Verkopen > Afdrukken orderbevestigingen / proforma-nota’s / facturen
Je kunt van een aantal orders tegelijk een orderbevestiging, proforma-nota of factuur afdrukken.
- Het afdrukken van een orderbevestiging is alleen mogelijk bij een goedgekeurde order.
- Het afdrukken van een factuur alleen bij een order die is vrijgegeven voor facturering.
- Een proforma-nota kan altijd worden afgedrukt, ongeacht de orderstatus (vanaf versie Financieel).
- Een orderbevestiging of proforma-nota kunnen worden afgedrukt vanaf versie Factureren.
NB. Het afdrukken van een orderbevestiging of proforma-nota laat de betreffende orders ongewijzigd.
NB. Een order wordt pas verwijderd uit het orderbestand, als die order volledig is gefactureerd en geen artikelregels bevat die nog geleverd moeten worden.
Vanaf versie Artikelen:
In de orderregels kunnen drie verschillende aantallen staan: Aantal besteld, Deze levering en Nu te factureren.
- De factuur gaat altijd uit van het aantal Nu te factureren.
- Voor de proforma-nota kun je zelf instellen welk aantal moet worden gebruikt, in programma Vaste gegevens orders/facturering.
Selectie
Geef hier aan van welke orders je een orderbevestiging / proforma-nota / factuur wilt afdrukken.
Vanaf versie Handel kan ook worden geselecteerd op magazijn: dit is het magazijn dat is ingevuld in de vaste gegevens van de order, niet in de orderregels of specificatieregels! Er kunnen dus order(specificatie)regels worden gefactureerd met een magazijn dat buiten de selectie valt!
Boekdatum of Datum omzetboeking (bij afdrukken facturen)
Bij de facturering worden journaalposten gemaakt voor het boeken van de factuur en het bijwerken van de openstaande posten.
Vul hier de boekdatum in van die journaalposten. Deze boekdatum wordt gebruikt voor de boeking van de omzet/kostprijs/voorraad, en, afhankelijk van je instelling in de Vaste gegevens orders/facturering, tabkaart Boekingen facturering, ook voor de journaalregels “debiteuren” en "aan BTW".
- Het dagboek en de omschrijving van de boekingen zijn ingesteld in programma Vaste gegevens orders/facturering, tabkaart Boekingen, bij Batch-facturering.
- Let op: vinden tegelijk met de facturering ook leveringen plaats, dan wordt deze boekdatum ook gebruikt als voorraadmutatiedatum van de geleverde goederen.
Kies je een boekdatum in de toekomst, houd je er dan rekening mee dat de kostprijs van de betreffende artikelen pas gewijzigd mag worden nadat die voorraadmutatiedatum verstreken is. Alleen van toepassing vanaf versie Handel.
Datum document (bij afdrukken orderbevestigingen/proforma-nota’s)
De datum die op het document wordt afgedrukt, instelbaar.
Factuurdatum (bij afdrukken facturen)
Bij facturering kun je ook de factuurdatum opgeven. Samen met de betalingsconditie van de debiteur bepaalt de factuurdatum de vervaldatum van de factuur.
- Afhankelijk van je instelling in de Vaste gegevens orders/facturering, tabkaart Boekingen facturering, wordt de factuurdatum gebruikt als boekdatum voor de journaalregels “debiteuren” en “aan BTW”.
Minimale factuurbedrag (bij afdrukken facturen)
Als je kleine orders nog niet wilt factureren, kun je hier het minimumbedrag invoeren.
Wil je geen gebruik maken van een minimumbedrag, dan kun je hier 0 invullen.
NB. Het minimale factuurbedrag wordt niet gebruikt in de volgende gevallen:
-
Orders die apart moeten worden gefactureerd, worden altijd afgedrukt, ongeacht het factuurbedrag.
Het minimale factuurbedrag is dus alleen van toepassing op verzamelfacturen. -
Als de debiteur vijf of meer orders heeft, wordt het minimale factuurbedrag ook genegeerd.
- Het programma houdt geen rekening met de valuta van de orders.
Bij een minimaal factuurbedrag van '25' wordt een order van GBP 24.95 dus ook niet gefactureerd.
Afdruk met layout
Je kunt in dit invoerveld een layout invullen. Welke layout uiteindelijk bij het samenstellen van de documenten wordt gebruikt, is afhankelijk van het volgende:
- Beschik je niet over de optie Document-layouts per debiteur/crediteur, dan wordt de layout gebruikt die je hier in het invoerveld hebt ingevuld. Vul je in het invoerveld geen layout in, dan wordt de layout gebruikt die is ingevuld in de Vaste gegevens orders/facturering;
- Beschik je wel over de optie Document-layouts per debiteur/crediteur, dan kun je per debiteur in de tabkaart Documenten een afwijkende document-layout voor de verschillende documenten vastleggen.
- Heb je daar geen afwijkende document-layout vastgelegd, dan wordt de layout uit het invoerveld gebruikt. Is die niet ingevuld, dan wordt de layout gebruikt die is vastgelegd in de Vaste gegevens orders/facturering;
- Heb je wel een afwijkende document-layout vastgelegd, dan wordt die layout altijd gebruikt, behalve bij het standaarddocument Afdruk op papier.
De daar vastgelegde afwijkende document-layout wordt namelijk niet gebruikt wanneer je in het invoerveld zelf een layout invult.
Let op: dit geldt dus alleen voor de Afdruk op papier en niet voor de Extra afdruk op papier en de uitvoerformaten.
