Offertegegevens: tab Versie
Verkopen > Offertes > Offertes > knop Toevoegen / Wijzigen > tab Versie x.x

Onder de tab 'Versie ...' zie je eerst het venster 'Regels' met de verschillende offerte regels.

Per regel zie je dan de informatie onder de Tab 'Regel xxx'.

Indien de Offerte de status 'Openstaand of Concept' heeft, kun je de regel-gegevens (Tekst, aantallen, prijzen, etc.) nog aanpassen.

Kolommen per regel:

• Regelnr., het regelnummer van de offerteregel.
• Soort, het soort regel: artikel, tarief, tekst, korting of inruil.
• Artikel/Tarief/Tekstblok, het nummer van het artikel, het tarief of het tekstblok.
• Tekst op offerte, de omschrijving van het artikel/tarief/tekstblok/korting/inruil zoals die wordt afgedrukt op de offerte.
• Aantal te offreren verkoopeenheden , het geoffreerde aantal eenheden van het artikel/tarief.
• Verkoopeenheid, van het artikel.
• Voorraadeenheden in verkoopeenheid, het aantal voorraadeenheden in de verkoopeenheid, op het moment van de invoer van de offerteregel.
• Aantal te offreren voorraadeenheden, van het artikel.
• (Voorraad) eenheid, voorraadeenheid van het artikel.
• Geprijsd per, gekozen verkoopeenheid of (afwijkende) voorraadeenheid van het artikel.
• Prijs, de prijs per eenheid in de gekozen Valuta, inclusief korting.
• Nettoprijs, brutoverkoopprijs minus korting, rekening houdend met de prijsafspraken voor de geselecteerde debiteur(groep).
• Regeltotaal, berekend als aantal x Prijs, minus de korting per regel, incl.btw. Bij een kortingsregel en inruilregel staat hier het betreffende (negatieve) bedrag.
• Regeltotaal excl.btw, berekend als aantal x Prijs, minus de korting per regel, excl.btw. Bij een kortingsregel en inruilregel staat hier het betreffende (negatieve) bedrag.
• Totale kostprijs excl. btw, berekend als aantal x kostprijs., excl.btw.
• Marge excl. btw, marge berekend over de verkoopprijs, inclusief de korting, excl.btw.
• Marge %, marge berekend over de verkoopprijs, inclusief de korting.

In deze tab staan de algemene gegevens van de offerte.

• Inkoopcombinatie, alleen te kiezen met de optie Inkoopcombinaties.
  Loopt deze offerte/order via een inkoopcombinatie, dan kan hier worden aangegeven:
  • Welke debiteur de factuur moet ontvangen: Factuurdebiteur.
  • Op welke debiteur de omzet moet worden geboekt: Debiteurnr.omzet.
  • En van welke debiteur de prijsafspraken moeten worden gebruikt: Debiteurnr.prijzen.

  Worden deze gegevens gewijzigd, dan worden de al bestaande offerteregels niet aangepast (zoals de BTW-code, de instelling van Aparte factuur, de prijzen/kortingen en eventueel de omzetboeking van deze orderregels). Wel worden de betalingsconditie en de keuze 'apart factureren' gewijzigd.

