is afgedrukt.

  • Verzamellijst verwerkt. als je de correcties en aanvullingen op de verzamellijst volledig in deze order hebt verwerkt, dan kun je de order de status Verzamellijst verwerkt geven.
    Ook te muteren via het muismenu of met F9. Rechts hiervan wordt de datum van de laatste (deel)verwerking vermeld. Vervolgens kan de order worden vrijgegeven voor levering.

  • Vrijgegeven voor levering. het uitleveren van de artikelen van deze order is pas mogelijk als de order is vrijgegeven voor levering.
    Ook te muteren via het muismenu of met F10. Bij een vrijgegeven order wordt aangegeven wanneer die is vrijgegeven en door wie. Rechts hiervan wordt de datum van de laatste (deel)levering vermeld.

    • Bij Vaste gegevens orders/facturering kun je instellen, dat de order automatisch moet worden vrijgegeven voor levering, zodra de order wordt goedgekeurd of zodra de verzamellijst is verwerkt.

  • Vrijgegeven voor facturering. het factureren van de order is pas mogelijk als die is vrijgegeven voor facturering. Ook te muteren via het muismenu of met F11.
    Bij een vrijgegeven order wordt aangegeven wanneer die is vrijgegeven en door wie. Rechts wordt de datum van de laatste (deel)facturering vermeld.

Documentgegevens

Per document wordt bijgehouden of het is afgedrukt, op welke datum en tijdstip het als laatste is afgedrukt en door wie.

  • Ook zie je nog of de order gewijzigd is na de meest recente afdruk. Deze gegevens zijn niet te wijzigen.

Filters

Het is mogelijk om de status van meer orders tegelijk te wijzigen.

  • Filter daarvoor met behulp van één of meer filters de orders uit waarvan je de status wilt wijzigen.

  • Vervolgens kies je in menupunt Muteren voor 'Wijzigen status van alle weergegeven orders'.

  • Je komt dan in venster Wijzigen orderstatus, waar je van alle weergegeven orders de status in één keer kunt aanpassen.

Wijzigen/Toevoegen/Verwijderen

Met de knoppen Wijzigen en Verwijderen kun je de betreffende order muteren.

Klik op Toevoegen om een nieuwe order toe te voegen.

Zoekvenster

De zoekvensters van KING ERP laten eerst alle gegevens zien, waarna je kunt zoeken of filteren.

  • Zijn er veel gegevens, dan kan het daardoor enige tijd duren voordat het zoekvenster geopend is.

  • In dat geval kun je een andere methode gebruiken, zie hieronder bij 'Zoekresultaat tonen' .

Via het invoerveld linksonder het venster kun je zoeken binnen de actieve kolom:

Klik je op een andere kolom, dan kun je in die kolom zoeken.

  • Via deze zoekopdrachtvelden kun je zoeken door invoer van cijfers of letters.
  • Naarmate je meer karakters invoert, wordt het zoeken nauwkeuriger.

  • 'Zoekresultaat tonen'.
    Deze instelling is op meerdere zoekvensters beschikbaar, zoals o.a. bij Debiteuren, Crediteuren, Relaties, Artikelen, Grootboekrekeningen, Openstaande orders, Openstaande bestellingen, Digitaal Archief, Taken gebruiker, etc.

    • Je kunt daar ook kiezen voor 'Toon ...begint met' of 'Toon... bevat'.
    • Het zoekvenster is leeg als je hiervoor kiest en nadat je wat in het zoekveld invoert, worden de overeenkomstige gegevens getoond.
    • Naarmate je meer karakters ingeeft, wordt het zoeken nauwkeuriger

De gekozen instelling wordt per zoekvenster onthouden.

NB. Bij het 'Zoekresultaat tonen' verschijnt bij een eerstvolgende zoekopdracht eerst een leeg venster.

  • Afhankelijk van de instelling van de Gebruikersgegevens start het zoeken direct als er wat wordt ingetikt, of pas als 'Enter' wordt ingegeven.

Afdrukken

Via venstermenu Afdrukken kun je een overzicht afdrukken van de openstaande orders.

Je kunt in dat menu ook voor één of meer orders een orderbevestiging, proforma-nota en/of factuur afdrukken.

 

Koppelingspictogram voor conceptenZie ook