Invoeren orders
Verkopen > Invoeren orders

Met dit programma kunnen verkooporders worden ingevoerd en gewijzigd.

  • De ingevoerde order kan eventueel direct geleverd en gefactureerd worden.

  • Het is ook mogelijk om op basis van één bepaalde order een orderbevestiging, proforma-nota, factuur , verzamellijst of pakbon af te drukken, en om contante betalingen te verwerken.

  • Via het Muteren-menu kunnen backorders in één keer worden vrijgegeven.

Orderinvoerscherm

Nadat de debiteur is geselecteerd die de order heeft geplaatst, volgt het orderinvoerscherm.

Met programma Vaste gegevens orders/facturering kan worden ingesteld dat KING ERP een melding geeft bij een debiteur die:

  • geblokkeerde openstaande posten heeft of

  • dat de kredietlimiet is overschreden en/of

  • dat er openstaande posten zijn waarvoor deze debiteur al minstens xx keer is aangemaand .

Meldingen

Bovenin het menu Weergeven > Meldingen kan o.a. worden ingesteld dat er een melding volgt wanneer:

  • De debiteur nog openstaande orders, offertes en/of backorders heeft.

  • Een melding kan worden ingesteld voor het te verkopen artikel: bijvoorbeeld of dit Artikel bij deze debiteur nog in backorder staat.
  • Een melding wanneer je een credit levering van een artikel maakt, en dit artikel staat bij een andere debiteur in backorder.
  • Een melding bij het automatisch wijzigen aantal te factureren indien vrijgegeven voor facturering.
  • Een melding bij directe inkoop indien voorraad aanwezig.
  • Een melding bij directe productie indien voorraad aanwezig.
  • Een melding bij artikel geblokkeerd voor inkoop.
  • Een melding bij orderregel-invoer indien een openstaande offerte met dit artikel bestaat.

Aandachtspunten

Rechts in het venster worden verschillende meldingen getoond die betrekking hebben op de debiteur en de status van betalingen, vervallen openstaande posten, overschrijdingen kredietlimiet, blokkades en aanmaningen.

  • Ook zie je hier of een debiteur nog openstaande orders, backorders of offertes heeft.

  • Tevens worden de meldingen die ingegeven zijn bij de 'Meldingen voor orders' (zie Vaste gegevens Orders - tab Algemeen en/of bij de Debiteurgegevens - tab Ordergeg.) getoond.
    Denk aan bijv. dat een debiteur geblokkeerd is voor orderinvoer, of dat de kredietlimiet is overschreden, etc.

    Indien er een 'i' naast het aandachtspunt is weergegeven, kun je details van dat punt oproepen.

Debiteurgegevens

In het orderinvoerscherm staan bovenin de naam en adresgegevens van de debiteur, en ook meteen de 2 telefoonnummers (indien er geen 2e tel.nr. bestaat wordt het faxnummer getoond) en e-mailadres van de contactpersoon of debiteur. En de factuurdebiteur (als de debiteur deel uit maakt van een inkoopcombinatie) .

Onder Weergeven kan bij Opmerkingen debiteur aan worden gegeven of die wel/niet moeten worden getoond in het ordermenu. Door Opmerkingen debiteur uit en weer aan te zetten, kan ook de laatste stand van de opmerkingen op het scherm worden verkregen.

Nb. Indien achter een telefoon- of faxnummer een 'actief telefoontje' staat: , kun je direct bellen met dit nummer (Alt-o : Ophangen).

Kredietruimte

Rechtsboven op het venster worden de Kredietruimte van deze debiteur weergegeven. Maakt deze debiteur deel uit van een inkoopcombinatie, dan wordt de kredietlimiet getoond van de Factuurdebiteur. Het openstaande saldo van de debiteur wordt berekend inclusief BTW.

Opmerking

Onder de debiteurgegevens staat een Opmerkingenveld die meldingen weergeeft die je bij de debiteur hebt ingevoerd (zie Debiteur/Opmerkingen Tab).

Dit veld kan via Weergeven uitgezet worden.

Algemene ordergegevens

Hier staan de algemene ordergegevens zoals bij de vaste gegevens van de orderinvoer en/of bij de betreffende debiteur zijn ingegeven.

Zie ook bij het programma Vaste gegevens orders/facturering om in te stellen welke van deze invoerrubrieken je wilt invoeren/overslaan en wat de default-waarde ervan moet zijn.

  • Ordernummer
  • Prijzen: Inclusief/exclusief BTW
  • Orderdatum
  • Leverdatum, de leverdatum van de order, met daarachter het nummer van de week waarin de leverdatum valt,volgens ISO 8601, en de leverdag.
  • Contactpersoon, de default-contactpersoon van de order kun je instellen via programma Contactpersoonfuncties. In programma Default-contactpersoonfuncties kan worden ingesteld dat de contactpersoon van de order ook moet worden afgedrukt op de orderdocumenten.
  • Vertegenwoordiger (vanaf versie Handel), de default-vertegenwoordiger kan worden ingesteld in programma Vaste gegevens orders/facturering. Er kan eventueel ook de invoer van een vertegenwoordiger verplicht worden gesteld.
  • Referentie, dit kan worden afgedrukt op de orderbevestiging, proforma-nota en factuur, als dat in de betreffende layout tenminste zo is ingesteld. Hier kan de default-referentie nog aangepast worden.

