Uren of Projectenregistratie opzetten

Bij het opzetten van een uren of projectenregistratie is het aan te bevelen om onderstaande volgorde aan te houden.

Raadpleeg bij elke stap de Help bij dat programma (op te vragen met F1).

Stap 1: Invoeren projectmedewerkers

De eerste stap is het invoeren van de projectmedewerkers. Je eigen medewerkers voer je als medewerker in via programma Bedrijfsgegevens (voor zover dat nog niet is gebeurd). Op de tabkaart Projectgegevens selecteer je het vakje Medewerker is projectmedewerker. Vervolgens vul je de gegevens van de medewerker zo volledig mogelijk in.

Eventuele gedetacheerde medewerkers voer je in als contactpersoon van de betreffende crediteur (voor zover dat nog niet is gebeurd). Ook hier selecteer je op de tabkaart Projectgegevens het vakje Medewerker is projectmedewerker. Vervolgens vul je de gegevens van die contactpersoon zo volledig mogelijk in.

Stap 2: Invoeren paragrafen en opbrengstgroepen

Vervolgens leg je in programma Paragrafen de projecten-paragrafen vast. Als dat is gebeurd, kun je ook eventueel speciale opbrengstgroepen voor de projecten toevoegen. Voor de bestaande opbrengstgroepen kun je de standaardrekeningen eventueel wijzigen, die voor de projectboekingen zullen worden gebruikt. Deze stap is in principe eenmalig.

Stap 3: Invoeren activiteiten/overige kosten

De activiteiten en overige kosten die je in je project wilt opvoeren, leg je vast als tarieven. Op de tabkaart Projectgegevens selecteer je het vakje Tarief is projecttarief. Je kunt dan deze tabkaart verder invullen. Artikelen die je in het project wilt gebruiken hoef je niet als project-artikel te markeren, dus je kunt alle bestaande artikelen in je projecten gebruiken.

Stap 4: Invoeren projectgroepen

In een projectgroep leg je vast op welke rekeningen de projectboekingen moeten worden gemaakt. Per project kan een aparte projectgroep worden gebruikt.

Stap 5: Invoeren vaste gegevens projecten

De volgende stap is het zo volledig mogelijk invoeren van de vaste gegevens projecten. Deze stap is in principe eenmalig.

Stap 6: Vastleggen project

Bepaal vooraf of je project (grotendeels) een termijn of regieproject is (per projectonderdeel kun je hiervan weer afwijken). Als je een keuze gemaakt hebt, leg je met programma Projecten de onder meer structuur van het project vast. Werk je met de optie Uren of Projecten, dan leg je in elk geval de onderdelen vast die je op de factuur wilt vermelden.

Je kunt ook een voorcalculatie opstellen. In dat geval is het handig om de projectstructuur wat gedetailleerder in te voeren, zodat je een nauwkeurige berekening kunt maken. Eventuele prijsafspraken kun je in het project zelf vastleggen, door de standaardprijs te wijzigen. Je kunt ze ook invoeren met programma Projectprijsafspraken.

Stap 7: Afdrukken prijsopgave

De voorcalculatie en de begroting geef je de status Vastgesteld (met programma Projecten). Vervolgens kun je op basis daarvan een prijsopgave afdrukken. Wil je de voorcalculatie of begroting daarna nog aanpassen, dan geef je die de status Herzien. Daarna kun je aanpassingen doorvoeren, de status terugzetten op Vastgesteld en opnieuw een prijsopgave afdrukken. Eventuele kosten voor het maken van de prijsopgave kun je alvast op het project boeken (zie stap 11); het project moet dan de status In voorbereiding hebben. Gaat de cliënt akkoord met de prijsopgave, dan kun je het project de status Onderhanden geven.

Stap 8: Vastleggen projecttermijnen

Bij een termijnproject(onderdeel) dien je de afgesproken projecttermijnen vast te leggen. Dat kan met programma Aanmaken termijnen (om een reeks termijnen in één keer aan te maken), of met programma Projecttermijnen (één voor één). Termijnen die gefactureerd kunnen worden dien je handmatig vrij te geven voor facturering (zie stap 14 en 15).

