Afdrukken projectfacturen
Verkopen > Projecten > Afdrukken projectfacturen

Met dit programma kun je de vrijgegeven factuurvoorstellen factureren.

Het factureren gaat op dezelfde manier als bij de ‘gewone’ facturen in King. Je kunt extra selecties maken op projectcode en projectleider.

 

Enkele aandachtspunten:

• projectfacturen worden ook meegenomen in de aangifte ICP;

• het veld Ordernummer is wel beschikbaar op de factuur-layout, maar wordt bij projecten niet gebruikt (het wordt gevuld met een ‘intern’ nummer);

• de omschrijving van de order is het projectnummer + de projectomschrijving;

• als tariefcode wordt het tarief gebruikt dat is ingevuld in de Vaste gegevens projecten. Hierop wordt ook de omzet geboekt;

• als je een tijdvakaanduiding op de factuur wilt plaatsen, moet je wel de betreffende velden (velden Tijdvak begin/-eind, niveau Regelgegevens) in de factuur-layout opnemen;

• Als contactpersoon wordt de contactpersoon gebruikt die is ingevuld in de Projectgegevens.

Selectie

De factuurvoorstellen kun je selecteren op debiteur, projectcode en projectleider.

Boekdatum

Bij de facturering worden journaalposten gemaakt voor het boeken van de factuur en het bijwerken van de openstaande posten. Vul hier de boekdatum in van die journaalposten. Het dagboek en de omschrijving van de boekingen is ingesteld in programma Vaste gegevens orders/facturering, tabkaart Boekingen, bij Batch-facturering.

Factuurdatum

Samen met de betalingsconditie van de debiteur bepaalt de factuurdatum de vervaldatum van de factuur.

Afdruk met layout

Je kunt in dit invoerveld een layout invullen. Welke layout uiteindelijk bij het samenstellen van de documenten wordt gebruikt, is afhankelijk van het volgende:

• Beschik je niet over de optie Document-layouts per debiteur/crediteur, dan wordt de layout gebruikt die je hier in het invoerveld hebt ingevuld. Vul je in het invoerveld geen layout in, dan wordt de layout gebruikt die is ingevuld in de Vaste gegevens orders/facturering;
• Beschik je wel over de optie Document-layouts per debiteur/crediteur, dan kun je per debiteur in de tabkaart Documenten een afwijkende document-layout voor de verschillende documenten vastleggen.
  • Heb je daar geen afwijkende document-layout vastgelegd, dan wordt de layout uit het invoerveld gebruikt. Is die niet ingevuld, dan wordt de layout gebruikt die is vastgelegd in de Vaste gegevens orders/facturering;
  • Heb je wel een afwijkende document-layout vastgelegd, dan wordt die layout altijd gebruikt, behalve bij het standaarddocument Afdruk op papier.
    De daar vastgelegde afwijkende document-layout wordt namelijk niet gebruikt wanneer je in het invoerveld zelf een layout invult.
    Let op: dit geldt dus alleen voor de Afdruk op papier en niet voor de Extra afdruk op papier en de uitvoerformaten.

Factureeroverzicht afdrukken
Overzicht verwerkte facturen afdrukken

Op het factureeroverzicht vind je per opbrengstgroep de geboekte opbrengsten, kosten, voorraden en (eventueel) kortingen. Daarnaast worden de geboekte bedragen ook uitgesplitst naar valuta en naar BTW-rekening.

Bevestiging gegevens goed afgedrukt

Je kunt hiermee kiezen of je een overzicht wilt waarin wordt aangegeven dat de gegevens goed zijn afgedrukt.
 Na het afdrukken krijg je dan de vraag of de gegevens/documenten goed zijn afgedrukt.

• Kies je voor 'Nee': het Afdrukverslag komt op je scherm, waar je kunt aangeven welke gegevens goed zijn afgedrukt en welke niet.
  De gegevens die niet goed zijn afgedrukt, kun je later opnieuw versturen met programma Mislukte afdrukopdrachten.
• Kies je voor 'Ja': deze gegevens worden niet meer opnieuw afgedrukt, behalve als je beschikt over Factuurhistorie.

Sorteren op

Dit is de volgorde waarin de documenten worden afgedrukt.