• Factuuradres, het adres waar de factuur naar toe moet: het correspondentie-adres of het vestigingsadres van de debiteur.
  Behoort de debiteur tot een inkoopcombinatie, dan is het factuuradres een adres van de Factuurdebiteur.
• Verzendadres, het adres waar de goederen van de order naar toe moeten: het vestigingsadres, het correspondentie-adres of een verzendadres.
  • Als hier voor het verzendadres wordt gekozen, dan moet ook het 'Verzendadresnr.' worden ingevoerd (veld verschijnt vanzelf).
  • Het verzendadresnummer moet zijn ingevuld om de order goed te kunnen keuren.
  • Behoort de debiteur tot een inkoopcombinatie, dan kan hier ook een adres van de Factuurdebiteur geselecteerd worden (bijv. een distributiecentrum van de inkoopcombinatie).
• Eindbestemming, alleen wanneer Inkoopcombinatie aangevinkt is.
  Dit kun je gebruiken als het Verzendadres bijvoorbeeld een distributiecentrum is. In dat geval kan bij de Eindbestemming het adres worden geselecteerd waar de goederen uiteindelijk terecht moeten komen: het vestigingsadres, het correspondentie-adres of een verzendadres van de debiteur die de order geplaatst heeft.
• Selecteer 'Niet van toepassing', als er geen apart eindbestemmingsadres is.
• Als hier voor verzendadres wordt gekozen, moet ook het EB-adresnummer (eindbestemmings-adresnummer) worden ingevoerd.
• Orderkorting, indien gebruik wordt gemaakt van orderkorting (zie programma Vaste gegevens orders/facturering), dan kan hier het percentage worden ingevuld. Er wordt dan automatisch een orderkortingsregel aan de order toegevoegd.
  De default-waarde wordt ontleend aan de debiteurgegevens maar kan uiteraard worden gewijzigd.
  Tip: Wil je extra korting per artikel/tarief geven, geef dan de korting per offerteregel in onder de tab 'Regel'.
  Ga naar het betreffende artikel/tarief, en geef bij het veld 'Korting 2' de gewenste korting in (te wijzigen van % naar bedrag, met Alt-B, of met de rechtermuisknop op te roepen)
• Aanmaakdatum, de datum waarop deze versie is aangemaakt.
• Geldigheidsdatum, de uiterste geldigheidsdatum van deze offerteversie.
  Met het recht 'Aanpassen geldigheidsdatum uitgebrachte/goedgekeurde offertes' kun je deze datum nog wijzigen.
  
• Prijzen, geef hier aan of deze offerteversie inclusief of exclusief BTW is.
• Valuta, de valuta van deze offerteversie.
  
  
• Aparte factuur, je kunt hier aangeven of en hoe je de factuur wilt verzenden/afdrukken. Zie bij Vaste gegevens debiteuren > Ordergegevens.
• Aparte Levering, je kunt hier aangeven of de order apart geleverd dient te worden, of samen met andere orders. Zie bij Vaste gegevens debiteuren > Ordergegevens.
• Leveringsconditie, default-waarde is de leveringsconditie van de debiteur.
• Betalingsconditie, default-waarde is de betalingsconditie van de debiteur.
  Het recht Fiatteren inkoopfacturen is nodig om de betalingsconditie te wijzigen naar een betalingsconditie met een andere fiatteerinstelling.
• Referentie, tekst voor de referentie.
  De default -waarde kan worden ingevoerd in de Vaste gegevens offertes en wordt hier getoond.

• Extra tekst e-mail bericht

  Hier kun je voor deze order een specifieke extra tekst invullen, die in het e-mail bericht opgenomen kan worden.

  • Geef bij het afdrukformaat, onder de tab 'E-mailgegevens' > 'Bericht' een veld op zodat deze tekst in het e-mail bericht opgenomen wordt.

  • Kies daar met een klik op de rechtermuisknop voor het veld: <document_extra_tekst_e-mail_bericht>

  • NB. Ongeldige tekens in het veld 'Bestandsnaam' worden verwijderd, zie Bestandsnaam > 'Ongeldige tekens'.

Indien je bij de 'Vaste gegevens Offertes' ook 'Vrije Rubrieken' hebt aangemaakt, zie je hier een tab met alle vrije rubrieken betreffende de offertes.

• De vrije rubrieken die eenzelfde naam en veldtype hebben als bij de debiteur worden overgenomen.
• De vrije rubrieken die eenzelfde naam en veldtype hebben als in orders worden bij het aanmaken van de orders overgenomen naar de orders.

In dit onderdeel kun je de gekozen regel inzien of muteren:

• Soort : Je kunt hier kiezen uit Artikel/Tarief /Tekst / Korting of Inruil -regel.
  • Bij een tekstregel hoef je geen tekstcode te selecteren, maar het kan wel.
  • Het default-Tarief bij een kortingsregel of inruilregel stel je in bij de Vaste gegevens offertes.

  • Selecteer je een artikel met volgartikelen, dan worden voor deze volgartikelen automatisch offerteregels aangemaakt, waarbij het Aantal wordt afgeleid van het aantal van het hoofdartikel. Het aantal volgartikelen zijn het aantal voorraadeenheden in de verkoopeenheid. Alleen met de optie Emballage/volgartikelen.