- Factureeroverzicht afdrukken (bij afdrukken facturen)
Op het factureeroverzicht vind je per opbrengstgroep de geboekte opbrengsten, kosten, voorraden en (eventueel) kortingen.
Daarnaast worden de geboekte bedragen ook uitgesplitst naar valuta en naar BTW-rekening. - Overzicht verwerkte facturen afdrukken (bij afdrukken facturen)
Indien aangevinkt wordt tevens een overzicht van de verwerkte facturen geprint. - Overzicht niet verwerkte orders (bij afdrukken facturen)
Als je orders had geselecteerd die niet zijn afgedrukt (bijv. omdat de order niet was vrijgegeven), dan kun je ook nog een lijst van niet-gefactureerde orders afdrukken. - Bevestiging gegevens goed afgedrukt
Je kunt hiermee kiezen of je een overzicht wilt waarin wordt aangegeven dat de gegevens goed zijn afgedrukt.
Na het afdrukken krijg je dan de vraag of de factuur, proforma of orderbevestiging goed is afgedrukt. -
- Kies je voor 'Nee': het Afdrukverslag komt op je scherm, waar je kunt aangeven welke facturen, proforma's of orderbevestigingen goed zijn afgedrukt en welke niet.
De documenten die niet goed zijn afgedrukt, kun je later opnieuw versturen met programma Mislukte afdrukopdrachten. - Kies je voor 'Ja': deze documenten worden niet meer opnieuw afgedrukt,
Sorteren op
Je kunt de documenten afdrukken in volgorde van Debiteurnummer, Debiteurzoekcode, Orderdatum, Ordernummer, Postcode factuuradres, Postcode verzendadres of een van de vrije rubrieken van de factuurdebiteur.
- Bij sortering op postcode worden de documenten afgedrukt in volgorde van landcode, postcode en huisnummer.
- Daarnaast heb je hier de keuze uit Oplopend en Aflopend. Bij Oplopend wordt de kleinste waarde het eerste afgedrukt en de grootste het laatste, bij Aflopend is dit andersom.
Sorteren binnen verzamelfactuur op (bij afdrukken facturen)
Bij een verzamelfactuur staan er twee of meer orders op één document. Per verzamelfactuur kunnen de orders worden gesorteerd op Debiteurnummer, Orderdatum of Ordernummer.
- Daarnaast heb je hier de keuze uit Oplopend en Aflopend. Bij Oplopend wordt de kleinste waarde het eerste afgedrukt en de grootste het laatste, bij Aflopend is dit andersom.
Sorteren orderregels op
Je kunt de volgorde van de orderregels rangschikken op volgorde van: Regelnummer, Artikelnummer, Artikelzoekcode of Magazijn/locatie.
- Daarnaast heb je hier de keuze uit Oplopend en Aflopend. Bij Oplopend wordt de kleinste waarde het eerste afgedrukt en de grootste het laatste, bij Aflopend is dit andersom.
Sortering kopiefacturen (bij afdrukken facturen)
Als je kopiefacturen afdrukt (dat kun je per debiteur instellen in programma Debiteurgegevens, tabkaart Ordergegevens), dan kun je hier aangeven:
- óf dat na elke factuur de bijbehorende kopiefacturen afgedrukt moeten worden,
- óf dat eerst alle facturen en daarna alle kopiefacturen moeten worden afgedrukt.
- Daarnaast heb je hier de keuze uit Oplopend en Aflopend. Bij Oplopend wordt de kleinste waarde het eerste afgedrukt en de grootste het laatste, bij Aflopend is dit andersom.
Startnummer factuur (bij afdrukken facturen)
Hier wordt het eerstvolgende factuurnummer weergegeven wat wordt gegenereerd (zie bij: Vaste gegevens orders/facturering: Documenten, Startnummer).
Printer selecteren
Selecteer dit vakje, als je voor deze afdruk een andere printer wilt selecteren dan de default-printer.
De default-printer is de printer die gekoppeld is aan de layout van het eerste document dat wordt afgedrukt. Alle documenten worden dan afgedrukt op de hier gekozen printer.
- Laat je dit vakje leeg, dan worden de documenten afgedrukt op de printer die aan de betreffende layout gekoppeld is.
Per layout kan dat een andere printer zijn.
Knoppen
In het venster vind je de volgende knoppen:
-
Sluitregels…, hiermee kun je desgewenst een sluit-tekstregel invoeren/verwijderen.
Deze sluitregel wordt afgedrukt op alle documenten die je nu gaat afdrukken (op voorwaarde dat in de layout de variabele ‘sluitregel’ is opgenomen). -
Voorbeeld, je krijgt een voorbeeld-afdruk op het scherm, waarna je alsnog de afdruk kunt maken.
Let op: als je een voorbeeld-afdruk opvraagt, zijn de factuurnummers nog niet toegekend. -
Afdrukken, de boekingsgang wordt aangemaakt (bij afdrukken facturen) en vervolgens wordt het afdrukken gestart (je kunt dan een printer selecteren, als je dat bij Printer selecteren zo hebt ingesteld).
Afhankelijk van wat ingegeven is worden een aantal (of een of geen) overzichten geprint, zie hierboven bij "Factureeroverzicht afdrukken"
NB. Na afloop van de facturering (afdrukken) krijg je het overzicht boekingsgang op het scherm.
Deze boekingsgang bevat de journaalposten van de facturering. Je kunt deze boekingsgang dan inzien, wijzigen of verwerken (definitief maken). -
Sluiten, het venster wordt gesloten zonder af te drukken. Als je tijdens het afdrukken op Sluiten klikt, wordt het afdrukken afgebroken.
Zie ook