Tips:

  • Bij het invoeren van orders heb je tevens de beschikking over diverse extra menupunten onder de rechtermuisknop.
  • Via de knop 'Ga naar...' kun je van deze order de 'Uitleverhistorie/Factuurhistorie deze order' zien wat er reeds geleverd of reeds gefactureerd is.

  • Onder het Weergeven menu, kun je voor verschillende velden aangeven of deze altijd (vinkje) of niet getoond dienen te worden tijdens het invoeren van de orders.

    • Ook kunnen verschillende meldingen worden aangevinkt zodat ze een waarschuwing geven, indien van toepassing.

    • En tevens kan hier worden aangegeven welke tabkaart/tabkaart-orderregel default opent.

    • Wanneer je bij de tab Orderregel een artikel toevoegt kun je tevens de 'Orderregel kolommen' bij Weergeven kiezen en bepaalde kolommen uitzetten (of later weer aanvinken).

Overzicht orderregels

Hier staan alle opgeslagen orderregels van deze order.

  • Dat wat onder de Tab 'Orderregel' wordt ingegeven, zie je hier per regel. Zoals o.a. de gegevens van het verkochte artikel/tarief, de prijsinformatie, verkoop en voorraadeenheden, en(indien van toepassing) of het artikel een samengesteld of productie-artikel is (zie Receptsoort).
    Indien een artikel een samengesteld of productie-artikel is, kun je met Ctrl-F3 de gegevens oproepen van de status en voorraadinfo van het recept (optie Productie-2 dient geactiveerd te zijn).
  • Bij het tabblad Orderregel geef je een nieuwe orderregel in, en op de tabkaart Ordertotaal staan meer gegevens over het ordertotaal.
  • De ingevoerde orderregels van deze order worden onder elkaar weergegeven. Het orderregelnummer wordt door KING ERP toegekend.
    D    e marge (bedrag en percentage) kan worden aan- of uitgezet via het Weergeven-menu, keuze Omzetgegevens bij ordertotalen.

De overige ordergegevens zijn opgenomen in de volgende tabkaarten:

NB. Indien je een bestaande order wijzigt, dan kun je in het Weergeven-menu bij Default-tabkaart instellen met welke tabkaart het venster moet openen als je een bestaande order wijzigt of inziet. Deze instelling geldt voor alle bestaande orders.

Afdrukmogelijkheden / Invoeren contante betaling

  • Via menu Afdrukken of via de knop Afdrukken… kan een orderbevestiging , pakbon (vanaf versie Artikelen) en/of proforma nota worden afgedrukt.
  • Met de knop Verzamellijst kan de verzamellijst worden afgedrukt (vanaf versie Handel), en via de knop Leveren kan de order worden geleverd.
  • Als van deze order een contante betaling moet worden ingevoerd en/of een directe factuur afgedrukt, dan kan dat via menu/knop Afdrukken.
    Kies voor     Directe factuur.... en je kunt dan een factuur afdrukken en, afhankelijk van de betalingsconditie van de debiteur, een contante betaling invoeren.
  • Zie bij Invoeren betaling voor meer informatie over dit venster.
    NB. Het invoeren van een contante betaling is alleen mogelijk als in programma     Vaste gegevens orders/facturering is aangegeven op welke grootboekrekening de directe betalingen moet worden geboekt.

Knoppen

  • Besteladvies..., bevat deze order artikelregels die via directe inkoop worden geleverd, dan met deze knop het bijbehorende besteladvies aangemaakt worden. Met de optie Automatische bestellingen of Meerdere leveranciers kan ook een besteladvies worden gemaakt voor meer verkooporders tegelijk (zie programma Automatische bestellingen). Is er al een bestelling aangemaakt, dan kan die bekeken worden via de Ga naar...-knop. Alleen met de optie Directe inkoop.
  • Productieadvies, hiermee kan (indien optie Productie van toepassing is) een productieadvies van de verkochte samengestelde artikelen worden gegenereerd.
  • Verzamellijst, bij een goedgekeurde order kan met deze knop een verzamellijst afgedrukt worden. Alleen vanaf versie Handel.
  • Leveren, is de order vrijgegeven voor levering, dan kan hiermee de order worden geleverd. Alleen vanaf versie Artikelen.
  • Afdrukken, gebruik deze knop om een orderbevestiging, pakbon (vanaf versie Artikelen), proforma nota of directe factuur af te drukken.
  • Toevoegen, hiermee kan een nieuwe verkooporder worden ingevoerd voor deze debiteur.
  • Verwijderen, met deze knop wordt de huidige order definitief verwijderd.
  • Ga naar..., via deze knop kun je de gegevens opvragen van o.a.:
    • Debiteurgegevens, het artikel, de openstaande posten van de debiteur, de voorraadmutaties van de debiteur, de backorders van de debiteur en of van het artikel, de voorraadaantallen in de tijd, de gegevens van de bijbehorende bestelling (met optie Directe inkoop), de Factuurhistorie of Uitleverhistorie van deze order, Prijsafspraken met debiteur.
  • Sluiten

 

Koppelingspictogram voor conceptenZie ook