  • Partijnummer, is het geselecteerde artikel een partij-artikel, dan kun je hier het partijnummer invoeren. In de artikelgegevens kun je instellen of het partijnummer verplicht is bij verkoop.
• Tekst op offerte, hier kan per offerteregel de omschrijving ingegeven of aangepast worden zoals die wordt afgedrukt op de offerte. De default-waarde is de Tekst op factuur van het geselecteerde artikel//tarief/tekstblok in de taalcode van de debiteur. Als er voor die taalcode geen Tekst op factuur is ingevuld, wordt de Tekst op factuur weergegeven in de 'default-taal' die is ingesteld bij de Vaste gegevens orders/facturering, en anders wordt (bij een artikel) de omschrijving gebruikt. Bij een tekstregel zonder tekstblok kun je hier de tekst invoeren.
• Verkoopeenheid, keuze uit de voorraadeenheid en de verkoopeenheden van het artikel.
• Aantalte offreren, het aantal besteld in verkoopeenheden van het artikel of tarief. Het aantal mag negatief zijn, als het offertetotaal maar positief blijft. Klik op voorraadinfo (F3) om de voorraadinformatie op te vragen.
• Van, dit betreft het aantal voorraadeenheden in de verkoopeenheid.
• Totaal te offreren, dit is het aantal te offreren in voorraadeenheden.
• Kostprijs, de kostprijs van het artikel exclusief BTW en Geprijsd per.
  De kostprijs wordt alleen getoond als Meekijken in het Muteren-menu UIT is.
  De kostprijs is alleen te wijzigen als bij het artikel is gekozen voor 'Kostprijs wijzigen bij orderinvoer' (zie bij het artikel, tab Algemeen') .
• Prijs per, je kan kiezen tussen de prijs per verkoopeenheid of prijs per x-aantal voorraadeenheden.
• Prijs, de prijs per eenheid van het artikel of tarief. Of deze prijs exclusief of inclusief BTW is, is afhankelijk van de instelling bij Prijzen (in de Tab Vaste gegevens). De prijs wordt opnieuw berekend na het wijzigen van het artikel of het aantal.

• Korting 1 / Korting 2
  Er kunnen 2 orderregelkortingen worden toegekend.

• De default-waarde van Korting1 is de standaardkorting van het artikel of tarief. Met de rechtermuisknop kan worden geswitcht tussen korting als percentage of als bedrag.
• Bij Korting 2 kan desgewenst een extra regelkorting worden ingevoerd (alleen als percentage). Indien de orderkorting als extra orderregelkorting (zie Vaste gegevens orders/facturering) wordt gebruikt, dan wordt het orderkortingspercentage als default ingevuld bij Korting2 (en kan daar eventueel worden gewijzigd).
• BTW-code, de default-BTW-code is de BTW-code van het artikel of het tarief.
  Hierop is één uitzondering: als het BTW-percentage van de debiteur 0 is. In dat geval is de default-BTW-code die van de debiteur.
  NB. behoort deze debiteur tot een Inkoopcombinatie, dan wordt gekeken naar het BTW-percentage van de factuurdebiteur, niet van de debiteur. Deze default-waarde kun je wijzigen.

Tips:

• Je kunt de volgorde van offerteregels van een 'concept' offerte nog wijzigen met de bladerknoppen rechts in de tab Regel (nr.):
  
• Bij het invoeren van offertes heb je bij diverse invoerrubrieken ook de beschikking over extra menupunten onder de rechtermuisknop.
  Zoals bijvoorbeeld bij het invoeren van de orderregelsoort: F8 - hiermee kun je tussen de verschillende orderregelsoorten switchen (Artikel, Tarief, Tekst, Korting, Inruil)
  

Actuele status versie , de huidige status van deze versie van de offerte: 'Concept, Goedgekeurd, Vervallen, Uitgebracht of Geaccepteerd'.

Ordernr. Indien de offerte is Geaccepteerd staat hier het ordernummer.

Vensters:

• Statusoverzicht

  Hier worden de mogelijke statussen van de offerte aangegeven, en door welke gebruiker een status voor het laatst is aangepast.

• Historie statuswijzigingen

  Hier zie je de data van de wijzigingen.

Je kunt de offerte-versie hier aanpassen: bijv. 'Versie goedkeuren' of 'Versie uitbrengen', etc.