Stap 9: Vastleggen gebruikstoestemming

Gebruikstoestemmingen zijn de gebruiksrechten. Deze kunnen worden vastgelegd per projectonderdeel, medewerker, activiteit en/of overige kosten. Je kunt hiermee nauwkeurig vastleggen, welke resources je voor het project wel of niet wilt gebruiken.

Stap 10: Aanmaken werkbonnen

Een werkbon is te vergelijken met een opdrachtbrief. De voorraad wordt automatisch gereserveerd zodra de werkbon de status Onderhanden krijgt. De werkbon kan worden afgedrukt met Afdrukken werkbonnen. Met deze werkbon kan de medewerker naar het magazijn om de benodigde artikelen op te halen. Na afloop van de werkzaamheden kan de werkbon op de status Afgehandeld worden gezet. Dat betekent dat op basis van de werkbon automatisch projectmutaties worden gemaakt (zie stap 11).

Stap 11: Invoeren projectmutaties

Projectmutaties zijn bestede uren, machinegebruik, gebruikt materiaal, enz. De projectmutaties kun je invoeren en inleveren met programma Invoeren projectmutaties. Een artikel dat speciaal voor dit project is ingekocht en niet via Invoeren magazijnontvangsten is geregistreerd, kun je invoeren als Directe inkoop. In King kun je onderscheid maken tussen het aantal besteed (dat wordt geboekt) en het aantal declarabel (dat wordt gefactureerd). Artikelen in de projectmutaties worden automatisch gereserveerd (voor het aantal besteed).

Projectmutaties kun je ook invoeren via programma: 

• Invoeren boekingen, via het referentienummer of de knop Project kun je direct boeken op een project;
• Projectgegevens, vanuit de projectstructuur. Je versleept gewoon de betreffende projectonderdelen en voorcalculatieregels naar de tabkaart Projectmutaties en de mutaties worden ingevoerd;
• Invoeren weekstaat, een programma om snel uren in te voeren;
• Werkbonnen, als je een werkbon de status Afgehandeld geeft, worden automatisch projectmutaties aangemaakt;
• Importeren projectmutaties via de optie XML-koppeling projectgegevens.

Stap 12: Goedkeuren activiteiten

Vervolgens kan de teamleider de ingeleverde mutaties beoordelen en goedkeuren. Deze let vooral op de tijdbesteding door de projectmedewerkers. Je kunt deze stap eventueel combineren met de volgende:

Stap 13: Accepteren mutaties

Ten slotte accepteert de projectleider de mutaties. Deze let vooral op de financiële kant. Bij het accepteren van de projectmutaties wordt een boeking gemaakt en wordt de voorraad afgeboekt.

Stap 14: Aanmaken factuurvoorstel

Met programma Aanmaken factuurvoorstel kun je een factuurvoorstel maken. Bij termijnprojectonderdelen gebeurt dat op basis van de vrijgegeven projecttermijnen (zie stap 8), bij regieprojectonderdelen op basis van de geaccepteerde projectmutaties (zie stap 13). Dit voorstel kun je zelf nog aanpassen.

Stap 15: Factureren

Als het factuurvoorstel correct is, kun je het vrijgeven voor facturering en vervolgens factureren. Ter controle kun je eventueel een factuurspecificatie afdrukken.

Stap 16: Bewaken voortgang project

De voortgang van het project kun je bewaken met programma Projecten, tabkaart Voortgang, of met de afdrukprogramma Afdrukken projectvoortgang en Afdrukken projectvoortgang per onderdeel. De tot dan toe geboekte totalen per project kun je inzien en afdrukken via programma Info projecttotalen.

Stap 17: Winstneming (bij een termijnprojectonderdeel)

Bij een regieprojectonderdeel worden de kosten en opbrengsten bij de facturering geboekt op de resultatenrekening. Bij een termijnprojectonderdeel is dat niet mogelijk, dus dan boek je de kosten en opbrengsten zelf met programma Winstneming. Dat kan aan het einde van het project, maar ook tussentijds.

Stap 18: Afsluiten project

Ten slotte kun je het project de status Afgesloten geven. De totalen per project kun je inzien en afdrukken via programma Info projecttotalen.

 

Zie ook