• Je kunt de documenten afdrukken in volgorde van Debiteurnummer, Projectnummer, Postcode factuuradres, Postcode verzendadres of een vrije rubriek van de debiteur.
  NB. Bij sortering op postcode worden de documenten afgedrukt in volgorde van landcode, postcode en huisnummer.

• Daarnaast heb je hier de keuze uit Oplopend en Aflopend. Bij Oplopend wordt de kleinste waarde het eerste afgedrukt en de grootste het laatste, bij Aflopend is dit andersom.

Sortering kopiefacturen

Als je kopiefacturen afdrukt (dat kun je per debiteur instellen in programma Debiteurgegevens, tabkaart Ordergegevens), dan geef je hier aan

• of dat na elke factuur de bijbehorende kopiefacturen afgedrukt moeten worden,

• of dat eerst alle facturen en daarna alle kopiefacturen moeten worden afgedrukt.

Daarnaast heb je hier de keuze uit Oplopend en Aflopend. Bij Oplopend wordt de kleinste waarde het eerste afgedrukt en de grootste het laatste, bij Aflopend is dit andersom.

Printer selecteren

Selecteer dit vakje, als je voor deze afdruk een andere printer wilt selecteren dan de default-printer.

• De default-printer is de printer die gekoppeld is aan de layout van het eerste document dat wordt afgedrukt. Let op: alle documenten worden dan afgedrukt op de hier gekozen printer.

Laat je dit vakje leeg, dan worden de documenten afgedrukt op de printer die aan de betreffende layout gekoppeld is. Per layout kan dat een andere printer zijn.

Knoppen

In het venster vind je de volgende knoppen:

• Sluitregels…, hiermee kun je desgewenst een sluitregel invoeren/verwijderen. Deze sluitregel wordt afgedrukt op alle projectfacturen die je nu gaat afdrukken (op voorwaarde dat in de layout de variabele ‘sluitregel’ is opgenomen);

• Voorbeeld, je krijgt een voorbeeld-afdruk op het scherm, waarna je alsnog de afdruk kunt maken. Let op: als je een voorbeeld-afdruk opvraagt, zijn de factuurnummers nog niet toegekend. Dus als je een afdruk maakt op basis van het schermvoorbeeld, worden op de plaats van het factuurnummer sterretjes (********) afgedrukt!

• Afdrukken, de boekingsgang wordt aangemaakt, de status van de factuurvoorstellen wordt op Gefactureerd gezet en vervolgens wordt het afdrukken gestart (u kunt dan een printer selecteren, als je dat bij Printer selecteren zo hebt ingesteld).

  • Na het afdrukken krijg je de vraag of de projectfacturen goed zijn afgedrukt.

  • Beantwoord je deze vraag met Nee, dan krijg je het Afdrukverslag op het scherm, waar je kunt aangeven welke projectfacturen goed zijn afgedrukt en welke niet.

    De projectfacturen die niet goed zijn afgedrukt, kun je later opnieuw versturen met programma Mislukte afdrukopdrachten.

  • Als je op deze vraag met Ja antwoordt, kunnen deze projectfacturen alleen opnieuw worden afgedrukt, als je beschikt over Factuurhistorie.
    

  Vervolgens wordt het factureeroverzicht afgedrukt.
  Als je factuurvoorstellen had geselecteerd die niet zijn afgedrukt (bijv. omdat het voorstel niet was vrijgegeven), dan kun je ook nog een lijst van niet-gefactureerde voorstellen afdrukken.
  Na afloop van de facturering krijg je het overzicht boekingsgang op het scherm. Deze boekingsgang bevat de journaalposten van de projectfacturering. Je kunt deze boekingsgang dan inzien, wijzigen of verwerken (definitief maken).

• Sluiten, het venster wordt gesloten zonder af te drukken. Als je tijdens het afdrukken op Sluiten klikt, wordt het afdrukken afgebroken.

Creditnota

De facturering van een factuurvoorstel kun je ongedaan maken door in programma Muteren factuurvoorstel de status van het voorstel op Te crediteren te zetten en het voorstel opnieuw te factureren. Er wordt dan een creditnota afgedrukt en een tegenboeking gemaakt.

 

Zie ook