• Via de knop 'Versie goedkeuren': je wijzigt hiermee de status van de offerte van Concept naar Goedgekeurd.

• Via de knop 'Versie uitbrengen': je wijzigt hiermee de status van de offerte van Concept of Goedgekeurd naar Uitgebracht.

• Via de knop 'Versie accepteren': je wijzigt hiermee de status van de offerte van Concept, Goedgekeurd of Uitgebracht naar Geaccepteerd > de Offerte wordt omgezet naar een Order.

  • Indien alle verplicht ingestelde informatie ingegeven is, krijgt de nieuwe verkooporder ook standaard de default waardes zoals bij de Vaste gegevens van de verkooporders > Order Defaults is ingesteld.

  • Controleer hiervoor in ieder geval of de (verplichte) velden om een order vrij te geven voor levering en facturering, zijn ingegeven (Vertegenwoordiger / Leveringsconditie / Betalingsconditie).

• Je kan een Offerte van status Concept ook direct accepteren tot order.

• Je kan een Goedgekeurde offerte nog wel terugzetten naar Concept.
• Je kan een Uitgebrachte Offerte accepteren tot een Order of laten vervallen.

Nb. Een eigen ordernummer kan worden toegekend aan de nieuwe order die vanuit de offerteversie wordt gemaakt.

• Bij Verkopen/Vaste gegevens - tab Order defaults, dient het startnummer dan op 'Leeg' te staan.
• Bij het accepteren van de offerte kun je dan een eigen ordernummer toekennen.
  

• Met de rechten 'Goedkeuren bij blokkade orderdebiteur' en 'Goedkeuren bij blokkade factuurdebiteur', kunnen offertes met debiteuren die geblokkeerd zijn voor orderinvoer toch goedgekeurd worden.

• Met de rechten 'Accepteren bij blokkade orderdebiteur' en 'Accepteren bij blokkade factuurdebiteur' kunnen offertes met debiteuren die geblokkeerd zijn voor orderinvoer toch geaccepteerd worden.

De totalen van deze offerte-versie in de gekozen Valuta, exclusief of inclusief BTW (zoals bij tab Vaste gegevens is ingegeven).

• Bruto-regeltotalen, de regeltotalen exclusief korting.
• Regelkortingen 1, het totale kortingsbedrag zoals ingegeven bij Korting 1 of Korting 1%
• Regelkortingen 2, het totale kortingsbedrag aan Korting 2.
• Netto-regeltotalen, dit is het Netto totaal, zonder Orderkorting
• Orderkorting, indien je orderkorting hebt gegeven (zie onder tab Vaste gegevens), wordt hier het totaalbedrag van die orderkorting getoond.
• Subtotaal exclusief BTW, indien offerte exclusief BTW wordt gemaakt.
  of: Totaal inclusief BTW, indien offerte inclusief BTW wordt gemaakt.
• BTW % over ' xxx ' (subtotaal excl.BTW), indien offerte exclusief BTW wordt gemaakt.
  of: Inclusief BTW-% over 'xxx'(totaal inclusief BTW), indien offerte inclusief BTW wordt gemaakt.
• Totaal inclusief BTW, de regeltotalen inclusief de kortingen en inclusief BTW, indien offerte exclusief BTW wordt gemaakt.
  of: Totaal exclusief BTW, het totaalbedrag inclusief kortingen maar exclusief BTW, indien offerte inclusief BTW wordt gemaakt.

De Omzetgegevens.

Alleen zichtbaar als Meekijken in het Muteren-menu UIT is:

• Totaal exclusief BTW, het totaalbedrag van deze versie inclusief kortingen en exclusief BTW.
• Totaal kostprijzen excl. BTW, het totaalbedrag van de kostprijzen van deze offerteversie, exclusief BTW
• Toaal Margebedrag excl. BTW, het totale margebedrag van deze versie exclusief BTW.
• Margepercentage, het totale margepercentage van deze versie .
  NB. In de Vaste gegevens offertes stel je in of de marge moet worden berekend over de verkoopprijzen of over de kostprijzen.

Ruimte voor opmerkingen bij deze Offerte-versie.

Zie rechtermuisknop voor sneltoets mogelijkheden voor o.a. Tekstopmaak, sneltoetsen voor Datum en Tijdnotatie.